Где найти нужную заявку в 1С и почему её нет в списке

Чтобы посмотреть заявку в 1С, откройте список Казначейство → Заявки на расходование ДС и наберите в строке поиска номер, контрагента или сумму. Это путь для 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексной автоматизации 2 и 1С:ERP. Если заявки в списке нет, причина почти всегда в одном из трёх: стоит отбор, у вас нет прав на эту организацию или заявку пометили на удаление.

В типовых конфигурациях на платформе 8.3 «заявкой» обычно называют именно заявку на расходование денежных средств: через неё согласуют оплату поставщику, выдачу под отчёт, перевод между счетами. В доработанных базах встречаются свои заявки (на ремонт, на закупку, на пропуск). Приёмы поиска ниже работают для любого списка документов в интерфейсе «Такси», меняется только место списка в меню.

Где открыть список заявок в 1С

Список заявок живёт в разделе казначейства. Если раздела или пункта нет, функция выключена в настройках.

Если пункта меню нет

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов и перейдите в раздел настроек казначейства (в УТ 11 он называется «Казначейство и взаиморасчёты»).
2. Найдите на форме флажок, который включает заявки на расходование денежных средств, и установите его.
3. Перезайдите в программу — пункт появится в разделе.

Включать опцию может только пользователь с полными правами. Обычному сотруднику достаточно написать администратору базы.

Быстрые способы вернуться к заявке

• ⭐ Избранное. В открытой заявке нажмите звёздочку в заголовке формы. Она попадёт в избранное, и её можно открыть в один клик.
• 🕘 История. Панель истории в «Такси» хранит недавно открытые документы. Удобно, если вы смотрели заявку вчера и закрыли её.
• 🔗 Ссылка. В форме заявки есть команда получения навигационной ссылки (значок цепочки в заголовке). Ссылку можно отправить коллеге. Он откроет её через главное меню: Перейти по ссылке.

Поиск заявки по номеру, дате, сумме и контрагенту

Самый частый случай: вы знаете номер, сумму или получателя. Список заявок позволяет найти документ по любому из этих признаков.

Строка поиска в списке

Над таблицей есть поле поиска. Введите в него фрагмент номера, ИНН, часть наименования контрагента или сумму. 1С ищет по всем видимым колонкам сразу.

Пример: заявка на 48 500 рублей поставщику «Север-Трейд». Наберите 48 500 или Север. Если найдётся десяток документов, добавьте отбор по дате.

Расширенный поиск

Когда строка поиска даёт слишком много совпадений, используйте поиск по конкретной колонке:

1. Встаньте курсором в колонку, по которой ищете (например, «Номер»).
2. Откройте Ещё → Расширенный поиск или нажмите Alt+F.
3. Выберите способ сравнения: по началу строки, по любой части, точное совпадение.
4. Введите значение и нажмите «Найти».

Номер заявки обычно содержит префикс организации и ведущие нули, например ТД00-000123. Ищите по «любой части» и вводите только значащие цифры: 123.

Период списка

Список показывает документы за выбранный период. Если вы ищете заявку прошлого года, а период стоит «Текущий месяц», её не будет видно.

• 📅 Нажмите Ещё → Установить период и задайте нужный интервал.
• 📅 Или очистите период, чтобы видеть все заявки за всё время.

Отбор по реквизитам

Через Ещё → Настроить список на закладке «Отбор» можно задать любые условия: организация, получатель, сумма больше 100 000, ответственный, статья движения денежных средств. Условия складываются по «И». Настройку списка можно сохранить и потом загрузить одной командой.

Заявки по статусу: на согласовании, к оплате, отклонённые

У заявки на расходование ДС есть статус. Он показывает, на каком шаге находится документ.

Набор статусов зависит от того, включено ли согласование. Если согласование выключено, заявки сразу создаются в рабочем статусе без шага одобрения.

Как отобрать заявки одного статуса

1. Откройте список заявок.
2. Найдите на форме быстрый отбор по статусу (поле над таблицей). Если его нет — Ещё → Настроить список → Отбор, поле «Статус».
3. Выберите статус. Для нескольких статусов используйте вид сравнения «В списке».

Пример: казначей каждое утро смотрит только «К оплате» по своей организации. Достаточно один раз настроить отбор и сохранить его.

Если заявка «зависла» на согласовании

При включённом согласовании решение принимает конкретный пользователь. Откройте заявку и посмотрите, кто ответственный и есть ли комментарий согласующего. В КА и ERP согласование часто идёт через задачи: тогда ищите задачу в списке задач согласующего, а не саму заявку.

Отчёты и аналитика по заявкам

Список — это не только поиск. Из него можно собрать простую аналитику без программиста.

Группировка и итоги в списке

В Ещё → Настроить список на закладке «Группировка» добавьте поле, например «Получатель» или «Статус». Список свернётся в группы, и вы увидите, сколько заявок у каждого контрагента. Колонку «Сумма» можно оставить для сравнения.

Выгрузка списка в таблицу

Команда Ещё → Вывести список выводит текущий список с отборами в табличный документ. Дальше:

1. Проверьте, что выбраны нужные колонки.
2. Нажмите «ОК» — откроется таблица.
3. Сохраните её в Excel через меню сохранения табличного документа или посчитайте сумму выделенных ячеек прямо в 1С.

Это самый быстрый способ ответить руководителю «сколько у нас заявок к оплате на этой неделе».

Связь заявки с оплатой

Чтобы понять, оплачена ли заявка и каким документом, откройте её и выберите Ещё → Структура подчинённости. Откроется дерево связанных документов: платёжные поручения, списания безналичных денежных средств, расходные кассовые ордера, созданные на основании заявки.

• ✅ Есть проведённое списание — деньги ушли.
• ⏳ Есть только непроведённое поручение — платёж подготовлен, но не отражён.
• ❌ Связанных документов нет — заявку ещё не оплачивали.

Платёжный календарь

Если в базе ведётся планирование платежей, заявки к оплате видны в платёжном календаре раздела казначейства. Там они распределены по датам, и легко проверить, хватает ли денег на счёте в день платежа.

Что делать, если заявка не находится

Сначала исключите простые причины, потом переходите к правам и удалению. Нажмите на свой случай.

Как найти, кто изменил заявку

Если в базе включена история изменений объектов, в заявке можно открыть её версии. Включает её администратор: НСИ и администрирование → Общие настройки, блок про историю изменений. Там видно, кто и когда менял сумму, получателя или статус. Если история не велась, остаётся журнал регистрации: НСИ и администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по данным документа.

Права на просмотр заявок

В УТ 11, КА 2 и ERP права раздают через группы доступа. Каждая группа получает профиль, а профиль задаёт набор ролей.

Как дать сотруднику доступ к заявкам

1. Откройте НСИ и администрирование → Пользователи и права → Пользователи.
2. Откройте карточку сотрудника и перейдите к его правам доступа.
3. Включите его в группу доступа, профиль которой содержит роли для работы с казначейством.
4. Проверьте ограничения группы: какие организации ей доступны.

После изменения прав сотрудник должен перезапустить 1С.

Ограничения на уровне записей

Кроме ролей, в типовых конфигурациях есть ограничения на уровне записей. Сотрудник с правом на заявки увидит только заявки тех организаций, которые разрешены в его группе доступа. Поэтому «права есть, а заявок нет» — обычная ситуация для холдинга с несколькими юрлицами.

Как ускорить работу с заявками

Тот, кто открывает список заявок по двадцать раз в день, теряет время на одни и те же отборы. Вот что убирает рутину.

Сохранённые настройки списка

Настройте список один раз: отбор по статусу и организации, нужные колонки, сортировку по дате платежа. Затем Ещё → Сохранить настройки и дайте имя, например «К оплате, ООО Север». Переключаться между вариантами можно через Ещё → Восстановить настройки.

Начальная страница

Список заявок можно вывести на начальную страницу: Вид в главном меню, затем настройка начальной страницы. Добавьте нужную форму в колонку. Тогда казначей видит очередь заявок сразу после входа.

Создание заявки копированием

Если вы регулярно платите одному поставщику похожие суммы, не заполняйте заявку заново. Выделите прошлую заявку и нажмите F9 — 1С создаст копию. Поменяйте дату и сумму.

Рассылка отчётов

Если руководителю нужна сводка заявок каждое утро, настройте рассылку отчёта по почте. Механизм рассылок есть в типовых конфигурациях на БСП: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Отчёт уйдёт по расписанию без участия бухгалтера.

Ошибки, из-за которых заявки теряются

• 🔁 Одна и та же заявка заведена дважды. Сотрудник не нашёл её из-за отбора и создал новую. Итог — риск двойной оплаты. Перед созданием сбрасывайте отборы и ищите по сумме и получателю.
• 🗑 Пометка на удаление вместо отклонения. Если расход не нужен, переведите заявку в статус «Отклонена». Пометка на удаление убирает её из рабочего процесса, и история решения теряется.
• 🏢 Не та организация. В холдинге заявку создают от одного юрлица, а ищут в другом. Колонку «Организация» лучше держать в списке видимой.
• 📆 Дата заявки и дата платежа путают. Отбор по периоду идёт по дате документа, а не по желаемой дате оплаты. Заявку, созданную в сентябре на октябрьский платёж, ищите в сентябре.

Частые вопросы