Кто кому должен: шесть способов увидеть долг контрагента в 1С 8.3

Быстрее всего посмотреть задолженность по контрагентам в 1С:Бухгалтерии 3.0 через Отчеты → Анализ субконто: вид субконто «Контрагенты», отбор по нужной организации — и вы видите сальдо сразу по счетам 60, 62, 76 и остальным. Для полного списка должников подойдёт Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 62 или 60 с группировкой по контрагентам и договорам.

Если нужен не остаток, а сроки — сколько дней висит долг и что уже просрочено, — открывайте отчёты по срокам долга. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации 2 картину дают ведомости расчётов с клиентами и поставщиками и платёжный календарь в разделе Казначейство.

Быстрая проверка долга из карточки контрагента

Когда звонит менеджер с вопросом «Сколько нам должен „Альфа“?», строить большой отчёт не нужно. Начните с самого справочника.

1. Откройте Справочники → Покупатели и поставщики → Контрагенты.
2. Найдите организацию поиском по наименованию или ИНН.
3. Выделите строку или откройте карточку и нажмите в командной панели кнопку Отчеты.
4. Выберите «Анализ субконто» или «Карточка субконто» — отчёт сразу откроется с отбором по этому контрагенту.

Оттуда же формируется «Акт сверки взаиморасчётов». Он удобен, когда сумму нужно не только увидеть, но и отправить контрагенту на подтверждение.

Ссылка «Документы» в карточке показывает все реализации, поступления и платежи по контрагенту. Это не отчёт по долгу, но по ней удобно найти документ, который «сломал» сальдо.

Оборотно-сальдовая ведомость: долги по счетам 60, 62 и 76

ОСВ по счёту — главный инструмент, когда нужно посмотреть задолженность по всем контрагентам сразу: на конец квартала, перед инвентаризацией или для банка.

Как настроить отчёт

1. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период и организацию.
3. В поле счёта выберите 62 (покупатели) или 60 (поставщики).
4. Откройте Показать настройки → вкладка «Группировка» и оставьте «Контрагенты» и «Договоры».
5. Для одного контрагента добавьте отбор на вкладке «Отбор».
6. Нажмите Сформировать.

Как читать сальдо

Главное правило: смотрите сальдо развёрнуто по контрагентам и договорам. Свёрнутое сальдо по счёту 62 может показать 50 000 ₽, хотя на деле один покупатель должен 300 000 ₽, а другой переплатил 250 000 ₽. ОСВ по счёту в разрезе субконто показывает остатки как раз развёрнуто.

Долги по займам, претензиям и подотчётникам ищите на других счетах: 58.03, 66, 67, 76.02, 71. Если контрагент «пропал» из ОСВ по 62, но в акте сверки долг есть, — расчёты могли пойти через 76.

Анализ субконто: все расчёты с контрагентом в одном отчёте

ОСВ отвечает на вопрос «кто нам должен по счёту 62». Анализ субконто — на вопрос «какие вообще расчёты у нас с этим контрагентом». Он собирает сальдо по всем счетам, где контрагент стоит в аналитике.

1. Отчеты → Анализ субконто.
2. Нажмите Выбрать у поля вида субконто и добавьте «Контрагенты». Для детализации добавьте вторым «Договоры».
3. В настройках поставьте отбор по нужному контрагенту.
4. Сформировать.

В отчёте строки сгруппированы по счетам. Пример: по ООО «Вектор» — Дт 62.01 120 000 ₽, Кт 60.01 45 000 ₽, Дт 76.09 3 000 ₽. Сразу видно, что «Вектор» одновременно покупатель и поставщик, и можно предложить взаимозачёт на 45 000 ₽. После него долг покупателя станет 75 000 ₽.

Карточка субконто — когда нужна история

Если сальдо непонятное, откройте Отчеты → Карточка субконто с тем же отбором. Она показывает каждую операцию с датой, суммой и остатком после неё. По карточке легко найти дату, с которой долг перестал гаситься, или документ с ошибочным договором.

Задолженность покупателей и поставщиков по срокам долга

Остаток по счёту не говорит, когда возник долг. Для работы с просрочкой в БП 3.0 есть отдельные отчёты: «Задолженность покупателей по срокам долга» и «Задолженность поставщикам по срокам долга». Первый открывается из раздела Продажи, второй — из Покупки, в группе отчётов.

Отчёт раскладывает долг по интервалам просрочки — сколько суммы висит неделю, месяц, квартал. Границы интервалов задаются в настройках отчёта, их удобно подогнать под ваш регламент работы с должниками.

Ещё один вариант для руководителя — раздел Руководителю. Там есть отчёты «Долги покупателей» и «Долги поставщикам»: короткая сводка с крупнейшими должниками без бухгалтерских счетов.

Возраст долга важен не только для претензий. Для налогового учёта сомнительным считается долг, не погашенный в срок по договору. Резерв по нему формируют так: свыше 90 дней — в полной сумме, от 45 до 90 дней — 50% суммы, до 45 дней — не создают (ст. 266 НК РФ).

Задолженность по контрагентам в 1С:ERP и КА 2

В ERP, КА 2 и УТ 11 расчёты ведутся в оперативном учёте — по объектам расчётов: заказу, договору или соглашению. Поэтому основные отчёты здесь не ОСВ, а ведомости.

Где искать

• 📊 «Ведомость расчётов с клиентами» — в разделе Продажи, ссылка «Отчеты по продажам».
• 📊 «Ведомость расчётов с поставщиками» — в разделе Закупки, ссылка «Отчеты по закупкам».
• ⏳ «Задолженность клиентов по срокам» и «Задолженность поставщикам по срокам» — в тех же списках отчётов.

Ведомость показывает долг на начало и конец периода, отгрузки и оплаты по каждому объекту расчётов. Если клиент работает по трём заказам, вы увидите, какой из них оплачен, а какой нет.

Оперативный и регламентированный учёт расходятся

Счета 60 и 62 в ERP и КА 2 заполняются при отражении документов в регламентированном учёте. Пока операция не отражена, ведомость расчётов уже покажет долг, а ОСВ по 62 — ещё нет.

Разница бывает и по курсам: в оперативном учёте долг может храниться в валюте взаиморасчётов, а в бухгалтерском — в рублях с переоценкой.

Просроченная задолженность и платёжный календарь

Платёжный календарь отвечает на вопрос «кто и когда должен заплатить». В ERP и КА 2 он находится в разделе Казначейство. Данные туда попадают из графиков оплаты заказов, договоров и заявок на расходование денег.

Как с ним работать:

1. Откройте Казначейство → Платежный календарь.
2. Выберите период — например, ближайшие две недели.
3. Найдите строки с плановой датой раньше сегодняшней: это просроченные поступления и платежи.
4. Для проверки перейдите к заказу или договору и посмотрите фактические оплаты.

Календарь полезен, только если в заказах и договорах заполнены этапы и сроки оплаты. Без графика оплаты программа не знает, когда долг становится просроченным, и считает его от даты отгрузки или вообще не выделяет.

В БП 3.0 похожей детализации нет. Просрочку там смотрят через отчёты по срокам долга. Для их точности заполняйте срок оплаты в договорах.

Автоматический контроль долгов: рассылки и задачи

Проверять задолженность руками раз в неделю утомительно. В типовых конфигурациях есть два способа автоматизации.

Рассылка отчёта по расписанию

Есть в БП 3.0, ERP, КА 2 и УТ 11.

1. Настройте отчёт по срокам долга или ведомость расчётов так, как вам нужно.
2. Сохраните вариант: Еще → Сохранить вариант отчета.
3. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов.
4. Создайте рассылку, добавьте сохранённый вариант, получателей и расписание — например, каждый понедельник в 9:00.

Для отправки по почте должна быть настроена учётная запись электронной почты. Рассылка выполняется регламентным заданием, поэтому в серверной базе нужен работающий сервер 1С, а в файловой — открытый сеанс.

Задачи и бизнес-процессы

В ERP и КА 2 можно назначить ответственного менеджера за работу с должником и ставить ему задачи: позвонить, направить претензию, проверить оплату. Задачи видны в списке «Мои задачи» и контролируются по срокам.

Дополнительно в ERP и КА 2 можно ограничить отгрузки должникам: в соглашениях и договорах задаётся допустимая сумма или срок задолженности, сверх которых документы отгрузки блокируются или требуют согласования.

Почему цифры долга не сходятся

Чаще всего вопрос «как в 1С посмотреть задолженность по контрагентам» на деле означает «почему отчёт показывает не то». Типичные причины:

• 🔀 Дубли контрагентов. Одна организация заведена дважды, оплата пришла на одну карточку, отгрузка — на другую. Ищите по ИНН и объединяйте через Администрирование → Поиск и удаление дублей.
• 📄 Разные договоры. Оплата разнесена на «Основной договор», отгрузка — на договор поставки. По контрагенту сальдо ноль, по договорам — долг и переплата.
• 💸 Не прошёл зачёт аванса. Долг на 62.01 и аванс на 62.02 одновременно.
• 🧾 Не проведены документы. Выписка загружена, но не проведена: в отчётах её нет.
• 📅 Неверная дата отчёта. ОСВ сформирована по 30-е число, а отгрузка проведена 31-м.
• 🏢 Отбор по другой организации. В базе с несколькими юрлицами долг виден только при выборе нужной.

Частые вопросы