Как найти и проверить долги контрагентов в 1С Бухгалтерии

Долги контрагентов в 1С:Бухгалтерии 3.0 быстрее всего видно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту расчётов: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выбираете счёт 62 (покупатели) или 60 (поставщики). Дебетовое сальдо по счёту 62 — это сколько вам должны покупатели, кредитовое сальдо по счёту 60 — сколько должны вы поставщикам.

Этого хватает, чтобы увидеть общую сумму. Но когда нужно понять, кто именно должен, по какому договору и не висит ли переплата как долг, одной ОСВ мало. Ниже — все рабочие инструменты: от стандартных отчётов и анализа субконто до акта сверки и контроля сроков оплаты. Пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); в УТ 11 и ERP логика та же, но отчёты по взаиморасчётам живут в разделе продаж и закупок.

На каких счетах в 1С лежит задолженность

Прежде чем строить отчёты, полезно понимать, где программа хранит долги. Вся дебиторка и кредиторка — это остатки на счетах расчётов.

Для контрагентских долгов главные счета — 60 и 62. Остальное (бюджет, зарплата, подотчёт) смотрят так же, меняется только номер счёта.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту расчётов

ОСВ по счёту — базовый отчёт для просмотра задолженности. Он сразу даёт разбивку по контрагентам.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Вверху задайте период и выберите счёт — 62 для покупателей или 60 для поставщиков.
3. Нажмите Показать настройки.
4. На вкладке Группировка включите субконто Контрагенты и Договоры — тогда строки развернутся по каждому партнёру и каждому договору.
5. Нажмите Сформировать.

В колонке Сальдо на конец периода смотрите остаток:

• 🟢 дебет по счёту 62 — покупатель вам должен;
• 🔴 кредит по счёту 62 — у покупателя переплата (аванс);
• 🔴 кредит по счёту 60 — вы должны поставщику;
• 🟢 дебет по счёту 60 — вы заплатили аванс, ждёте поставку.

Пример. По контрагенту «Ромашка» на конец квартала в ОСВ по счёту 62 строка 62.01 показывает дебет 180 000 ₽, а строка 62.02 — кредит 50 000 ₽. Значит, по отгрузкам покупатель должен 180 000 ₽, но 50 000 ₽ он уже внёс авансом по другому договору. Реальная «чистая» дебиторка — 130 000 ₽, и именно эту сумму вы увидели бы при свёртке, потеряв из виду, что аванс относится к ещё не выполненной поставке.

Чтобы охватить все расчёты сразу, постройте ОСВ не по конкретному счёту, а общую: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость. Там видно сальдо по всем счетам, включая 76, 68, 70 — удобно для беглой оценки всей дебиторки и кредиторки на дату.

Анализ субконто и карточка счёта по одному контрагенту

ОСВ отвечает на вопрос «кто и сколько должен». Когда нужно понять, из чего сложился долг конкретного партнёра, используйте два отчёта.

Анализ субконто — сводка по одному контрагенту сразу в разрезе всех его счетов:

1. Отчёты → Анализ субконто.
2. В поле вида субконто выберите Контрагенты, ниже — нужного контрагента (или отбор по нему).
3. Сформируйте. Отчёт покажет остатки и обороты этого партнёра по счетам 60, 62, 76 на одном листе.

Это удобно, когда с одним и тем же контрагентом вы и покупаете, и продаёте: долг по 60 и долг по 62 видно вместе.

Карточка счёта — расшифровка каждой операции, которая сформировала остаток:

1. Отчёты → Карточка счёта.
2. Счёт 62 или 60, в отборе укажите контрагента и договор.
3. Сформируйте — получите список всех документов (реализации, поступления, оплаты) с нарастающим сальдо.

По карточке сразу видно, какая накладная не оплачена или какая оплата не закрыта отгрузкой. Двойной щелчок по строке открывает сам документ.

Отчёты по задолженности в разделе «Руководителю»

Если ведомости и субконто кажутся слишком бухгалтерскими, в 1С есть готовые управленческие отчёты. Они живут в разделе Руководителю.

• Задолженность покупателей — список должников-покупателей с суммами, сразу без настройки счетов.
• Задолженность поставщикам — сколько и кому вы должны.
• Динамика задолженности покупателей — как менялась дебиторка по месяцам, диаграммой.

Эти отчёты берут данные с тех же счетов 62 и 60, но подают результат в готовом виде: без субконто, флажков и сальдо. Их удобно показать директору или использовать для быстрой планёрки.

Долги перед бюджетом, СФР и сотрудниками

Задолженность — это не только контрагенты. Та же логика работает для налогов, взносов и зарплаты, меняется лишь счёт.

• Перед бюджетом по налогам — счёт 68 с разбивкой по субсчетам (68.01 НДФЛ, 68.02 НДС, 68.04 налог на прибыль и т.д.). Кредитовый остаток — ваш долг по налогу, дебетовый — переплата.
• По страховым взносам — счёт 69. С 2023 года администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены), но в плане счетов субсчета по видам взносов сохранились.
• Перед сотрудниками по зарплате — счёт 70. Кредитовое сальдо показывает начисленную, но не выплаченную зарплату.

Постройте по нужному счёту оборотно-сальдовую ведомость через Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — так же, как по контрагентам. Для налогов и взносов удобнее сверять долг не с ОСВ, а с данными личного кабинета в сервисе 1С-Отчётность: он подтягивает сальдо единого налогового счёта из ФНС.

Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом

Отчёты показывают долг с вашей стороны. Чтобы долг признала и вторая сторона, оформляют акт сверки — это уже документ, а не отчёт.

1. Откройте Покупки → Акты сверки расчётов или Продажи → Акты сверки расчётов (документ один и тот же, доступен из обоих разделов).
2. Создайте новый акт, укажите контрагента, договор и период.
3. На вкладке Счета учёта расчётов проверьте список счетов — по умолчанию туда попадают 60, 62, 76; при необходимости добавьте нужные.
4. Нажмите Заполнить по данным организации — программа подтянет все операции из учёта.
5. Проведите документ и распечатайте акт кнопкой Печать.

Акт печатается в двух экземплярах. Вторая сторона заполняет свою колонку, и если итоговые суммы сошлись — долг подтверждён. Расхождение сразу показывает, где потерялся или задвоился документ.

Контроль просроченной задолженности и сроков оплаты

Увидеть долг мало — нужно понимать, какой из них уже просрочен. Для этого в договоре должен быть заполнен срок оплаты.

Проверьте в карточке договора (Справочники → Договоры, или прямо из документа) поля расчётов: по умолчанию 1С считает срок от даты реализации или по условию договора. Если срок не задан, отчёты не смогут отделить текущий долг от просроченного.

Инструменты для контроля просрочки:

• Расчёты с покупателями по срокам долга — отчёт раскладывает дебиторку по интервалам (до 30 дней, 30–60 и т.д.). Ищите его в разделе Руководителю или Продажи в группе отчётов по расчётам.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с отбором по дате — косвенный способ: видно, сколько сальдо не закрылось за выбранный период.

Для крупных или спорных сумм раз в квартал запускайте акт сверки — это самый надёжный способ поймать расхождение до того, как оно превратится в спор.

По сомнительным долгам, которые висят дольше срока оплаты и ничем не обеспечены, в бухгалтерском учёте формируют резерв. В 1С он создаётся при закрытии месяца, если в учётной политике включена соответствующая настройка; тогда сомнительная дебиторка переносится в кредит счёта 63, а в отчётности долг отражается за вычетом резерва. Это не стирает долг со счёта 62 — он остаётся, пока не будет погашен или списан, — но даёт более честную картину активов.

Частые ошибки при анализе долгов

Чаще всего неверная сумма задолженности — это не ошибка программы, а особенность настройки отчёта или учёта.

• 🔸 Смотрят свёрнутое сальдо. Долг и аванс по одному контрагенту схлопываются, и переплата маскирует реальный долг. Стройте ОСВ без флажка Свёрнутое сальдо.
• 🔸 Не разворачивают по договорам. Если расчёты по договору ведутся раздельно, общая сумма по контрагенту скрывает, что по одному договору долг, а по другому — аванс.
• 🔸 Путают счета 62.01 и 62.02. Полученный аванс висит на 62.02 в кредите и не уменьшает долг на 62.01 автоматически — зачёт делает документ или закрытие месяца .
• 🔸 Берут неверный период. ОСВ показывает сальдо на конец выбранного периода. Если дата меньше, чем дата последней оплаты, долг будет выглядеть больше реального.
• 🔸 Не проводят документы. Непроведённые реализации и поступления в остаток не попадают. Перед анализом проверьте, что все документы периода проведены.

Частые вопросы