Где искать поступления от поставщиков и чем проверять закупки в 1С

Посмотреть покупки в 1С:Бухгалтерии 3.0 проще всего через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД): там лежат все накладные, акты и УПД от поставщиков. В 1С:Управлении торговлей 11 тот же список открывается из раздела Закупки, а в Рознице и УНФ — тоже из раздела Закупки, но документы называются иначе.

Список документов отвечает на вопрос «что пришло и когда». Если нужно понять, сколько купили у конкретного поставщика, по какой цене брали товар или сколько остались должны, переходите к отчётам: оборотно-сальдовой ведомости, карточке счёта и книге покупок.

С чего начать: раздел покупок в интерфейсе «Такси»

В интерфейсе «Такси» (платформа 8.3.2x) слева находится панель разделов. Название раздела закупок зависит от конфигурации.

В Бухгалтерии в разделе Покупки есть и соседние списки, которые тоже относятся к покупкам:

• 📄 Счета от поставщиков — что поставщик выставил к оплате, но ещё не обязательно привёз;
• ↩️ Возвраты поставщикам — товар, который вернули;
• ✏️ Корректировка поступления — исправления и корректировочные документы;
• 🧾 Счета-фактуры полученные — входящие счета-фактуры для НДС;
• 📊 Книга покупок — в блоке отчётов раздела.

Как найти поступления в списке документов

Сам список поступлений — главный инструмент. Найти в нём нужную покупку можно четырьмя способами.

1. Отбор по организации и контрагенту

В Бухгалтерии над списком поступлений есть поля отбора Организация и Контрагент. Выберите поставщика — в списке останутся только его документы.

Если в базе несколько организаций, сначала проверьте поле «Организация». Чаще всего «пропавший» документ просто оформлен на другое юрлицо.

2. Строка поиска

1. Встаньте в список и нажмите Ctrl+F.
2. Введите часть номера, суммы или названия поставщика.
3. Список отфильтруется по совпадению в любой видимой колонке.

Для сложного отбора используйте расширенный поиск Alt+F: в нём выбирают конкретную колонку и вариант сравнения («содержит», «равно» и т. д.).

3. Поиск по номеру документа поставщика

У каждого поступления два номера. Первый — внутренний, его 1С присваивает сама. Второй — номер из бумаги поставщика, он хранится в реквизите входящего номера в шапке документа.

Если у вас на руках накладная № 4512 от поставщика, ищите именно по входящему номеру. Если колонки с ним нет в списке, выведите её через Ещё → Настроить список на вкладке полей.

4. Сортировка и период

Щёлкните по заголовку колонки «Дата» или «Сумма», чтобы отсортировать список. Через Ещё → Установить период ограничьте выборку, например, кварталом — так быстрее работать в большой базе.

Как посмотреть все документы сразу

Иногда покупка оформлена не поступлением, а, например, авансовым отчётом сотрудника или операцией вручную. Чтобы увидеть всё вместе:

• 📚 в Бухгалтерии откройте Операции → Журнал операций — там все документы, которые сделали проводки, с отбором по типу и периоду;
• 🗂 в УТ 11 откройте Закупки → Документы закупки (все) — заказы, приобретения, возвраты и корректировки в одном журнале;
• 🔍 через главное меню ≡ → Все функции → Документы можно открыть список любого вида документа, даже если его нет на панели разделов.

Команда «Все функции» включается в Сервис и настройки → Параметры: флажок «Отображать команду “Все функции”».

Какие отчёты показывают закупки за период

Список документов не суммирует данные. Для анализа закупок нужны отчёты.

Бухгалтерия 3.0

Отчёты открываются из раздела Отчёты (блок «Стандартные отчёты») и частично дублируются в разделе Покупки.

Дебетовый оборот по счёту 41 в ОСВ показывает, на какую сумму пришло товара за период. Кредитовый оборот по счёту 60 — на какую сумму поставщики отгрузили вам товаров и услуг.

Пример. За квартал по ОСВ счёта 60 у поставщика «Альфа» кредитовый оборот 360 000 ₽ (поступления), дебетовый — 300 000 ₽ (оплаты). Сальдо на конец по кредиту — 60 000 ₽: столько вы ещё должны.

УТ 11, Розница, УНФ

В этих конфигурациях анализ идёт по управленческим данным, а не по счетам. Отчёты собраны в разделе Закупки по ссылке «Отчёты по закупкам». Там есть отчёты о закупках в разрезе поставщиков, номенклатуры и периодов, а также о состоянии расчётов с поставщиками.

История покупок по товару или поставщику

Это самый частый практический вопрос: «по какой цене мы брали эту позицию в прошлый раз» или «что мы покупали у этого поставщика в течение года».

По поставщику

В Бухгалтерии откройте карточку контрагента в Справочники → Контрагенты. В верхней части карточки есть ссылки на связанные данные, в том числе на документы контрагента. Там видны все документы по нему: поступления, оплаты, возвраты.

Для цифр:

1. Откройте Отчёты → Карточка счёта.
2. Укажите счёт 60 и период.
3. В настройках поставьте отбор по контрагенту.
4. Нажмите «Сформировать».

Отчёт покажет каждую операцию построчно с сальдо после неё. Двойной щелчок по строке открывает документ.

Для проверки с самим поставщиком сформируйте акт сверки: Покупки → Акты сверки расчётов.

По товару

1. Откройте Отчёты → Анализ субконто.
2. Выберите вид субконто «Номенклатура».
3. В настройках поставьте отбор по нужной позиции.
4. Сформируйте отчёт и расшифруйте дебетовый оборот двойным щелчком.

Другой вариант — Карточка счёта по счёту 41 с отбором по номенклатуре. В ней видно каждое поступление: дату, документ, количество и сумму. Цену за единицу получите делением суммы на количество: 45 000 ₽ за 30 штук — это 1 500 ₽ за штуку.

Структура подчинённости

Когда нужно понять, какие документы связаны с конкретной покупкой (счёт поставщика → поступление → счёт-фактура → оплата), откройте поступление и выполните команду «Структура подчинённости». Она есть в меню «Ещё» формы документа или отдельной кнопкой на командной панели. 1С покажет всю цепочку, и из неё можно открыть любое звено.

Услуги, материалы и основные средства: где их искать среди покупок

Покупка — это не только товар для перепродажи. В Бухгалтерии 3.0 услуги, материалы и оборудование оформляются тем же документом поступления, но с разным видом операции. Вид операции выбирают при создании документа кнопкой «Поступление» в списке: товары, услуги, товары и услуги, оборудование и другие варианты.

Из-за этого покупки разных видов попадают на разные счета учёта:

Практический вывод: если вы ищете все покупки у поставщика, начинайте со счёта 60, а не с 41. По кредиту счёта 60 проходят и товары, и услуги, и оборудование. ОСВ по счёту 41 покажет только товары.

Чтобы увидеть, на какие счета разошлись покупки у одного поставщика, сформируйте Анализ счёта по счёту 60 с отбором по контрагенту. Колонка корреспонденции по кредиту покажет суммы в разрезе 41, 10, 26, 08 и других счетов.

Покупки в 1С:Розница и 1С:УНФ

В Рознице и УНФ нет бухгалтерских счетов, поэтому привычных ОСВ по счёту 60 там не будет. Покупки смотрят через документы и управленческие отчёты.

1С:УНФ

• 📥 Поступления оформляют документом «Приходная накладная »: Закупки → Приходные накладные.
• 📝 Заказы поставщикам лежат рядом, в том же разделе.
• 📊 Отчёты о закупках и расчётах с поставщиками — в блоке отчётов раздела Закупки.

В списке приходных накладных работают те же приёмы: Ctrl+F, отбор по контрагенту, сортировка по колонкам.

1С:Розница

• 📥 Поступления товара на склад или в магазин — в разделе Закупки.
• 🏬 В многомагазинной базе в списке есть отбор по магазину и складу. Если документа не видно, первым делом проверьте его.
• 📦 Остатки после поступления смотрите в отчётах по складу.

Почему документ поступления не находится

Причины, по которым покупку «не видно», почти всегда одни и те же. Пройдите их по порядку.

Частые вопросы