Где в 1С увидеть начисленную зарплату: отчёты и листки

Начисленную зарплату в 1С смотрят не в карточке сотрудника, а в отчётах по зарплате: раздел Зарплата → Отчёты по зарплате в 1С:ЗУП 3.1 и Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате в 1С:Бухгалтерии 3.0. Там лежат расчётный листок, свод начислений и удержаний, анализ зарплаты по сотрудникам и задолженность.

Частая ошибка — искать сумму к выплате в справочнике «Сотрудники». В карточке хранятся плановые начисления (оклад, надбавки), а не фактический расчёт за месяц. Фактические суммы появляются только после проведения документа начисления и видны через отчёты.

Ниже — как открыть каждый отчёт, чем они отличаются и какой выбрать под конкретную задачу: посмотреть выплату одному человеку, свести данные по всему отделу или выгрузить таблицу в Excel.

Где в программе лежат суммы зарплаты

Фактическая зарплата за месяц формируется документом. В 1С:ЗУП это Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата), в 1С:Бухгалтерии — Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры). Пока документ не проведён, сумм в отчётах не будет.

Открыв сам документ, вы увидите табличную часть со строками по каждому сотруднику: вид начисления, отработанное время, сумма. Это удобно для быстрой проверки одного месяца, но для анализа за период и печати лучше брать отчёты.

Сам справочник сотрудников тоже пригодится, но для другого — по кнопке Выплаты, учёт затрат в карточке видно, как сотруднику начисляется оклад и какие плановые надбавки у него настроены. Фактической суммы за конкретный месяц там не будет: карточка хранит условия расчёта, а не результат.

Пути к блоку отчётов зависят от конфигурации. Они стабильны, поэтому держите под рукой:

В конфигурациях без модуля зарплаты (базовая 1С:Управление торговлей, 1С:Розница) блока «Отчёты по зарплате» нет — начисление там не ведётся.

Расчётный листок: что получил один сотрудник

Расчётный листок — это детальная расшифровка по одному человеку за месяц: что начислено, что удержано, сколько выплачено и остаток долга. Именно его по закону выдают работнику при выплате зарплаты.

Как открыть:

1. Зайдите в Отчёты по зарплате.
2. Выберите Расчётный листок.
3. Укажите месяц и организацию.
4. В поле отбора выберите сотрудника (или оставьте пустым — тогда листки сформируются по всем).
5. Нажмите Сформировать.

В листке видны блоки: «Начислено» (оклад, премии, отпускные, больничный), «Удержано» (НДФЛ, алименты, профвзносы), «Выплачено» и строка «Долг за предприятием / за работником» на начало и конец месяца.

Чтобы разослать листки сотрудникам, не распечатывая, в 1С:ЗУП используют сервис 1С:Кабинет сотрудника или отправку по электронной почте прямо из формы отчёта — кнопка отправки в командной панели.

Свод начислений и удержаний за период

Когда нужна не детализация по человеку, а общие суммы по организации — сколько всего начислено, удержано и к выплате, — берут отчёт Свод начислений и удержаний. Это основа для проверки фонда оплаты труда и сверки с бухгалтерией.

Отчёт показывает:

• 📊 итоги по каждому виду начисления (оклад, отпуск, премия) с суммой и количеством;
• 📉 итоги по удержаниям (НДФЛ, исполнительные листы);
• 💰 общий итог «Начислено — Удержано = К выплате».

В настройках (кнопка Настройки или Еще → Настроить) период можно задать не только за месяц, но и за квартал или год, а группировку — по подразделениям. Так сразу видно распределение ФОТ по отделам.

Отдельно обратите внимание на удержанный НДФЛ: в своде он идёт строкой в блоке удержаний. Страховые взносы в этот отчёт не попадают — они не удерживаются из зарплаты, а начисляются сверху за счёт работодателя. Для взносов есть свои отчёты (Анализ взносов в фонды в 1С:ЗУП), и их не стоит путать с удержаниями из дохода сотрудника.

Для сверки с расчётным счётом и кассой пригодится отчёт Задолженность по зарплате — о нём ниже в разделе про долги и переплаты.

Анализ зарплаты по сотрудникам и расчётные ведомости

Чтобы увидеть всех сотрудников в одной таблице — строка на человека, суммы начислено/удержано/выплачено — используют два отчёта.

Анализ зарплаты по сотрудникам. Сводная таблица: по строкам сотрудники, по колонкам — начислено, НДФЛ, прочие удержания, к выплате. Есть вариант «в целом за период» (итог за квартал/год) и «помесячно». Удобно для руководителя, который хочет быстро окинуть взглядом весь отдел.

Расчётная ведомость (форма Т-51). Табличная форма со всеми видами начислений и удержаний по графам. Нужна там, где по внутреннему регламенту требуется именно унифицированная ведомость.

Оба отчёта лежат в том же разделе Отчёты по зарплате. Порядок открытия одинаковый: выбрать отчёт → задать период и организацию → Сформировать.

Разница в применении простая. Анализ зарплаты по сотрудникам — для руководителя: он читается как сводка «кто сколько получил» и легко настраивается под нужные колонки. Расчётная ведомость Т-51 — документ для внутреннего учёта с фиксированной структурой граф, её не перенастраивают под себя, а используют в привычном виде. Если нужна и аналитика, и печатная форма, формируют оба.

Чтобы было проще выбрать нужный отчёт под задачу, сверьтесь с деревом ниже.

Универсальный отчёт: свой разрез данных

Типовые отчёты закрывают 90% задач, но иногда нужен нестандартный срез — например, суммы по конкретному виду начисления в разбивке по месяцам и сотрудникам. Для этого есть Универсальный отчёт.

Открыть его можно через Главное → Сервис или команду Все функции → Стандартные → Универсальный отчёт (режим «Все функции» включается в настройках программы). В 1С:Бухгалтерии он также доступен из раздела Отчёты.

Порядок работы:

1. В шапке выберите тип источника данных — регистр накопления.
2. Укажите регистр, хранящий взаиморасчёты с сотрудниками (в списке он называется по смыслу — «зарплата к выплате» / «взаиморасчёты»).
3. Задайте период.
4. Через Настройки добавьте нужные поля в строки и колонки, отборы и группировки.
5. Нажмите Сформировать.

Настроенный вариант универсального отчёта можно сохранить (Еще → Сохранить вариант отчёта), чтобы не собирать его заново каждый месяц.

Контроль долгов и переплат по зарплате

Долг предприятия перед сотрудником и переплата — это одна и та же величина с разным знаком. Смотрят её отчётом Задолженность по зарплате: он показывает остаток на выбранную дату по каждому человеку.

Что важно читать правильно:

• 🔴 Долг за предприятием — зарплата начислена, но ещё не выплачена. Это норма в середине месяца и повод для тревоги, если тянется после срока выплаты.
• 🟢 Долг за работником (переплата) — выплачено больше начисленного. Бывает после отзыва из отпуска, аванса за невыполненную работу, ошибки в расчёте.

Если переплата возникла из-за счётной ошибки или неотработанного аванса, её удерживают из будущих выплат с ограничениями по ст. 137–138 ТК РФ. Отчёт по задолженности как раз помогает такие суммы вовремя заметить.

Для сверки «начислено минус выплачено» за период берут связку: Свод начислений и удержаний (сколько должно быть выплачено) и ведомости на выплату (сколько реально ушло через банк и кассу).

Сколько фактически выплачено: ведомости на выплату

Начислено и выплачено — разные величины. Отчёты из разделов выше показывают расчёт, а факт выплаты фиксируют отдельные документы — ведомости. В 1С:ЗУП они лежат в разделе Выплаты, в 1С:Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Ведомости в банк / в кассу.

Ведомости бывают нескольких видов — по способу выплаты:

• 🏦 Ведомость в банк — зарплата на карты по зарплатному проекту;
• 💵 Ведомость в кассу — выплата наличными из кассы;
• 💳 Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников без зарплатного проекта.

Открыв журнал ведомостей за месяц, вы увидите суммы по каждому документу и статус — оплачена ведомость или ещё нет. Сумма проведённых ведомостей за период должна совпадать со строкой «Выплачено» в расчётных листках.

Разрыв между начисленным и выплаченным — это и есть задолженность, которую отслеживают отчётом из предыдущего раздела. Так три источника — начисление, ведомости и задолженность — сходятся в единую картину.

Выгрузка зарплаты в Excel и передача данных

Любой отчёт по зарплате выгружается в Excel без дополнительных настроек. Сформируйте отчёт, затем:

• нажмите кнопку сохранения в командной панели отчёта (значок с дискетой) или Еще → Сохранить;
• выберите формат — Лист Excel (.xlsx), Документ PDF или табличный документ .mxl для открытия в самой 1С.

Для передачи сумм в бухгалтерию при раздельном учёте (зарплата в 1С:ЗУП, учёт в 1С:Бухгалтерии) выгрузку в Excel вручную не делают — работает синхронизация. Данные переносятся документом Отражение зарплаты в бухучёте: в ЗУП он формирует проводки, которые загружаются в бухгалтерскую базу через настроенный обмен.

Персональные данные о зарплате — закрытая информация. Выгружая файл, помните про ограничения на распространение: такие таблицы не пересылают через открытые каналы без необходимости.

Частые вопросы