Долг покупателя в 1С: какой отчёт открыть и как читать цифры

Чтобы посмотреть задолженность клиента в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите счёт 62 и период. Дебетовое сальдо на конец периода по строке контрагента — это его долг перед вами. Кредитовое сальдо — полученный от него аванс, который ещё не закрыт отгрузкой.

Если нужно понять, из каких документов сложилась сумма, используйте «Карточку счета» 62 с отбором по клиенту. Просроченную часть долга покажет отчёт по срокам долга, но только если в договорах или в настройках программы задан срок оплаты. В 1С:Управление торговлей 11 те же задачи решают управленческие отчёты по расчётам с клиентами.

Какой счёт хранит долги покупателей

Расчёты с клиентами в 1С:Бухгалтерии 3.0 ведутся на счёте 62. У него несколько субсчетов, и путать их нельзя:

У счёта 62 три субконто: «Контрагенты», «Договоры» и «Документы расчетов с контрагентами». Отсюда главное правило: долг клиента в 1С всегда привязан к конкретному договору. По одному договору покупатель может быть должен, а по другому — иметь у вас переплату.

Анализ взаиморасчётов через оборотно-сальдовую ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — основной инструмент, чтобы проверить задолженность по одному клиенту или по всем сразу.

Пошаговая настройка

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Конец периода — дата, на которую нужен долг. Для долга «на сегодня» ставьте текущую дату.
3. В поле «Счет» выберите 62.
4. Нажмите «Показать настройки».
5. На вкладке «Группировка» оставьте «Контрагенты» и добавьте «Договоры». Тогда у каждого клиента появятся строки по договорам.
6. На вкладке «Отбор» добавьте условие по полю «Контрагент», если нужен один клиент.
7. На вкладке «Развернутое сальдо» отметьте «Контрагенты» и «Договоры». Без этого дебет и кредит по клиенту могут свернуться в одну цифру.
8. Нажмите «Сформировать».

Пример чтения

Покупатель «Альфа» за квартал получил товар на 120 000 ₽ и оплатил 80 000 ₽. По договору поставки сальдо на конец — 40 000 ₽ по дебету 62.01. Это и есть долг.

Параллельно по договору на услуги он перечислил 15 000 ₽ предоплаты, а актов ещё не было. По этому договору будет кредитовое сальдо 15 000 ₽ на 62.02.

С точки зрения денег клиент должен 25 000 ₽ (40 000 − 15 000). С точки зрения учёта это два разных обязательства. Свернуть их можно только документом «Корректировка долга » — и только если клиент согласен на зачёт.

«Анализ субконто» как альтернатива

Отчёт Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто строится не от счёта, а от разреза. Выберите вид субконто «Контрагенты» и отбор по клиенту. Отчёт покажет все счета, где этот контрагент встречается: 62, 60, 76 и другие.

Этот приём выручает, когда покупатель одновременно поставщик. Долг перед вами на 62 и ваш долг перед ним на 60 видны в одной таблице.

Карточка счёта 62: откуда взялась сумма долга

Ведомость отвечает на вопрос «сколько». Карточка счёта отвечает на вопрос «почему».

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Карточка счета.
2. Выберите счёт 62 и период — лучше с начала работы с клиентом или хотя бы с начала года.
3. В настройках добавьте отбор по контрагенту, а при необходимости — по договору.
4. Сформируйте отчёт.

В карточке каждая строка — проводка: реализация увеличивает долг по дебету, поступление на расчётный счёт уменьшает его по кредиту. В последней колонке — текущее сальдо после каждой операции. По нему легко найти момент, когда долг начал расти.

Что искать в карточке:

• 🔎 Оплату без закрытия долга. Платёж есть, но ушёл на 62.02 другого договора, а долг по 62.01 остался.
• 🔎 Отгрузку без оплаты. Реализация от определённой даты, после которой поступлений нет. Двойной щелчок по строке открывает сам документ.
• 🔎 Сторно и корректировки. Возвраты и корректировки реализации уменьшают долг. Проверьте, что они проведены тем же договором.

Просроченная дебиторская задолженность и сроки долга

Сумма долга ещё не говорит о проблеме. 40 000 ₽ за вчерашнюю отгрузку и 40 000 ₽ трёхмесячной давности — разные ситуации. Для просрочки в 1С:Бухгалтерии 3.0 есть отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга». Его ищите в разделе Продажи среди отчётов, а также в разделе Руководителю.

Отчёт раскладывает долг каждого клиента по интервалам: ещё не наступил срок, просрочено на сколько-то дней, давно просрочено. Срок программа считает от даты отгрузки плюс количество дней отсрочки из договора.

Без настроенных сроков отчёт бесполезен: программа просто не знает, когда клиент должен был заплатить. Поэтому сначала проверьте раздел о сроках ниже.

Зачем следить за давностью долга

Возраст дебиторки важен не только для финансиста. Два ориентира из закона:

• 📅 Налоговый учёт. По статье 266 НК РФ сомнительный долг, просроченный более чем на 90 дней, включается в резерв полностью. Просрочка от 45 до 90 дней — в размере 50% суммы. Долг до 45 дней резерв не увеличивает.
• 📅 Исковая давность. Общий срок — три года (статья 196 ГК РФ). Долги, по которым срок истёк, списывают. Акт сверки, подписанный клиентом, может прервать течение срока, поэтому следите за датами сверок.

Сроки оплаты в договоре: как настроить контроль

Просрочка в 1С:Бухгалтерии 3.0 считается по двум источникам:

1. Общий срок оплаты покупателей. Задаётся в параметрах учёта: Главное → Настройки → Параметры учета, ссылка про сроки оплаты. Действует для всех договоров, где свой срок не указан.
2. Срок в карточке договора. Откройте договор с покупателем и найдите поле срока оплаты в днях в группе реквизитов о расчётах. Если клиенту дали отсрочку 30 дней, а общий срок — 10, укажите 30 именно здесь.

Порядок проверки перед первым отчётом по просрочке:

• ✅ общий срок заполнен и соответствует типовым условиям ваших договоров;
• ✅ у клиентов с особой отсрочкой срок прописан в их договорах;
• ✅ реализации и поступления оформлены с правильным договором, а не с основным по умолчанию.

Пример расчёта. Отгрузка 3 марта, отсрочка 30 дней. Срок оплаты — 2 апреля. На 15 апреля просрочка составит 13 дней. Если вместо 30 дней в договоре пусто, а общий срок 10 дней, программа сочтёт срок 13 марта и покажет просрочку 33 дня. Цифры в отчёте разойдутся с реальностью, и менеджер будет звонить клиенту, который ничего не нарушал.

Сводка по всем покупателям: монитор, отчёты, акт сверки

Когда нужен не один клиент, а общая картина, удобнее три инструмента.

Монитор руководителя. В разделе Руководителю → Монитор руководителя есть блок «Нам должны». Там общая сумма дебиторской задолженности, её просроченная часть и крупнейшие должники. Щелчок по показателю открывает расшифровку.

Оборотно-сальдовая ведомость по 62 без отбора. Та же настройка, что выше, только без условия по контрагенту. Отсортируйте по колонке дебетового сальдо — сверху окажутся главные должники.

Акт сверки расчётов. Документ находится в разделе Продажи в группе «Расчеты с контрагентами». Создайте новый акт, укажите клиента, период и при необходимости договор, нажмите «Заполнить». Программа соберёт обороты по данным учёта. Распечатайте или отправьте акт клиенту, а после его подписи отметьте в документе, что сверка согласована. Расхождения, которые укажет клиент, ищите по карточке счёта 62 за тот же период.

Как посмотреть задолженность клиента в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 нет плана счетов в привычном бухгалтерском виде, поэтому счёт 62 там не открыть. Долги клиентов показывают управленческие отчёты по взаиморасчётам.

• 📊 «Ведомость расчетов с клиентами» — начальный долг, отгрузки, оплаты и конечный долг по каждому клиенту за период. Аналог ОСВ по 62.
• 📊 «Задолженность клиентов по срокам» — разбивка долга по интервалам просрочки. Аналог отчёта по срокам долга из Бухгалтерии.

Оба отчёта находятся в разделе Продажи, в списке отчётов по продажам. В УТ 11 расчёты ведутся в разрезе объекта расчётов: договора, заказа клиента или накладной, — в зависимости от настроек. Поэтому один клиент может давать несколько строк долга.

Сроки оплаты в УТ 11 берутся из графика оплаты: его задают в соглашении с клиентом, договоре или заказе. Если график не задан, просрочку отчёт посчитать корректно не сможет — та же логика, что в Бухгалтерии.

Почему долг клиента в отчёте не сходится

Ситуации, когда сумма в 1С расходится с ожиданием бухгалтера или менеджера, повторяются. Вот что проверить.

Ещё две частые причины ошибочных цифр:

• ⚠️ Неправильный период. Ведомость показывает сальдо на конец выбранного периода. Если конец — 31 марта, апрельские оплаты в отчёт не попадут.
• ⚠️ Непроведённые документы. Реализация, сохранённая без проведения, долг не создаёт. В списке документов такие строки отмечены иконкой без зелёной галочки.

Частые вопросы