Где в 1С лежат заказы клиентов и как быстро найти нужный

Заказы клиентов в 1С:Управление торговлей 11 открываются из раздела Продажи → Заказы клиентов. В списке сразу видно номер, дату, клиента, сумму, статус и текущее состояние каждого заказа, а сверху стоят быстрые отборы по менеджеру, статусу и периоду. Чтобы раскрыть конкретный заказ, дважды щёлкните по строке — откроется карточка документа со всеми товарами и условиями.

Типичная ситуация: менеджер спрашивает, отгрузили ли его заказ, а руководитель хочет список заказов, которые висят без оплаты вторую неделю. Оба ответа — в одном журнале, вопрос только в том, какой отбор включить и в какую колонку посмотреть.

Ниже — где лежит журнал заказов, как искать нужный документ фильтрами, как по состоянию понять, чем заказ обеспечен и что по нему уже отгружено, как открыть связанные реализации и оплаты, как смотреть заказы с телефона и из дома и почему иногда заказ в списке не находится.

Где в 1С лежат заказы клиентов

Основной журнал — Продажи → Заказы клиентов. Это список всех заказов базы с колонками: номер, дата, клиент, сумма, статус и текущее состояние.

Если пункта Заказы клиентов в разделе Продажи нет, значит функция выключена. Включается она в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Оптовые продажи, флаг Заказы клиентов. Там же выбирается, как заказ используется:

• 📄 как счёт на оплату — печатная форма без контроля состояний;
• 📦 как счёт и для резерва — заказ резервирует товар на складе;
• 🚚 со статусами — полный цикл с согласованием и отгрузкой по частям.

От этой настройки зависит, какие статусы и состояния вы увидите в списке. Поэтому прежде чем искать «куда делись статусы», посмотрите, какой режим включён.

В 1С:Рознице заказы покупателей ведутся, когда включён соответствующий функционал, и доступны из раздела продаж; набор полей там беднее, чем в УТ, а логика отбора — та же. Если вы работаете в Рознице и не находите журнал, проверьте, включены ли заказы в настройках продаж конфигурации.

Быстрый поиск и фильтры в списке заказов

Над списком заказов стоит панель быстрых отборов. Ей закрывается 90% запросов «покажи мне заказы, которые…».

Доступные отборы:

1. Период — задайте интервал дат, чтобы не грузить всю историю.
2. Статус — например, только К выполнению, чтобы убрать закрытые.
3. Менеджер — заказы конкретного сотрудника.
4. Клиент / партнёр — все заказы одного покупателя.

Чтобы найти заказ по номеру или по названию клиента, начните печатать прямо в списке — сработает строка поиска по видимым колонкам. Для поиска по точному номеру удобно сначала сузить период.

Когда стандартных отборов мало, откройте меню Еще в командной панели списка — там собраны расширенная настройка отбора и сортировки. Через него можно отобрать заказы, например, по складу, по валюте или по признаку «отгрузка просрочена», а затем сохранить комбинацию отборов как вариант списка, чтобы каждый раз не настраивать заново.

Как понять, чем обеспечен заказ и что отгружено

Колонка Текущее состояние в списке — это вычисляемое поле: 1С сама смотрит оплаты, резервы и отгрузки по заказу и показывает, на каком он этапе. Благодаря этому не нужно открывать каждый документ, чтобы понять, ждёт заказ аванса, готов к отгрузке или уже закрыт.

Статусы заказа, если включён режим «со статусами»:

Статус задаёт сотрудник вручную, а текущее состояние 1С рассчитывает автоматически. Их не надо путать: заказ может быть в статусе К выполнению, но в состоянии «ожидается аванс» — то есть в работе, но отгружать его пока нельзя.

Чтобы разобрать обеспечение по всем заказам сразу, используйте отчёт Состояние обеспечения заказов (в разделе Продажи или Склад и доставка, в группе отчётов). Он показывает по каждой строке заказа: сколько нужно, сколько в наличии, сколько в резерве и сколько под заказ поставщику . Именно отсюда видно, какие заказы «висят» из-за нехватки товара.

Запускают закупку и резервирование под заказы не из самого заказа, а из рабочего места Склад и доставка → Обеспечение потребностей. Там потребности собираются списком, и по каждой строке видно действие: зарезервировать из остатков, оформить заказ поставщику или перемещение. Для просмотра заказов это полезно тем, что одно окно отвечает на вопрос «почему заказ до сих пор не отгружен» — не хватает товара или его просто не запустили в обеспечение.

Связанные документы и история заказа

Из карточки заказа видно не только, что заказали, но и что по нему уже сделали. Откройте заказ и в командной панели выберите Еще → Связанные документы (в части релизов команда называется близко по смыслу — ищите пункт про связанные или подчинённые документы). Откроется дерево: счета на оплату, поступления оплаты, реализации, корректировки — всё, что порождено этим заказом.

Это удобно, когда нужно быстро ответить:

• оплатил клиент или нет — смотрим документы оплаты;
• отгрузили полностью или частично — смотрим реализации;
• был ли возврат — смотрим возвраты в том же дереве.

Дерево связанных документов читается сверху вниз: заказ наверху, под ним — порождённые им документы, а под реализацией могут быть свои счета-фактуры и расходные ордера. Двойной щелчок по любой строке открывает сам документ, так что из одного заказа можно за пару кликов дойти до конкретной накладной или платёжки, не возвращаясь в журналы.

Если заказ правили несколько человек, историю изменений покажет версионирование объектов — но только если оно включено в НСИ и администрирование → Общие настройки → История изменений. Когда версионирование работает, из карточки заказа доступна команда просмотра истории: кто и когда менял реквизиты и строки.

Как смотреть заказы удалённо и с телефона

Отдельного мобильного приложения «Заказы» для типовой УТ 11 нет. Удалённый доступ к заказам организуют одним из трёх способов, и во всех вы видите тот же журнал Продажи → Заказы клиентов, что и на рабочем компьютере.

1. Веб-клиент. База публикуется на веб-сервере (Apache или IIS), после чего в неё заходят через браузер по ссылке вида https://сервер/имя_базы. Браузер на телефоне тоже открывает этот адрес — интерфейс подстраивается под экран, заказы доступны для просмотра и правки.
2. Тонкий клиент через интернет . На ноутбуке ставится платформа 1С, а в настройках базы указывается веб-адрес публикации. Это быстрее браузера и удобно для постоянной работы вне офиса.
3. Облачная версия (1С:Fresh). Если база арендуется в сервисе 1cfresh.com, заказы открываются через браузер с любого устройства без своего сервера — публикацию настраивать не нужно.

Для просмотра заказов «на бегу» достаточно веб-клиента в мобильном браузере: отборы, поиск и карточка заказа там работают так же, как на десктопе, только часть колонок скрывается под кнопку из-за узкого экрана.

Почему заказа нет в списке или он не находится

Чаще всего «пропавший» заказ никуда не делся — его прячет отбор или область видимости. Разберём по симптомам.

Если заказ не виден вообще ни под каким отбором и прав хватает — проверьте, в той ли вы информационной базе и в той ли организации. В многофирменной базе отбор по организации нередко оставляют включённым и забывают.

Отчёты, которыми удобно смотреть заказы пачкой

Когда нужен не один заказ, а срез по всем, журнал неудобен — лучше взять отчёт из Продажи → Отчеты по продажам (или из раздела Отчеты).

• 📊 Выполнение заказов клиентов — план и факт по каждому заказу: заказано, отгружено, оплачено, остаток.
• 📦 Состояние обеспечения заказов — чего и сколько не хватает, чтобы отгрузить.
• 💰 Ведомость расчётов с клиентами — долги и переплаты в разрезе заказов и договоров.

Отчёт можно сохранить с нужными отборами и группировками как свой вариант и открывать одним кликом. Для регулярного контроля это быстрее, чем каждый раз вручную фильтровать журнал.

Частые вопросы