Где в 1С увидеть начисленную и выплаченную зарплату сотрудника

Зарплату одного сотрудника в 1С быстрее всего видно в отчёте Расчётный листок: там и начислено, и удержано, и выплачено, и остаток долга за месяц. По всей компании сразу удобнее смотреть Свод по заработной плате (или Свод начислений и удержаний). А сколько денег реально ушло людям — в ведомостях на выплату.

Пути в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 почти одинаковые, отличаются только названия разделов верхнего уровня. В ЗУП отчёты лежат в разделе Зарплата, в Бухгалтерии — в Зарплата и кадры. Ниже разберём каждый инструмент: когда он нужен и что в нём смотреть.

Важно различать три разные суммы. Начислено — это оклад, премии, надбавки до вычетов. К выплате — за вычетом НДФЛ и прочих удержаний. Выплачено — сколько фактически перечислили по ведомостям. Если их путать, кажется, что цифры «не бьются».

С чего начать: какой инструмент выбрать

Разные вопросы о зарплате закрываются разными отчётами. Чтобы не открывать всё подряд, сверьтесь с деревом ниже.

Зарплата конкретного сотрудника: расчётный листок

Расчётный листок — главный документ, по которому проверяют зарплату одного человека. Его же по закону (ст. 136 ТК РФ) выдают сотруднику при выплате.

Откройте отчёт:

• ЗУП 3.1: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок;
• Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.

Дальше настройте параметры:

1. Укажите период — обычно один месяц.
2. В поле отбора выберите сотрудника (или оставьте пустым, чтобы получить листки по всем).
3. Нажмите Сформировать.

В листке три смысловых блока: Начислено (оклад, премии, районный коэффициент), Удержано (НДФЛ, алименты, профвзносы), Выплачено и справочно — долг за предприятием или долг за работником на начало и конец месяца.

Как читать листок, чтобы не ошибиться:

• Долг за предприятием на начало — сколько компания была должна человеку к началу месяца (обычно это начисленное, но ещё не выплаченное за прошлый период).
• Начислено и Удержано — суммы текущего месяца.
• Выплачено — что ушло по ведомостям в этом месяце (могут попасть и выплаты за прошлый месяц).
• Долг за предприятием на конец — остаток к выплате.

Если долг на конец месяца не равен «начислено минус удержано», значит часть зарплаты за месяц ещё не выплачена либо, наоборот, выдан аванс сверх начисленного.

Как посмотреть зарплату через карточку сотрудника

Из карточки тоже можно дойти до цифр, но карточка — это в первую очередь кадровые данные, а не суммы.

Откройте Кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники) и выберите человека. В карточке есть панель ссылок: оклад и условия оплаты видны по ссылке с условиями приёма, а по ссылке про выплаты — реквизиты и способ перечисления (на карту, в кассу).

Конкретные суммы за месяц карточка не показывает — для этого всё равно удобнее расчётный листок с отбором по сотруднику. Карточку используйте, чтобы проверить оклад и способ выплаты, а не итоги начислений.

Сводная картина по всей компании

Когда нужно увидеть зарплату всех сотрудников одной таблицей, стройте свод.

• ЗУП 3.1: Зарплата → Отчёты по зарплате → Свод по заработной плате (а также Полный свод начислений, удержаний и выплат);
• Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Свод начислений и удержаний (или Полный свод начислений, удержаний и выплат).

Свод группирует данные по видам начислений и удержаний: сколько всего оклада, премий, НДФЛ, сколько к выплате. Это основа для проверки фонда оплаты труда и сверки с бухгалтерией по счёту 70.

Если нужна именно форма «как в бухгалтерии», постройте Расчётную ведомость (Т-51) — это привычная табличная форма с ФИО, начислениями, удержаниями и суммой к выдаче по каждому сотруднику.

Сколько реально выплачено: ведомости и задолженность

Начисление и выплата — это разные операции. Чтобы понять, сколько денег ушло сотрудникам, смотрите документы выплаты.

Где лежат ведомости:

• ЗУП 3.1: раздел Выплаты — Ведомости в банк, Ведомости в кассу, Ведомости на счета;
• Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры — Ведомости в банк, Ведомости в кассу.

Откройте список ведомостей, задайте период — увидите все выплаты с суммами и датами. В самой ведомости по каждому сотруднику видно, сколько ему причитается и какой способ выплаты.

Чтобы понять, есть ли долг перед людьми, постройте отчёт Задолженность по зарплате:

• ЗУП: Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате;
• Бухгалтерия: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате.

Положительный остаток за предприятием — зарплата начислена, но ещё не выплачена. Если остаток нулевой, значит начисленное уже закрыто ведомостями.

Чтобы увидеть выплаты по одному человеку, откройте ведомость и найдите его в табличной части — там сумма к выплате и способ перечисления. Либо постройте расчётный листок по сотруднику: строка «Выплачено» покажет, сколько ему перечислили за месяц.

Сверка зарплаты с бухгалтерскими проводками

Если нужно убедиться, что начисленная зарплата совпала с учётом, сверьте своды с оборотами по счетам. Проще всего — отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (раздел Отчёты в Бухгалтерии):

• счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — кредитовый оборот должен совпасть с начисленной зарплатой из свода;
• счёт 68.01 — удержанный НДФЛ;
• счёт 69 — страховые взносы.

Расхождение между сводом и ОСВ по счёту 70 почти всегда означает непроведённый документ начисления или выплаты за период.

Динамика зарплаты по месяцам

Когда важно увидеть не один месяц, а тренд — как росла зарплата, в каком месяце была премия, — используйте аналитический отчёт.

• ЗУП 3.1: Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно);
• Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам.

Отчёт разворачивает суммы по месяцам и по сотрудникам. Удобно, чтобы:

• 📈 отследить изменение дохода конкретного человека за полгода-год;
• 👥 сравнить зарплату сотрудников одного подразделения;
• 🔍 найти месяц, где сумма резко выросла или упала, и понять причину.

Настройки отчёта (кнопка Настройки или Показать настройки) позволяют добавить отбор по подразделению, сгруппировать по должностям, вывести только нужные начисления.

Любой из зарплатных отчётов можно сохранить в файл: кнопка Сохранить на панели отчёта выгружает его в Excel или PDF. Это удобно, когда своды нужно передать руководителю или приложить к сверке — пересчитывать суммы вручную не придётся.

Проверка НДФЛ, удержаний и взносов

Если вопрос не «сколько начислили», а «сколько удержали налога и начислили взносов», смотрите отдельные отчёты.

НДФЛ по сотруднику нагляднее всего в том же расчётном листке — строка в блоке «Удержано». Для сводной картины по НДФЛ в ЗУП есть отчёты в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам (например, Анализ НДФЛ по месяцам). В Бухгалтерии аналогичные отчёты — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Страховые взносы смотрите в отчёте Начисленные налоги и взносы:

• взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование — единым тарифом;
• взносы на травматизм — отдельной строкой.

Для сверки удержаний по конкретному человеку (алименты, займы, профсоюзные) удобен Полный свод начислений, удержаний и выплат с отбором по сотруднику — там все виды удержаний собраны в одной колонке.

Если нужно проверить, что сотруднику применили стандартные вычеты (на детей), это видно в том же расчётном листке: НДФЛ уменьшается на сумму вычета, а в детализации налога отражается применённый вычет. Когда вычет не применился, а должен был, — проверьте, введено ли заявление на вычет в карточке сотрудника.

Пути к отчётам: ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0

Названия отчётов почти совпадают, различается только раздел верхнего уровня. Сводка путей:

Зарплатный блок в Бухгалтерии 3.0 работает только при включённом кадровом учёте в самой программе. Если в настройках учёта зарплата ведётся во внешней программе (в ЗУП), то в Бухгалтерии будут видны только проводки и своды, подгруженные при синхронизации, а расчётные документы — в ЗУП.

Частые ошибки при просмотре зарплаты

Несколько ситуаций, из-за которых цифры «не сходятся» или отчёт пустой:

• Неверный период. Зарплата за октябрь попадает в отчёт за октябрь, даже если выплачена в ноябре. Сверяйте месяц начисления, а не дату выплаты.
• Отчёт по начислению путают с выплатой. Свод — это начислено. Фактические деньги — в ведомостях. Это разные суммы, пока зарплата не выплачена полностью.
• Отбор по подразделению или сотруднику остался от прошлого раза. Если отчёт неожиданно пустой — откройте настройки и снимите лишние отборы.
• Зарплата ведётся в ЗУП, а смотрят в Бухгалтерии. В такой связке детальные расчёты есть только в ЗУП; в Бухгалтерии — итоги и проводки.

Частые вопросы