Где найти и как открыть сотрудников в программе 1С

Список всех сотрудников лежит в разделе Кадры → Сотрудники — это в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП). В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же список открывается через Зарплата и кадры → Сотрудники. Открывается обычный список, где каждая строка — это запись о приёме человека на работу.

Многие ищут сотрудника в справочнике «Физические лица» и не находят нужного или видят дубли. Это разные справочники: физлицо — сам человек, а сотрудник — его трудоустройство. Ниже разберём, где смотреть список, как открыть карточку конкретного человека, посмотреть его кадровую историю, собрать отчёт по всему штату и найти уволенных.

Физлицо и сотрудник — почему это два разных справочника

В 1С данные о человеке разложены на два справочника, и это сбивает с толку новичков.

• 👤 Физические лица — сведения о самом человеке: ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес. Одна запись на одного реального человека.
• 💼 Сотрудники — факт приёма на работу. Это запись «человек X работает в организации Y на такой-то ставке».

Главное правило: у одного физлица может быть несколько записей-сотрудников. Так бывает, когда человек оформлен по основному месту и одновременно внутренним совместителем, либо его уволили и приняли заново по новому трудовому договору. На каждое трудоустройство заводится отдельный «сотрудник», но физлицо одно.

Отсюда частая ошибка — задвоение физлиц. Если при приёме завести нового сотрудника и случайно создать ему новое физлицо (а не выбрать существующее), у человека окажется два паспорта, два СНИЛС и расползётся учёт НДФЛ. Поэтому список сотрудников и список физлиц смотрят по-разному: по сотрудникам — кто и как трудоустроен, по физлицам — нет ли дублей одного человека.

Открываем список сотрудников: точный путь по конфигурациям

Путь к списку зависит от программы. Он стабильный, запоминать интерфейсные мелочи не нужно.

В 1С:Бухгалтерии список сотрудников есть, но кадровый учёт там упрощённый: ведутся приёмы, переводы и увольнения, а сложных кадровых движений и воинского учёта нет. Если нужны полноценные кадры — это ЗУП.

Открыв Кадры → Сотрудники, вы увидите таблицу со столбцами: ФИО, табельный номер, подразделение, должность. Над таблицей — командная панель с кнопками Создать, Оформить документ, Печать и Ещё. Слева в ЗУП обычно есть панель быстрого отбора по организации и подразделению — удобно, когда компаний в базе несколько.

Строки списка можно сортировать по любому столбцу — кликните по заголовку колонки. По умолчанию сотрудники идут по алфавиту ФИО; если удобнее по табельным номерам или по дате приёма, поменяйте сортировку одним щелчком. Это выручает, когда нужно быстро понять, кого приняли последним.

Когда в базе несколько юридических лиц, по умолчанию может быть выбрана одна организация. Чтобы увидеть людей всех компаний разом, снимите отбор по организации в панели слева. И наоборот — чтобы смотреть одну фирму, выберите её, и список сократится только до её сотрудников.

Карточка сотрудника: что в ней смотреть

Чтобы открыть карточку конкретного человека, дважды кликните по строке в списке. Откроется форма сотрудника.

Вверху карточки — синие ссылки-гиперссылки, каждая ведёт в свой блок данных:

1. Личные данные — переход к карточке физлица: паспорт, адрес, ИНН, СНИЛС, контакты.
2. Трудовой договор — условия приёма: дата, оклад или тариф, вид занятости (основное место, совместительство).
3. Выплаты, учёт затрат — как и куда платить, на какой счёт относить расходы по сотруднику.
4. Блоки по налогам и страхованию — статус по НДФЛ, данные для взносов.

Табельный номер, подразделение и должность на момент последнего кадрового документа видны прямо в шапке. Если сотрудник уже уволен, в карточке будет указана дата увольнения.

Из карточки же оформляются документы: кнопка Оформить документ вызывает список доступных действий — кадровый перевод, отпуск, больничный, увольнение. Это удобно, когда вы уже открыли нужного человека и не хотите искать документ в другом разделе.

Отдельно стоит смотреть совместителей. Если человек оформлен и по основному месту, и внутренним совместителем, у него будет две карточки сотрудника — обычно их различают по признаку вида занятости в трудовом договоре и по приписке к ФИО (например, второе трудоустройство помечается пометкой о совместительстве). Открывайте именно ту карточку, по которой ведёте расчёт или оформляете документ, иначе движения уйдут не на то трудоустройство.

Кадровая история: кем принят, переводы, отпуска

Карточка показывает актуальное состояние, а история того, как человек двигался по службе, собирается из кадровых документов.

Самый быстрый способ посмотреть всю цепочку — отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Кадровая история сотрудников. Он выводит по выбранному человеку приём, переводы, кадровые перемещения и увольнение с датами и реквизитами документов-оснований.

Если нужен один конкретный документ (например, приказ о приёме), откройте карточку сотрудника и из неё перейдите к связанным документам, либо найдите приказ напрямую в журналах: приёмы — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Читать историю удобно по датам: первая строка — приём с окладом на старте, дальше кадровые переводы (смена должности, подразделения, изменение оклада), отпуска и командировки, последняя — увольнение, если оно было. По такой цепочке сразу видно, например, с какого числа человеку подняли оклад и каким документом это оформлено. Если между двумя переводами «провал» по датам — значит, какой-то приказ не проведён или не внесён, и это повод проверить кадровый учёт.

Для бумажной формы по сотруднику используют личную карточку. Унифицированная Т-2 отменена как обязательная, но сама форма в программе осталась и её по-прежнему печатают для внутренних нужд — через кадровые отчёты или команду печати в карточке.

Отчёты по всему штату, а не по одному человеку

Когда нужно увидеть не одного, а сразу всех — списком, с нужными колонками — используют кадровые отчёты. Они в Кадры → Кадровые отчёты.

Полезные для просмотра штата:

• 📋 Списки сотрудников — перечень работающих с отбором по организации, подразделению, должности. Это основной отчёт, когда нужен «список людей на дату».
• 🗂 Личные данные сотрудников — ФИО, даты рождения, паспортные и контактные данные одной таблицей (удобно для проверки заполнения).
• 📈 Движение кадров — сколько человек принято и уволено за период.

Любой отчёт можно настроить: кнопка Настройки открывает выбор полей, группировок и отборов. Например, в «Списках сотрудников» легко вывести только одно подразделение или только совместителей. Удачную настройку стоит сохранить как вариант отчёта — тогда в следующий раз не придётся собирать её заново, достаточно выбрать готовый вариант из списка.

Если нужна именно численность — сколько человек работает на дату, — не считайте строки списка вручную. Сформируйте «Списки сотрудников» на нужную дату и посмотрите итог по количеству строк, либо сгруппируйте отчёт по подразделениям: программа сама выведет количество по каждому. Так вы не ошибётесь, включив в подсчёт уволенных или будущих, ещё не принятых работников.

Главное отличие отчёта от списка: отчёт показывает состояние на выбранную дату. Список же показывает справочник как есть, вместе с уволенными. Поэтому «кто у нас работает на 1 число» надёжнее смотреть отчётом с указанием даты, а не прокруткой списка сотрудников.

Быстрый поиск конкретного человека

Если людей в базе сотни, листать список бессмысленно. Есть несколько быстрых приёмов.

Поиск внутри списка. Откройте Кадры → Сотрудники, начните печатать фамилию — список отфильтруется по первому столбцу. Либо нажмите Ctrl+F и введите часть ФИО или табельный номер: программа подсветит совпадения в любой колонке.

Глобальный поиск по всей программе. В верхней части окна есть значок с лупой (поиск данных). Введите фамилию — программа найдёт и сотрудника, и физлицо, и документы по нему, не заходя в конкретный раздел. Это выручает, когда не помните, в каком справочнике искать.

Поиск по документам. Если нужно найти человека по приказу, откройте соответствующий журнал (приёмы, отпуска) и отфильтруйте по сотруднику через поле отбора над списком.

Если под запрос подходят несколько человек с одинаковой фамилией, добавьте в поиск второе слово — имя или отчество, либо подразделение. Список сузится до нужного. А когда совпадают и ФИО, различить людей помогает дата рождения в карточке физлица: это тот признак, который точно не повторится.

Настройка отображения списка и уволенные сотрудники

По умолчанию список Кадры → Сотрудники показывает всех, кого когда-либо принимали, — и работающих, и уволенных. Уволенные не исчезают: их записи нужны для отчётности, расчёта среднего заработка и справок. Поэтому «архива» как отдельной папки в 1С нет, уволенные лежат в том же списке.

Отличить и отфильтровать их можно так:

1. Нажмите Ещё → Настроить список (или Ещё → Настроить форму — название зависит от релиза) и добавьте отбор по дате увольнения: пусто — работающие, заполнено — уволенные.
2. Проще — соберите отчёт Списки сотрудников на нужную дату: в него попадут только те, кто на эту дату числился.
3. Колонки и их порядок в списке меняются там же, через настройку формы: можно вывести дату приёма, вид занятости, email.

Настройки списка сохраняются для вашего пользователя — после перезапуска программы отбор и колонки останутся как вы их оставили. Если список выглядит «не так, как у коллеги», причина обычно в этом: у каждого свои сохранённые настройки формы.

Уволенного человека карточка по-прежнему открывается, и из неё доступны справки и печатные формы за период его работы. Поэтому, когда бывший сотрудник просит справку о доходах или копию трудового договора, искать его нужно именно в общем списке сотрудников (с включённым показом уволенных), а не заводить заново. Повторный приём на работу оформляется отдельным документом на то же физлицо — новую карточку сотрудника программа создаст сама.

Частые вопросы