Где в УТ, ERP и КА найти заявки и понять, что с ними происходит
Содержание
Заявки в 1С смотрят в списке документа нужного вида: заявки на оплату — в разделе Казначейство, заказы покупателей — в Продажи → Заказы клиентов, закупочные — в Закупки → Заказы поставщикам. Отборы по статусу, контрагенту и дате настраиваются прямо над списком, а сводку дают отчёты и команда «Вывести список
».
Частое заблуждение — искать «Заявки» как отдельный пункт меню. В 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация 2 слово «заявка» в интерфейсе встречается в двух-трёх документах. Остальное, что в компании называют заявками, в программе живёт под именем «заказ» или «распоряжение». Поэтому первый шаг — понять, какой документ у вас скрывается за словом «заявка».
Какой документ в программе называется заявкой
Пути ниже даны для интерфейса «Такси» в УТ 11, КА 2 и ERP 2: разделы верхнего уровня в этих конфигурациях совпадают. В 1С:Бухгалтерии таких документов нет — там заявки на оплату и заказы не ведутся.
| Что у вас называют заявкой | Документ в 1С | Где открыть список |
|---|---|---|
| 💸 Заявка на оплату поставщику, подотчёт, налоги | Заявка на расходование денежных средств | Казначейство → Заявки на расходование ДС |
| 🛒 Заявка покупателя на товар | Заказ клиента | Продажи → Заказы клиентов |
| 📦 Заявка поставщику на закупку | Заказ поставщику | Закупки → Заказы поставщикам |
| ↩️ Заявка клиента на возврат | Заявка на возврат товаров от клиента | Продажи, группа документов по возвратам |
| 🏬 Заявка подразделения на перемещение или выдачу со склада | Внутренний заказ / заказ на перемещение | Склад и доставка |
Если не уверены, какой это документ, откройте любую заявку из присланной ссылки или задачи. В заголовке формы будет точное имя документа, а раздел подскажет панель навигации слева.
Самый быстрый путь, когда раздел неизвестен, — поле поиска в верхней части окна программы. Введите «заявк» или «заказ», и 1С покажет все команды, где встречается это слово, вместе с разделом.
Заявки на расходование денежных средств
Это главный кандидат, когда речь о «заявках» в финансовой службе. Документ планирует платёж: кто просит, кому, сколько, с какого счёта или кассы и к какой дате. По согласованной заявке казначей создаёт списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер .
Список открывается командой Казначейство → Заявки на расходование ДС. Если команды в разделе нет, значит, заявки на расходование не включены в настройках программы или у вас нет прав. Об этом подробнее — в разделе про проблемы.
Заказы клиентов и поставщикам
Менеджеры по продажам чаще всего называют заявками именно заказы клиентов. В списке Продажи → Заказы клиентов видно номер, дату, клиента, сумму, статус и ответственного. Закупщики работают с зеркальным списком Закупки → Заказы поставщикам.
Как найти нужную заявку: отборы и поиск в списке
Список документов в 1С по умолчанию показывает всё за всё время. Когда заявок тысячи, без отборов работать невозможно. Инструментов четыре, и они дополняют друг друга.
Быстрые отборы над списком
В УТ, КА и ERP над списками заказов и заявок есть поля быстрого отбора: обычно это контрагент, статус, ответственный, организация. Выберите значение — список сразу сократится. Чтобы снять отбор, очистите поле крестиком.
Строка поиска
- Встаньте в список и нажмите
Ctrl+F— курсор перейдёт в поле поиска. - Введите номер, часть названия контрагента или сумму.
- 1С ищет по всем видимым колонкам, поэтому номер «000123» найдётся, даже если вы ввели «123».
Для поиска по одной конкретной колонке удобнее расширенный поиск: Alt+F. В нём выбираете поле, тип совпадения («по началу строки», «по части строки», «точное совпадение») и значение.
Произвольный отбор
Когда быстрых полей мало, откройте Ещё → Изменить форму или настройку списка через меню Ещё. На вкладке «Отбор» добавьте любое поле документа: например, «Дата платежа меньше или равно концу недели» и «Статус равно Согласована». Так за минуту получается список «что платим на этой неделе».
Период
В меню Ещё есть команда «Установить период
». Она ограничивает список датами документов и сильно ускоряет открытие формы на больших базах.
Отборы и период запоминаются. Если вчера вы искали заявки одного поставщика, сегодня список откроется с тем же отбором, и покажется, что остальные заявки «пропали». Первым делом смотрите, не подсвечены ли поля отбора.
Статусы заявок: что означает каждый
Статус — главное, ради чего заявки обычно и открывают. Он показывает, на каком шаге находится документ и кто его держит. Набор статусов зависит от того, включено ли в программе согласование.
Статусы заявки на расходование ДС
| Статус | Что значит | Кто действует дальше |
|---|---|---|
| Не согласована | Заявка создана, решения пока нет | Согласующий (руководитель, финансист) |
| Согласована | Расход одобрен | Казначей: ставит к оплате |
| Отклонена | В оплате отказано | Инициатор: исправляет или закрывает |
| К оплате | Включена в план платежей | Казначей: создаёт платёжный документ |
| Оплачена | По заявке прошёл платёж | Никто, заявка закрыта |
Если согласование в программе не используется, заявка создаётся сразу в рабочем статусе и путь короче.
Статусы заказа клиента
В УТ 11 у заказа клиента обычно встречаются статусы «Не согласован», «К обеспечению», «К выполнению» и «Закрыт». «К обеспечению» означает, что товар под заказ ещё собирается — резервируется или заказывается у поставщика. «К выполнению» — заказ можно отгружать. «Закрыт» ставят вручную или при полном выполнении, после этого заказ уже не участвует в планировании.
Статус и состояние — не одно и то же
Статус ставит человек. А в списке заказов клиентов рядом часто есть колонка состояния, которую программа считает сама: ждёт ли заказ предоплату, готов ли он к отгрузке, отгружен ли полностью. Если менеджер поставил «К выполнению», а состояние говорит, что не хватает товара, верьте состоянию: отгрузить всё равно не получится.
Отчёты: как посмотреть заявки сводно
Список хорош, чтобы найти один документ. Чтобы ответить на вопрос «сколько заявок на какую сумму висит без согласования», нужен отчёт.
Платёжный календарь
Для заявок на расходование ДС основной отчёт — «Платёжный календарь» в разделе Казначейство, в группе отчётов. Он раскладывает запланированные поступления и выплаты по датам и показывает, хватит ли денег на счетах. Неоплаченные заявки попадают туда как планируемые платежи.
Отчёты по заказам
В разделах Продажи и Закупки есть группы отчётов по заказам. В них видно, что заказано, что уже отгружено или получено и что осталось. Откройте раздел, нажмите «Отчёты по продажам» или аналогичную команду и введите в поиске формы слово «заказ» — отобразятся все доступные отчёты.
Вывести список
Самый универсальный приём, который работает в любом списке:
- Настройте отбор в списке заявок, как нужно.
- Нажмите
Ещё → Вывести список. - Отметьте нужные колонки и выберите вывод в табличный документ.
- Получится таблица, которую можно сохранить в Excel через «Сохранить как».
Для руководителя, который хочет раз в неделю видеть «что висит», этого обычно хватает без отдельного отчёта.
Итоги по колонке «Сумма» прямо в списке: выделите несколько строк с зажатым Ctrl или Shift — сумма выделенного покажется в правом верхнем углу формы, рядом с полем поиска (в табличном документе — в нижней части окна).
Связанные документы
Из заявки или заказа можно перейти ко всему, что по ней создано. Кнопка «Структура подчинённости» (в меню Ещё или на панели формы) показывает цепочку: заказ → реализация → оплата или заявка → списание с расчётного счёта. Так быстро отвечают на вопрос «оплатили ли эту заявку».
Рабочее место под себя: чтобы заявки были под рукой
Если вы открываете заявки каждый день, тратить время на путь по разделам незачем.
Избранное
Откройте список заявок и нажмите звёздочку в заголовке формы. Список появится в разделе «Избранное» (звёздочка в верхней части окна), и открываться будет в один клик. Так же можно добавить отдельную заявку, которую вы отслеживаете.
Начальная страница
Список заявок можно поставить на начальную страницу, чтобы он открывался при запуске программы. Настройка — через меню программы (кнопка с полосками в заголовке окна): Вид → Настройка начальной страницы. Перенесите туда нужную форму из списка доступных.
Сохранение настроек списка
Отбор «мои несогласованные заявки» не нужно собирать каждый раз. В меню Ещё у списка есть команды сохранения и восстановления настроек. Сохраните несколько вариантов под разными именами: «На согласовании», «К оплате на неделю», «Отклонённые за месяц». Переключение между ними — пара кликов.
Колонки
Через Ещё → Изменить форму уберите лишние колонки и добавьте нужные: дату платежа, комментарий, ответственного. Ширину и порядок колонок можно менять перетаскиванием мышью, 1С запоминает это для вашего пользователя.
Заявок не видно: частые причины и что делать
Пожалуй, самый частый вопрос: «Коллега видит заявку, а я нет». Разбирайте по порядку — от простого к сложному.
Ещё два подвоха
- 🔍 Поиск по номеру не находит. Номера в 1С часто с префиксом организации или нулями. Ищите по последним цифрам или через расширенный поиск «по части строки».
- 🗂️ Заявка есть, но не в том списке. Например, ищете заявку на оплату поставщику в списке «Списания безналичных ДС». Там лежат уже оплаченные документы, а не запросы на оплату.
Не помечайте на удаление и не распроводите чужие заявки, чтобы «освободить список». Если по заявке уже создан платёж или отгрузка, связь собьётся, и казначей потеряет след документа. Для своего удобства пользуйтесь отборами.