Выручка по кассе ККМ в 1С: где смотреть и как сверить

Выручку по кассе в 1С показывает не Z-отчёт сам по себе, а документ «Отчёт о розничных продажах»: именно в него программа собирает все пробитые за смену чеки ККМ. Отчёт о закрытии смены с фискального регистратора — это контрольная цифра для сверки, а не источник данных учёта. Поэтому, чтобы посмотреть выручку по кассе в 1С, обычно открывают не кассу напрямую, а документы и отчёты по продажам.

Способов несколько, и выбор зависит от задачи: проконтролировать текущую смену, увидеть итог уже закрытого дня или свести выручку за период — по всем кассам и по каждому кассиру. Пути ниже даны для 1С:Розница (2.3 и 3.0) и 1С:Управление торговлей 11; интерфейс «Такси».

Из чего в 1С складывается кассовая выручка

Каждая продажа на кассе оформляется документом Чек ККМ. При закрытии смены все чеки сворачиваются в один Отчёт о розничных продажах (ОРП) — это и есть документ выручки за смену. Именно проведённый ОРП формирует движения в учёте, а не отдельные чеки.

Выручка в ОРП делится по способам оплаты:

• 💵 наличные — попадают в операционную кассу (в бухучёте это счёт 50.02);
• 💳 безналичные (эквайринг) — отражаются отдельно, до поступления денег от банка висят как «продажи по платёжным картам» (57.03);
• 🎁 подарочные сертификаты и бонусы — учитываются своими суммами и в «живую» выручку не всегда входят.

Поэтому, когда спрашивают «сколько в кассе», важно уточнить, что имеется в виду: сумма наличных в денежном ящике, выручка по чекам (нал + безнал) или остаток по счёту кассы после инкассации. Это разные числа.

Ещё одно понятие, которое стоит развести сразу, — касса ККМ и касса организации. Касса ККМ (фискальный регистратор) принимает деньги от покупателя и печатает чеки. Касса организации — это ваши наличные как юрлица: в неё деньги попадают уже после закрытия смены. Выручка по чекам живёт в документах продаж, а движение наличных денег — в кассовых документах. Путаница между этими двумя сущностями и даёт большинство вопросов «почему суммы не сходятся».

Выручка текущей смены в рабочем месте кассира

Пока смена открыта, итог удобнее всего смотреть прямо из рабочего места кассира (РМК). Снятие промежуточного отчёта — «отчёта о текущем состоянии расчётов» — печатает накопленную с начала смены выручку, разбитую по наличным и картам, без закрытия смены.

Порядок действий в РМК:

1. Откройте рабочее место кассира (кнопка открытия РМК на начальной странице или в разделе Продажи).
2. В командах смены выберите снятие промежуточного отчёта (отчёт о текущем состоянии расчётов).
3. Касса распечатает текущие суммы: продажи, возвраты, внесения и выемки наличных.

Этот отчёт ничего не обнуляет — его можно снимать сколько угодно раз за смену, например при пересменке или перед выемкой наличных, чтобы зафиксировать текущий итог. В нём же видно, сколько денег должно быть в ящике: выручка наличными плюс внесения минус выемки и возвраты. Это первый инструмент контроля прямо на рабочем месте, без захода в отчёты.

При закрытии смены (команда закрытия в РМК) печатается отчёт о закрытии смены и автоматически создаётся Отчёт о розничных продажах за этот день.

Отчёт о розничных продажах — итог закрытой смены

Готовую выручку за закрытую смену смотрят в списке отчётов о розничных продажах. В 1С:Рознице и в УТ 11 это раздел Продажи → список Отчёты о розничных продажах.

Откройте нужный документ — в его шапке и таблицах видно:

• общую сумму продаж за смену;
• разбивку по видам оплаты (наличные / карты / сертификаты);
• суммы возвратов за смену;
• количество и номенклатуру проданных товаров.

Выручкой смены считается сумма по проведённому ОРП. Если документ не проведён (серый значок в списке), его суммы в учёт и в отчёты не попадут — это первое, что стоит проверить при расхождениях.

Один ОРП соответствует одной кассовой смене на одной кассе ККМ. Если в магазине несколько касс, за день будет несколько отчётов — по одному на каждое рабочее место.

Отчёты по продажам: выручка по кассам и за период

Отдельная смена — это ОРП. А чтобы свести выручку за неделю, месяц или по нескольким кассам сразу, нужен отчёт. Они собраны в разделе Продажи → Отчёты по продажам (панель отчётов продаж).

Универсальный отчёт по розничным продажам настраивается под задачу через кнопку Настройки:

• период — день, неделя, месяц или произвольный интервал;
• группировка — по кассе ККМ, по магазину (складу), по дате;
• показатели — сумма продаж, сумма возвратов, количество чеков.

Чтобы получить «продажи по кассам», добавьте в группировку поле кассы ККМ — отчёт покажет выручку отдельной строкой по каждой кассе за выбранный период. Так за минуту видно, какая касса сколько принесла.

Для безналичной части выручки смотрите отчёты по эквайрингу или по движению денежных средств: они показывают суммы к зачислению от банка и фактические поступления на расчётный счёт. Наличная выручка после инкассации отражается в отчётах по кассе и в кассовой книге (формируется в бухгалтерской программе на основании приходных и расходных ордеров).

Куда уходит выручка после смены: касса и инкассация

Выручку часто нужно не просто увидеть, а проследить её путь: от чека до денег на расчётном счёте. Это и есть «анализ движений», ради которого открывают кассовые отчёты.

Наличная часть после закрытия смены приходуется в кассу организации. Дальше деньги инкассируют — сдают в банк или перемещают в главную кассу. В 1С это оформляется операциями выемки (расхода) наличных:

• в 1С:Рознице движение наличных отражают документы раздела Деньги (приём, выемка, инкассация);
• в УТ 11 — документы раздела Казначейство.

Проследить движение наличных помогает кассовая книга. Это типовая форма (КО-4), в которой за каждый день собраны приходы и расходы по кассе организации с выведением остатка на конец дня. Полноценную кассовую книгу обычно формируют в бухгалтерской программе на основании приходных и расходных кассовых ордеров; в торговых конфигурациях роль «кассовой книги» играют отчёты по движению денежных средств.

Что видно при анализе движений:

• сколько наличной выручки поступило за день;
• сколько сдано инкассацией или переведено в главную кассу;
• какой остаток наличных остался в кассе на конец дня.

Безналичная выручка идёт другим путём: эквайринг переводит деньги на расчётный счёт за вычетом банковской комиссии, чаще на следующий рабочий день. Поэтому сумма зачисления на счёт почти всегда меньше выручки по картам — это нормально, разница и есть комиссия банка. Её видно при загрузке банковской выписки, когда операция по картам закрывается поступлением на счёт.

Как увидеть выручку конкретного кассира

Каждый Чек ККМ хранит кассира, который его пробил, — это пользователь, работавший за кассой. Значит, выручку можно разложить не только по кассам, но и по людям.

Два рабочих способа:

1. Через отчёт по продажам. В настройках отчёта добавьте группировку или отбор по кассиру. Отчёт покажет сумму продаж по каждому сотруднику за период. Если поля кассира в стандартном варианте нет, его добавляют через расширенную настройку состава полей.
2. Через список чеков ККМ. Откройте Продажи → Чеки ККМ, задайте отбор списка по нужному кассиру и периоду. Сумму по отобранным чекам покажет итог в нижней части списка.

Отчёт по кассирам удобен для расчёта премий «от выручки» и для контроля: по нему сразу видно, кто и сколько продал, у кого больше возвратов. Настроенный вариант отчёта стоит сохранить кнопкой сохранения варианта — тогда в следующий раз не придётся заново выставлять период и группировки, достаточно открыть готовый вариант и обновить.

Сверка выручки с фискальным накопителем и эквайрингом

Данные 1С и данные кассы должны совпадать. Сверку делают в конце смены по трём источникам: отчёт о розничных продажах, отчёт о закрытии смены (с фискального накопителя) и чеки/сверка итогов с эквайрингового терминала.

Что с чем сверяем:

• 💵 наличные: сумма наличной выручки в ОРП = наличные по отчёту о закрытии смены минус выемки;
• 💳 безнал: сумма по картам в ОРП = итог сверки итогов на терминале эквайринга;
• 🧾 общий итог: продажи минус возвраты в ОРП = итог смены по фискальному накопителю.

Если суммы разошлись, причину ищут по порядку.

Частые ошибки при проверке кассовой выручки

Здесь собраны не шаги, а типовые причины, по которым выручка «не бьётся».

• ❌ Считают по сумме в денежном ящике. Наличные в ящике — это не вся выручка: безналичные платежи туда не попадают, а выемки и размен её искажают. Выручка — это ОРП, а не содержимое ящика.
• ❌ Смотрят непроведённый ОРП. Пока отчёт о розничных продажах не проведён, его суммы не попадают в отчёты. Серый значок в списке — сигнал провести документ .
• ❌ Забывают про эквайринг. Касса по наличным «сходится», а общая выручка занижена, потому что не учли оплаты картами. Сверяйте обе части.
• ❌ Путают выручку с остатком по счёту кассы. После инкассации наличные уходят из кассы — остаток уменьшается, но выручка смены от этого не меняется.
• ❌ Открыли не ту кассу ККМ. В магазине с несколькими рабочими местами легко посмотреть смену по соседней кассе. Проверяйте кассу ККМ в шапке документа.
• ❌ Не учли возвраты. Возврат уменьшает выручку смены. Если смотреть только продажи, итог будет завышен.

Частые вопросы