Закрытие смены и Z-отчёт в 1С:Розница и УТ

Z-отчёт в 1С — это отчёт о закрытии кассовой смены. Чтобы его сформировать, в рабочем месте кассира (РМК) выполните команду закрытия смены: онлайн-касса закроет смену, обнулит сменные счётчики и автоматически отправит данные оператору фискальных данных. Посмотреть уже закрытые смены можно в разделе Продажи — там лежат документы «Отчёт о розничных продажах».

В 1С:Розница и 1С:Управление торговлей сам Z-отчёт печатает подключённая касса, а в базе ему соответствует учётный документ. Ниже — где его искать, как закрыть смену без расхождений по наличным и что делать, когда отчёт не формируется или суммы не сходятся.

Отдельно разберём разницу между X- и Z-отчётом: их путают чаще всего, а последствия у ошибки разные — от лишней строки в журнале до заблокированного фискального накопителя.

X-отчёт и Z-отчёт: когда какой снимать

Это два разных отчёта кассы, и подменять один другим нельзя.

• 🔎 X-отчёт (отчёт без гашения, отчёт о текущем состоянии расчётов) — промежуточный. Показывает суммы по открытой смене, но смену не закрывает и счётчики не обнуляет. Снимать можно сколько угодно раз за день — например, чтобы сверить кассу перед пересменкой.
• 🧾 Z-отчёт (отчёт о закрытии смены, с гашением) — завершает смену. Обнуляет сменные счётчики, фиксирует итог и уходит в ОФД. Снимается один раз — в конце рабочего дня.

X-отчёт фискальным документом не является: в налоговую он не передаётся и в учёте ничего не меняет. Это справочная распечатка для кассира и старшего смены.

Отдельная ситуация — пересменка, когда за одну смену работают разные кассиры. Закрывать смену при передаче кассы не нужно и не стоит: Z-отчёт один на всю смену независимо от того, сколько человек за ней отработало. При передаче достаточно снять X-отчёт, пересчитать деньги в ящике и зафиксировать остаток — это защищает обоих кассиров, но смену не завершает.

Где в 1С лежат закрытые смены и отчёты ККМ

Распечатанный Z-отчёт хранится в самой кассе и у ОФД. В базе 1С ему соответствует документ «Отчёт о розничных продажах» — он создаётся при закрытии смены и собирает выручку дня в учёт.

Пути к журналу немного отличаются по конфигурациям:

В журнале каждая строка — одна закрытая смена по конкретной кассе. Открыв документ, вы увидите состав продаж, суммы по типам оплаты и ссылку на кассу ККМ. Отсюда же удобно сверять день: сумма документа должна совпасть с итогом Z-отчёта на бумаге.

Если нужен перечень операций с фискальным устройством (открытие смены, внесения, выемки, закрытие), ищите его в карточке кассы ККМ или в команде работы с фискальным устройством — название раздела может отличаться по релизу, но команда всегда привязана к выбранной кассе.

Как закрыть смену и снять Z-отчёт через РМК

Основной способ — рабочее место кассира. В Рознице РМК открывается с начальной страницы или из раздела Продажи; в УТ — при включённой рознице тем же способом. Касса при этом должна быть подключена и в статусе открытой смены.

Порядок действий:

1. Откройте РМК и убедитесь, что все чеки за день пробиты и закрыты (нет «зависших» незавершённых продаж).
2. Оформите выемку наличных, если забираете деньги из денежного ящика на инкассацию, — командой внесения/выемки в РМК. Это нужно сделать до закрытия смены, иначе остаток наличных в отчёте не сойдётся.
3. При желании снимите X-отчёт и сверьте суммы с фактическими деньгами в ящике.
4. Выполните команду закрытия смены. Касса напечатает Z-отчёт и отправит отчёт о закрытии в ОФД.
5. 1С создаст документ «Отчёт о розничных продажах» за эту смену. Проверьте, что он проведён.

Перед закрытием смены обязательно оформите выемку наличных — после Z-отчёта аккуратно развести остаток по кассе будет сложнее.

После закрытия смены выручка из «Отчёта о розничных продажах» должна попасть в кассу предприятия. В зависимости от настроек это делает либо приходный кассовый ордер , который формируется автоматически, либо инкассация в банк. Проверьте, что движение денег отражено: тогда остаток в кассе предприятия сойдётся с тем, что физически сдали. Следующую смену можно открывать сразу — повторно «инициализировать» кассу или что-то настраивать для этого не нужно, касса сама предложит открыть смену при первой продаже.

Что показывает Z-отчёт: разбор строк

Форма Z-отчёта у разных моделей касс отличается оформлением, но набор показателей одинаковый. Вот что искать в распечатке и как это читается в 1С.

• Номер смены и номер ФН — идентификаторы закрытой смены и фискального накопителя. По ним смена сопоставляется с документом в базе.
• Приход (продажи) — выручка за смену. В документе 1С это итоговая сумма отчёта о розничных продажах.
• Возврат прихода — сумма возвратов покупателям за смену. Уменьшает чистую выручку.
• Наличными / Безналичными — разбивка оплат по форме расчёта. Безналичные — это оплата картой и быстрыми платежами.
• Сумма наличных в денежном ящике — сколько налички должно остаться в кассе после всех чеков, внесений и выемок. Именно эту цифру сверяют с фактом.
• Количество кассовых чеков — сколько чеков пробито за смену.
• Непереданные документы ОФД — ключевой показатель связи. Если здесь не ноль, значит часть чеков ещё не ушла оператору.

Чистая выручка считается просто: приход минус возврат прихода. Например, продажи за смену 84 500 ₽, возвраты 1 200 ₽ — к учёту пойдёт 83 300 ₽, и ровно эту сумму вы увидите в проведённом «Отчёте о розничных продажах».

Строку про непереданные документы проверяйте каждый день. Ноль — касса на связи с ОФД. Любое другое число — повод разобраться сразу, не откладывая.

Полезно также глядеть на дату первого непереданного документа, если касса её печатает. Именно от неё отсчитываются те самые 30 дней, после которых фискальный накопитель перестаёт регистрировать чеки. Пока связь теряется на час-другой — ничего страшного, документы уходят следом. Но если дата «застыла» несколько дней назад, это уже не разовый сбой, а проблема с интернетом или настройками оператора.

Сравните Z-отчёт с проведённым документом по трём цифрам: итог продаж, число чеков и остаток наличных. Совпали все три — смену можно закрывать со спокойной душой. Разошлась хотя бы одна — ищите причину до того, как деньги сдали в кассу предприятия, потом разбираться сложнее.

Почему суммы в 1С и на кассе расходятся

Расхождение между Z-отчётом и документом в 1С почти всегда объясняется одной из причин ниже. Сверять удобно по трём контрольным точкам: итог продаж, сумма наличных в ящике, число чеков.

• 🔸 Чеки пробиты мимо 1С. Если кассир работал с перебоями связи и часть продаж прошла только на кассе, в базе их нет. Тогда документ придётся дозаполнить вручную (см. ниже).
• 🔸 Выемка оформлена не через кассу. Деньги забрали из ящика, но операцию в РМК не провели — остаток наличных по отчёту больше фактического.
• 🔸 Возвраты не разнесены. Возврат оформили как обычную операцию, а не через кассу возврата, — сумма возвратов в Z-отчёте и в 1С разойдётся.

Для сверки за несколько дней удобнее не открывать каждую смену по очереди, а построить отчёт по рознице за период в разделе Продажи и сравнить итоги с распечатками касс. Если итог за день сходится с Z-отчётом до копейки — учёт в порядке.

Ошибки при формировании Z-отчёта и что делать

Самые частые ситуации при закрытии смены — и как их разбирать по симптому.

Ручной отчёт о розничных продажах и корректировки

Когда смена закрыта на кассе, но документа в 1С нет, отчёт создают руками.

В журнале Отчёты о розничных продажах нажмите создание нового документа, выберите кассу ККМ и нужную смену, затем заполните состав продаж и суммы по данным распечатанного Z-отчёта. После проверки проведите документ — выручка попадёт в учёт.

Когда это нужно:

• касса работала автономно (без связи с базой) и смену закрыли на ней;
• 1С подключили к действующей точке в середине дня;
• связь оборвалась в момент закрытия смены.

Теперь про корректировки. Фискальные суммы, уже отправленные в ОФД, в 1С не исправляют — документ отражает только учёт, а не фискальные данные кассы. Если в чеке ошиблись (не та сумма, забыли позицию), это лечится чеком коррекции на кассе, а не правкой отчёта о розничных продажах. Переписывать проведённый документ «задним числом», чтобы «подогнать» цифру, нельзя: учёт разойдётся с фискальными данными.

Если за одну смену по ошибке создано два документа (задвоение при обрыве связи), лишний нужно пометить на удаление и удалить — иначе выручка задвоится.

При заполнении вручную держите в голове, что состав продаж в документе должен сходиться с товарными остатками. Если на кассе продали позицию, которой в базе не было на складе, после проведения появится отрицательный остаток — это сигнал, что номенклатуру или поступление товара в 1С не отразили. Поэтому ручной отчёт о розничных продажах — всегда временная мера: при первой возможности лучше вернуть нормальный обмен между кассой и базой, чтобы продажи грузились автоматически.

Частые вопросы