Где в 1С найти оформленное совмещение должностей: карточка, документ и отчёты для проверки

Быстрее всего совмещение по конкретному человеку видно в документе «Совмещение должностей» и в начислениях сотрудника: там указаны должность, период и размер доплаты. Чтобы собрать все совмещения по базе сразу, подойдёт универсальный отчёт по этому документу. Ниже — пять мест, где 1С ЗУП 3.1 хранит данные о совмещении, и что именно в каждом видно.

Совмещение в программе — это не отдельная строка штатного расписания, а планове начисление «Доплата за совмещение», привязанное к сотруднику и периоду. Поэтому «посмотреть совмещение» — значит найти либо сам документ, которым оно оформлено, либо начисление, которое из него выросло. Разберём оба пути и отчёты, которыми удобно проверять картину целиком.

Совмещение и совместительство: что именно ищем

Перед поиском важно не перепутать два разных понятия — иначе будете смотреть не в том месте.

• 🧩 Совмещение — дополнительная работа по другой должности в течение основного рабочего времени, без отдельного трудового договора (ст. 60.2 ТК РФ). Оформляется доп. соглашением и приказом, оплачивается доплатой (ст. 151 ТК РФ). В 1С это документ «Совмещение должностей».
• 👥 Внутреннее совместительство — отдельный трудовой договор на свободное от основной работы время. В 1С это самостоятельная позиция сотрудника (отдельная строка в списке с видом занятости «Совместитель»), а не доплата.

Если ищете именно доплату за дополнительные обязанности — это совмещение. Если человек оформлен второй раз как отдельный работник — это совместительство, и смотреть надо в списке сотрудников по виду занятости.

Как увидеть совмещение в карточке сотрудника

Самый прямой способ по одному человеку — открыть его карточку и посмотреть оформленные документы.

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
2. Найдите человека в списке и откройте карточку двойным щелчком.
3. В верхней части карточки есть набор ссылок-команд по кадровым событиям. Перейдите по ссылке, открывающей список документов по сотруднику (приёмы, переводы, изменения оплаты). Документ «Совмещение должностей» будет в этом списке.

Если нужных ссылок в карточке не видно, воспользуйтесь поиском по интерфейсу: значок с лупой в правом верхнем углу программы, наберите «совмещение» — 1С покажет и журнал документов , и связанные отчёты.

Второй маршрут от карточки — через историю кадровых документов. Многие события по человеку (приём, переводы, изменения оплаты, совмещения) собраны в одном списке, привязанном к сотруднику. Открыв этот список, вы увидите хронологию: когда совмещение назначили и, если применимо, когда прекратили. Это удобнее, чем листать общий журнал, когда нужен один конкретный работник.

Что видно в самом документе «Совмещение должностей»: сотрудник, подразделение и должность, по которой идёт совмещение, дата начала и дата окончания (если период ограничен), а также способ расчёта доплаты. Способ бывает разным, и от него зависит сумма в расчётном листке:

• 💰 Фиксированная сумма — задаётся прямо в документе, не зависит от отработанного времени совмещаемой должности.
• 📈 Процент от показателя — чаще всего процент от оклада или тарифа по совмещаемой должности. Удобно, когда ставка вакантной должности известна, а доплата по закону — часть от неё.
• ⏱ По отработанному времени — доплата пересчитывается пропорционально дням, когда совмещение фактически действовало в месяце.

Зная способ расчёта, легко сверить итог: открываете расчётный листок сотрудника за месяц, находите строку с доплатой за совмещение и сопоставляете с тем, что задано в документе.

Документ «Совмещение должностей»: журнал и реквизиты

Когда нужно посмотреть не одного человека, а разобраться в самом факте оформления, удобнее открыть журнал документов.

Журнал «Совмещение должностей» находится в кадрово-зарплатном блоке программы. Точное расположение пункта зависит от настройки интерфейса, поэтому надёжнее открыть журнал через строку поиска (лупа вверху) по слову «совмещение» либо через меню Все функции → Документы → Совмещение должностей.

В журнале колонками выведены ключевые данные:

Если документ не проведён (серый значок), доплата в расчёт зарплаты не попадёт — даже если по бумагам совмещение оформлено. Это первое, что стоит проверить, когда «совмещение есть, а доплаты нет».

Двойной щелчок открывает сам документ. Там, помимо периода и должности, виден размер доплаты и вид совмещения. Отмена совмещения раньше срока оформляется отдельным документом прекращения — тогда в журнале будут две строки: назначение и прекращение.

Кадровые отчёты: сведения о сотрудниках и доплатах

Отдельный документ хорош для одного человека. Чтобы посмотреть срез по подразделению или по всей организации, используют кадровые отчёты.

Откройте Кадры → Кадровые отчёты. Здесь пригодятся два отчёта:

• 📄 Отчёт по личным данным / сведениям о сотрудниках — сводка по работникам. Не всегда показывает совмещение напрямую, но даёт список, от которого удобно отталкиваться.
• 📊 Отчёты по плановым начислениям сотрудников — показывают, у кого действует начисление «Доплата за совмещение» и в каком размере. Это и есть прямой ответ на вопрос «кто сейчас на совмещении».

В настройках такого отчёта откройте отбор и добавьте условие по виду начисления — выберите «Доплата за совмещение». Отчёт оставит только сотрудников с действующей доплатой.

Если в организации совмещение оформляют массово (подмена на время отпусков, декретов), именно отчёт по начислениям экономит время: один прогон — и видно всю картину за месяц.

Ещё одно место, где совмещение проявляется, — расчётные документы. В расчётном листке сотрудника и в своде по зарплате доплата за совмещение идёт отдельной строкой начисления. Это не инструмент поиска «кто совмещает», но хороший способ проверки: если доплата попала в расчётный листок, значит документ проведён, период действует и начисление отработало корректно. Расхождение между документом и листком — сигнал пересчитать зарплату за месяц.

Проверка по штатному расписанию и должностям

Логично искать совмещение там, где описаны должности. Но здесь есть нюанс, из-за которого новички теряют время.

Совмещение не создаёт отдельную штатную единицу. Сотрудник занимает одну ставку по основной должности, а по второй должности лишь выполняет обязанности за доплату. Поэтому в Кадры → Штатное расписание вы увидите саму должность и вакантную ставку по ней, но не факт, что её закрывают совмещением.

Что даёт штатное расписание на практике:

1. Видно, есть ли по совмещаемой должности вакантная ставка — обычно совмещают именно незакрытую позицию.
2. Через анализ штатного расписания можно сопоставить плановую численность и фактически принятых людей: разница часто и закрывается совмещением.

Справочник должностей (Настройка → Должности или через поиск по слову «должности») — это просто список наименований. Кто и по какой должности совмещает, он не покажет. Поэтому для ответа «кто на совмещении» справочник сам по себе бесполезен — он нужен лишь чтобы уточнить название должности перед отбором в отчёте.

Вывод простой: штатное расписание отвечает на вопрос «какую должность могут совмещать», а на вопрос «кто и за сколько совмещает» отвечают документ и отчёт по начислениям.

Универсальный отчёт: все совмещения по базе сразу

Когда нужно выгрузить все совмещения за период без ручного перебора журнала — это задача для универсального отчёта.

Сначала включите команду вызова, если её не видно: в главном меню (кнопка со стрелкой вниз в левом верхнем углу) откройте Сервис → Параметры и поставьте флажок «Отображать команду Все функции». После этого отчёт доступен: Все функции → Стандартные → Универсальный отчёт.

Настройте отчёт по документу совмещения:

1. В поле типа объекта выберите Документ.
2. В следующем поле выберите объект Совмещение должностей.
3. Источником данных укажите основную таблицу документа (данные самого документа, не движения регистра).
4. Нажмите Настройки, задайте период, добавьте в строки поля «Сотрудник», «Должность», «Дата начала», «Дата окончания», при необходимости — «Размер».
5. Сформируйте отчёт кнопкой Сформировать.

На выходе — таблица всех совмещений за период, которую можно отсортировать, отфильтровать по подразделению и выгрузить в Excel. Это самый гибкий способ: универсальный отчёт достаёт любой реквизит документа, который не выводят типовые кадровые отчёты.

Настройку отчёта удобно сохранить. Нажмите в меню настроек команду сохранения варианта отчёта и задайте имя — например, «Совмещения за период». В следующий раз не придётся собирать поля заново: открыли сохранённый вариант, поменяли период, сформировали. Для ежемесячной проверки совмещений это заметно экономит время.

Типичные ошибки при учёте совмещения

Эти несколько моментов чаще всего приводят к тому, что совмещение «не видно» или считается неверно.

• ❌ Документ не проведён. Оформили, но забыли нажать Провести. Доплата не начисляется, в отчётах по начислениям сотрудник не попадает в отбор.
• ❌ Истёк период. У совмещения указана дата окончания в прошлом. На текущий месяц доплаты нет — это не ошибка программы, а завершившееся совмещение. Проверяйте дату окончания в журнале.
• ❌ Перепутали с совместительством. Искали доплату, а человек оформлен отдельной позицией как совместитель. В списке сотрудников у него две строки с разным видом занятости.
• ❌ Совмещение оформили переводом. Иногда вместо документа совмещения делают кадровый перевод на вторую должность — это уже другая правовая конструкция, и доплаты за совмещение в ней нет. Сверьтесь с основанием: должно быть доп. соглашение по ст. 60.2 ТК РФ, а не перевод.

Частые вопросы