Остатки товаров на складе в 1С: где их найти и как проверить

Посмотреть остатки в 1С быстрее всего так: в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 41 (или 10) с группировкой по номенклатуре и складам, в Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации — Склад и доставка → Отчеты по складу → Остатки и доступность товаров. Оба отчёта показывают количество на любую дату, а ведомость по товарам на складах — ещё и движение за период.

Сложности начинаются, когда цифры в двух отчётах не сходятся, остаток ушёл в минус или кладовщик видит «не тот» товар. Ниже по шагам: каким отчётом пользоваться в своей конфигурации, как настроить группировки, где искать причину расхождений и как вести складской учёт с терминалом сбора данных.

Какой отчёт по остаткам выбрать в своей конфигурации

Учёт остатков в 1С ведётся в двух разрезах. В Бухгалтерии — по счетам учёта (41, 10, 43) в количестве и сумме. В УТ 11 и КА — оперативно, по складам и регистрам товаров, а бухгалтерская оценка считается отдельно.

💡 Если нужна стоимость остатков, а не только штуки, в УТ 11 смотрите бухгалтерские или управленческие отчёты по себестоимости. Складские отчёты в УТ показывают количество.

Оборотно-сальдовая ведомость по товарам: остатки в 1С Бухгалтерии

В Бухгалтерии 3.0 нет отдельного складского регистра для пользователя. Остатки товаров — это сальдо счёта 41.01 (товары на складах), материалов — счетов группы 10, готовой продукции — 43.

Пошагово

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Конечное сальдо — это остаток на последний день периода. Нужен остаток на 15 марта — ставьте период по 15 марта.
3. Выберите счёт 41.01 (или 10.01, 43).
4. Нажмите Показать настройки. На вкладке группировок оставьте Номенклатура и добавьте Склады. Порядок строк задаёт вид отчёта: сначала склад, потом товар — получится разбивка по складам.
5. В показателях включите количество. Без этого флажка вы увидите только суммы.
6. Нажмите Сформировать.

Чтобы посмотреть один склад, добавьте отбор по субконто «Склады». Чтобы увидеть только позиции с остатком, отберите строки с ненулевым конечным сальдо по количеству.

Анализ субконто

Если товар учитывается на нескольких счетах (41.01 и 41.02, материалы на 10.01 и 10.09), удобнее отчёт Анализ субконто. Выбираете вид субконто «Номенклатура» — и видите позицию сразу по всем счетам, где она числится.

Универсальный отчёт

Отчеты → Универсальный отчет в Бухгалтерии работает с регистром бухгалтерии «Хозрасчетный». Выберите тип данных «Регистр бухгалтерии », таблицу «Остатки и обороты» и настройте поля: счёт, субконто, количество. Отчёт полезен, когда нужна своя выборка, например все остатки по нескольким складам одной группы номенклатуры с сортировкой по количеству.

Остатки через карточку и список номенклатуры

Ведомость удобна для анализа, но чтобы проверить одну позицию прямо в работе, отчёт строить не нужно.

• 📦 В форме подбора документа. При подборе в реализацию, перемещение или требование-накладную колонка остатка видна рядом с товаром. В Бухгалтерии остаток в подборе берётся по складу из шапки документа.
• 🗂 В карточке номенклатуры УТ 11 / КА. В командной панели карточки откройте подменю отчётов — там есть отчёт по остаткам и доступности, уже отобранный по этому товару.
• 🔍 В списке номенклатуры. Выделите позицию и запустите отчёт по остаткам из подменю отчётов списка — отбор по номенклатуре подставится автоматически.

⚠️ Остаток в подборе — это остаток на дату документа. Если документ вводится задним числом, а после этой даты уже были продажи, цифра в подборе может быть больше реально доступной.

Ведомость по товарам на складах: приход, расход, остаток

В УТ 11 и КА это основной складской отчёт: Склад и доставка → Отчеты по складу → Ведомость по товарам на складах. Он показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток за период.

Как настроить ведомость

1. Задайте период. Для остатка на дату ставьте окончание периода на эту дату.
2. Откройте настройки отчёта (кнопка Настройки).
3. Добавьте отбор по складу или по группе складов. Без отбора отчёт покажет все склады, и в крупной базе это долго.
4. Группировку сделайте «Склад → Номенклатура». Если включён учёт по характеристикам или сериям — добавьте их уровнем ниже.
5. Сформируйте отчёт. По двойному клику на сумме прихода или расхода откроется расшифровка до документов.

Остатки и доступность: что значат колонки

Отчёт Остатки и доступность товаров отвечает на вопрос «сколько можно продать». Кроме фактического остатка он показывает зарезервированное под заказы клиентов и ожидаемое поступление.

Если склад работает по ордерной схеме, приходные и расходные ордера на склад отражаются отдельно от накладных. Поэтому накладная проведена, а товар ещё «не дошёл» до складского остатка — это нормально, пока кладовщик не оформил ордер.

Отрицательные остатки и пересортица: как найти и исправить

Минус на складе означает, что программа списала больше, чем числилось. Чаще всего это:

• 📅 продажа проведена раньше по времени, чем поступление (поступление ввели задним числом с более поздней датой);
• 🔀 товар продали под одной карточкой, а приняли под другой — это и есть пересортица;
• 🏬 приход оформлен на один склад, расход — с другого;
• ✏️ отключён контроль остатков при проведении, и минус никто не заметил.

Как найти минусы

В Бухгалтерии постройте ОСВ по 41.01 с группировкой по номенклатуре и складам и посмотрите конечное сальдо по количеству: отрицательные значения выделены. В УТ 11 сформируйте ведомость по товарам на складах и отберите строки, где конечный остаток меньше нуля.

Контроль остатков при проведении

• Бухгалтерия 3.0. Администрирование → Проведение документов: флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным оперативного учета». Снимите его — программа не даст провести документ в минус оперативно.
• УТ 11 / КА. Контроль включается в настройках раздела склада: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.

Включая контроль задним числом, не перепроводите весь период разом: документы с минусом перестанут проводиться, и последовательность сломается. Сначала исправьте найденные минусы, потом включайте проверку.

Исправление пересортицы

В УТ 11 и КА для этого есть документ «Пересортица товаров»: одна позиция списывается, другая приходуется в том же количестве. Обычно его оформляют по итогам пересчёта на складе. В Бухгалтерии отдельного документа нет: излишек оформляют оприходованием, недостачу — списанием, по результатам инвентаризации.

Если минус возник из-за порядка документов, проще поменять время или дату поступления, чтобы оно стояло раньше продажи, и перепровести продажу.

Виды запасов и обеспечение потребностей в УТ 11 и КА

В УТ 11 и КА у товара на складе есть второй разрез — виды запасов. Они показывают, чей это товар и на каких условиях: собственный товар организации, принятый на комиссию, переданный на ответхранение. На складе лежит одна коробка, а в учёте — запасы разных организаций и владельцев.

Пользователь виды запасов почти не настраивает: программа подбирает их при проведении документов. Но когда товар есть на складе, а продажу провести нельзя, причина часто здесь: товар числится за другой организацией или как комиссионный. Отчёты по товарам организаций помогают это увидеть.

Планирование по остаткам

Остатки — основа для закупок. В УТ 11 и КА в разделе Закупки есть механизм обеспечения потребностей: программа сравнивает остаток, резервы и ожидаемые поступления с заданными параметрами и предлагает, что заказать.

• 📉 Точка заказа — остаток, при котором пора заказывать.
• 📦 Страховой запас — минимум, ниже которого не опускаться.
• 🚚 Срок поставки — сколько дней везут товар от поставщика.

Параметры задаются для номенклатуры и склада. Если их не заполнить, программа не предложит заказ, даже когда остаток на нуле.

💡 Перед запуском планирования проверьте отрицательные остатки. Минус искажает потребность: программа решит, что товара нужно больше, чем на самом деле.

Проверка остатков с телефона и через ТСД

Остатки можно смотреть не только за рабочим компьютером.

Веб-клиент и мобильный клиент

Если база опубликована на веб-сервере, остатки открываются в браузере: те же отчёты, тот же интерфейс. Для типовых конфигураций есть мобильный клиент 1С — он работает с опубликованной базой с телефона или планшета. Публикацию и права настраивает администратор: смотреть остатки удалённо безопасно только через HTTPS и с отдельной учётной записью.

Терминал сбора данных

ТСД ускоряет инвентаризацию и сборку заказов. В 1С он подключается как подключаемое оборудование: Администрирование → Подключаемое оборудование в Бухгалтерии, НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование в УТ 11 и КА.

Типовой цикл с ТСД:

1. Из 1С выгружается список товаров со штрихкодами (и, при необходимости, задание на пересчёт).
2. Кладовщик сканирует товар на полках.
3. Данные загружаются обратно в документ пересчёта или инвентаризации.
4. 1С сравнивает факт с учётным остатком и показывает расхождения.

Для онлайн-работы, когда терминал сразу видит остаток из базы, используют отдельные складские решения, например «Склад 15» от Клеверенс. Они работают поверх УТ, КА и Бухгалтерии.

⚠️ Штрихкоды должны быть заведены у номенклатуры заранее. Неизвестный штрихкод при загрузке не привяжется к товару, и позиция выпадет из пересчёта.

Частые вопросы по складским остаткам