Проверка долгов контрагентов в 1С: отчёты и счета

Дебиторскую и кредиторскую задолженность в 1С смотрят по оборотно-сальдовой ведомости счетов 62, 60 и 76 либо через готовые отчёты раздела Руководителю. Дебетовое сальдо по счёту 62 — это сумма, которую должны вам покупатели; кредитовое сальдо по счёту 60 — сколько должны вы поставщикам.

Распространённая ошибка — открыть один отчёт и поверить итоговой цифре. Сальдо на счёте часто свёрнуто: по одному договору контрагент должен вам, по другому вы ему, а отчёт показывает только разницу. Чтобы посмотреть задолженность в 1С без потерь, долг раскладывают до договоров и документов расчётов и отдельно проверяют авансы.

Где 1С хранит данные о долгах

Задолженность в программе — это не отдельный справочник, а остатки на счетах расчётов. Запоминать стоит четыре:

• 📌 62 — расчёты с покупателями. Дебетовый остаток = дебиторка (вам должны).
• 📌 60 — расчёты с поставщиками. Кредитовый остаток = кредиторка (должны вы).
• 📌 76 — прочие расчёты: аренда, претензии, депоненты, расчёты с разными дебиторами и кредиторами.
• 📌 62.02 и 60.02 — авансы. Полученный аванс висит на 62.02 (кредит), выданный — на 60.02 (дебет).

Авансы — главная причина расхождений. Если покупатель перечислил предоплату по одному договору и остался должен по другому, на счёте 62 одновременно будет и дебет, и кредит. Свёрнутая сумма введёт в заблуждение, поэтому любой отчёт по долгам смотрят в разрезе субконто Контрагенты → Договоры → Документы расчётов.

Для полноты картины держите в голове и смежные счета. Долг подотчётного лица, не вернувшего остаток аванса, виден на счёте 71. Задолженность по зарплате — на счёте 70. Расчёты по налогам и взносам — на 68 и 69. Логика проверки там та же: формируете ОСВ по счёту и раскрываете субконто.

Отчёты о долгах покупателей и поставщиков

Самый быстрый способ — готовые отчёты в разделе Руководителю. Там есть блок с расчётами по контрагентам, а в нём — «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» и варианты «по срокам долга». Открыли, выбрали дату — получили список должников с суммами, без ручной настройки счетов.

Эти отчёты удобны для общей картины: кто сколько должен на сегодня, с группировкой по контрагентам. Двойной щелчок по строке раскрывает расшифровку до договоров и документов. Отличие от стандартной ОСВ в том, что данные уже оформлены под управленческий взгляд: суммы сгруппированы, выделены крупнейшие должники, есть диаграммы. Для планёрки с руководителем этого достаточно, для выверки учёта — нет, там нужна ОСВ.

Для детального анализа лучше подойдёт Отчёты → Анализ субконто. Порядок:

1. Откройте Отчёты → раздел «Стандартные отчёты» → Анализ субконто.
2. В настройках выберите виды субконто Контрагенты и Договоры.
3. Задайте период и, при необходимости, отбор по конкретному контрагенту.
4. Сформируйте — получите развёрнутые обороты и остатки по каждому партнёру.

Такой отчёт показывает начальное сальдо, приход, расход и конечный остаток в одной таблице — удобно, когда нужно понять, из чего сложился долг, а не только его итог.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 и 60

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — основной инструмент бухгалтера для проверки задолженности. Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.

Чтобы увидеть долги покупателей:

1. Выберите счёт 62.
2. Укажите период.
3. Нажмите Показать настройки → вкладка «Группировка» → добавьте субконто Контрагенты, Договоры, Документы расчётов с контрагентом.
4. На вкладке «Показатели» включите развёрнутое сальдо.
5. Сформируйте отчёт.

Обязательно включите развёрнутое сальдо — иначе дебет и кредит по одному контрагенту свернутся, и часть долга спрячется.

Как читать результат по счёту 62:

Для долгов перед поставщиками постройте такую же ОСВ по счёту 60. Здесь логика зеркальная: кредитовое сальдо — ваш долг поставщику, дебетовое — выданный ему аванс. Прочие расчёты (аренда, займы, претензии) проверяют по счёту 76 тем же способом.

По валютным договорам сумма долга в ОСВ показывается в рублях по курсу на дату отчёта. Если видите, что рублёвый остаток изменился без новых отгрузок и оплат, — это переоценка валютной задолженности и курсовые разницы, а не ошибка. Чтобы увидеть долг в валюте договора, добавьте в настройках показатель «Валютная сумма».

Покажу на числах, почему свёрнутое сальдо опасно. Покупатель по договору поставки получил товар на 120 000 ₽ и оплатил 80 000 ₽ — его долг 40 000 ₽ (дебет 62.01). Параллельно он внёс аванс 30 000 ₽ по договору на другую партию (кредит 62.02). Без развёрнутого сальдо отчёт покажет итог 10 000 ₽, и вы решите, что долг копеечный. На деле вам должны 40 000 ₽, а 30 000 ₽ — ваше обязательство отгрузить. Развёрнутое сальдо покажет обе суммы раздельно.

Карточка счёта: вся история расчётов по контрагенту

Когда ОСВ показала долг, а вы хотите понять, откуда он взялся, откройте Отчёты → Карточка счёта. Это построчная лента всех движений: каждая отгрузка, каждая оплата, с датой, документом и суммой.

Настройка под одного контрагента:

1. Счёт — 62 (или 60).
2. Период — обычно с начала работы с контрагентом или с начала года.
3. В отборе укажите нужного контрагента, при необходимости — конкретный договор.
4. Сформируйте.

Карточка покажет развёрнутую хронологию: вступительное сальдо, затем каждую проводку с нарастающим остатком. По последней строке видно текущий долг и то, какой именно документ его сформировал. Это удобнее ОСВ, когда спорите с контрагентом о сумме: видно не только «сколько», но и «за что» и «когда».

Если движений за период слишком много, ограничьте период кварталом или отбором по договору — лента станет короче и читабельнее. А чтобы быстро найти конкретную сумму, воспользуйтесь поиском по сформированному отчёту (сочетание Ctrl+F в окне отчёта).

💡 Двойной щелчок по любой строке карточки открывает первичный документ — накладную, акт или платёжку. Не нужно искать их отдельно в журналах.

Просроченная дебиторская задолженность

Сумма долга — это половина картины. Важнее понять, какие долги уже просрочены и чем это грозит. В разделе Руководителю для этого есть отчёт «Дебиторская задолженность по срокам долга».

Отчёт группирует долги по интервалам давности — например, до 30 дней, 31–60, 61–90 и свыше 90 дней. Интервалы задаются в настройках, их можно подогнать под вашу платёжную дисциплину. Перед годовой отчётностью анализ по срокам — часть инвентаризации расчётов: по её результатам решают, какие долги резервировать, какие взыскивать, а какие пора списать.

Зачем это нужно:

• 🔴 Долги свыше 90 дней — первые кандидаты на претензию и резерв по сомнительным долгам.
• 🟡 Долги 30–90 дней — повод напомнить менеджеру и выставить акт сверки.
• 🟢 Свежие долги в пределах отсрочки по договору — норма, трогать не нужно.

Если долг не погашен и по нему истёк срок исковой давности — три года с даты, когда оплата должна была поступить (ст. 196 ГК РФ), — он становится безнадёжным. Такую задолженность списывают на финансовый результат, а в налоговом учёте учитывают по правилам ст. 266 НК РФ.

Под сомнительную дебиторку в бухучёте создают резерв (счёт 63) — это требование п. 70 Положения № 34н, а не право. В 1С резерв можно начислять автоматически при закрытии месяца, если включена соответствующая настройка учётной политики. Программа сама отберёт просроченные долги по данным счёта 62 и рассчитает сумму резерва по срокам: до 45 дней просрочки резерв не создаётся, 45–90 дней — половина долга, свыше 90 дней — вся сумма. Эти пороги заданы в ст. 266 НК РФ и применяются к налоговому резерву; в бухучёте размер резерва организация оценивает сама.

Важно не путать два действия. Резерв — это оценка риска, долг при этом продолжает числиться на счёте 62, и взыскивать его никто не мешает. Списание безнадёжного долга — это уже вывод суммы из учёта, его делают, когда взыскать нечего: должник ликвидирован, исключён из ЕГРЮЛ или истёк срок исковой давности.

Акт сверки: подтвердить сумму долга

Отчёты показывают долг с вашей стороны. Чтобы цифра стала бесспорной, её сверяют с контрагентом актом сверки взаиморасчётов.

Документ создаётся в разделе Продажи → Акты сверки расчётов (для покупателей) или Покупки → Акты сверки расчётов (для поставщиков). В документе:

1. Укажите контрагента, договор и период.
2. По кнопке заполнения программа подтянет ваши данные — отгрузки, оплаты, авансы.
3. На отдельной вкладке можно внести данные контрагента и увидеть расхождения.
4. Распечатайте или отправьте акт по ЭДО на подпись.

Подписанный обеими сторонами акт сверки прерывает срок исковой давности и служит доказательством долга в суде. Это не бухгалтерская формальность, а рабочий инструмент взыскания.

Перед сдачей отчётности или инвентаризацией расчётов задолженность проверяют по короткому регламенту:

Типичные ошибки при анализе задолженности

Ошибки в анализе долгов почти всегда сводятся к тому, что отчёт настроили неверно или смотрят не на тот счёт.

• Свёрнутое сальдо. Без развёрнутого сальдо ОСВ по 62 покажет разницу между дебиторкой и авансами. Реальная дебиторка окажется больше, чем в итоговой строке.
• Игнор авансов. Аванс на 62.02 — это ваш долг перед покупателем (обязательство отгрузить), а не его долг вам. Путать их нельзя.
• Долг только по счёту 62. Аренда, займы, расчёты по претензиям и с подотчётниками живут на счёте 76. Если смотреть только 62 и 60, часть задолженности выпадет.
• Оплата без документа расчётов. Если в платёжке не указан документ, по которому гасится долг, 1С разнесёт сумму по методу ФИФО или оставит на договоре в целом — и конкретная накладная так и будет числиться неоплаченной.
• Непроведённые документы. Записанный, но не проведённый документ в отчёт не попадает. Перед анализом проверьте, что все операции проведены.

Частые вопросы