Где сотруднику и бухгалтеру увидеть начисленную зарплату в 1С

Начисленную зарплату в 1С показывает расчётный листок: в программе он лежит в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». Сотруднику без доступа к базе тот же листок виден в сервисе «1С:Кабинет сотрудника » через браузер или мобильное приложение. Бухгалтеру для свода по всем людям удобнее универсальные отчёты и ведомости на выплату.

Способ зависит от того, кто смотрит. Рядовому работнику нужен только свой листок — его проще получить в кабинете или попросить у расчётчика. Бухгалтеру и кадровику нужны начисления, удержания и суммы к выдаче по десяткам сотрудников сразу, а это уже отчёты. Ниже — каждый способ с точными путями в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) 3.1 и «1С:Бухгалтерии» 3.0.

Расчётный листок прямо в программе

Это основной документ о зарплате. В нём по одному человеку за месяц собраны все начисления (оклад, премии, больничные, отпускные), удержания (НДФЛ, алименты, профвзносы) и сумма к выплате.

В «1С:ЗУП» 3.1:

1. Откройте раздел Зарплата в левом меню.
2. Выберите Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
3. В шапке отчёта задайте месяц и организацию.
4. В поле выбора сотрудника укажите нужного человека. Оставите пустым — сформируются листки по всем.
5. Нажмите Сформировать.

В «1С:Бухгалтерии» 3.0:

1. Раздел Зарплата и кадры.
2. В группе отчётов откройте Расчётные листки.
3. Задайте период и организацию, при необходимости — конкретного сотрудника.
4. Сформировать.

Листок можно распечатать, сохранить в PDF или Excel через кнопку сохранения в командной панели отчёта. Расчётчику этого хватает, чтобы ответить сотруднику на вопрос «из чего сложилась сумма».

Вид расчётного листка настраивается. По кнопке настроек отчёта можно показать или скрыть справочные данные: норму и отработанное время, оклад на начало месяца, задолженность на начало и конец периода. Если сотрудники жалуются, что «непонятно, откуда сумма», включите вывод отработанных дней и часов — вопросов становится меньше.

Сформировать листок можно сразу по подразделению: оставьте поле сотрудника пустым, но задайте отбор по подразделению в настройках. Тогда расчётчик за один прогон получает пачку листков на раздачу, а не формирует их по одному.

Личный кабинет сотрудника без доступа к базе

Давать рядовому работнику вход в рабочую базу 1С небезопасно и неудобно. Для этого есть отдельный сервис — «1С:Кабинет сотрудника». Он связан с вашей базой ЗУП, а работник заходит в него через сайт или приложение на телефоне.

Что видит сотрудник в кабинете:

• 📄 расчётные листки за каждый месяц;
• 🏖 остаток дней отпуска;
• 📝 справки 2-НДФЛ (о доходах) и справку о зарплате для пособий;
• 📬 заявления на отпуск и их статусы (если включён кадровый обмен).

Как это настраивается со стороны бухгалтерии:

1. Сервис подключается в настройках ЗУП (блок с сервисами «1С:Кабинет сотрудника»). Нужен действующий договор ИТС.
2. В карточке сотрудника должен быть заполнен корпоративный или личный e-mail.
3. Из программы рассылаются приглашения — сотрудник получает письмо со ссылкой и заводит пароль.
4. После подключения листки уходят в кабинет автоматически, вручную рассылать ничего не нужно.

Для работника порядок простой: открыть приложение или сайт кабинета, авторизоваться, перейти к листкам и выбрать месяц. Мобильное приложение присылает уведомление, когда появляется свежий листок, поэтому отдельно спрашивать бухгалтерию «начислили ли уже» не нужно — сотрудник видит это сам. Пароль от кабинета — личный, передавать его бухгалтеру или коллеге нельзя: это персональные данные.

Отчёты по зарплате для бухгалтера

Когда нужен не один листок, а картина по всему штату, расчётный листок неудобен. Здесь работают универсальные отчёты из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате.

Отчёт настраивается: по кнопке Настройки (или Показать настройки) можно добавить группировку по подразделениям, отбор по одному сотруднику, вывод НДФЛ отдельной колонкой. Готовую настройку сохраняют через Варианты отчёта, чтобы не собирать её каждый раз.

Что показывают ведомости на выплату

Начислено и «к выдаче» — не одно и то же. Сумма на руки видна в документах выплаты. В ЗУП это раздел Выплаты, в котором живут документы:

• Ведомость в банк — для перечисления на карты (зарплатный проект);
• Ведомость в кассу — для выдачи наличными;
• Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников;
• Ведомость через раздатчика — выдача через доверенное лицо.

Откройте нужную ведомость за месяц — в табличной части по каждому сотруднику стоит сумма к выплате. По ней же формируется платёжка или реестр в банк.

Чтобы увидеть выплаты за период в одном отчёте, а не перебирать документы, используйте отчёт по ведомостям или Анализ выплаты зарплаты (в той же группе отчётов по зарплате). Он сводит начисленное, выплаченное и остаток долга.

Разберём на цифрах, почему «на руки» меньше оклада. Пусть начислено за месяц 80 000 ₽. НДФЛ по ставке 13% — 10 400 ₽, значит к выплате всего 69 600 ₽. Если в середине месяца уже выдали аванс 32 000 ₽, то в ведомости за вторую половину месяца останется 69 600 − 32 000 = 37 600 ₽. Именно эту сумму увидит сотрудник на карте, хотя в графе «начислено» расчётного листка будет стоять 80 000 ₽. Разницу всегда объясняет блок удержаний и строка выплаченного аванса.

Зарплата за прошлые месяцы и история изменений

Расчётный листок формируется за любой закрытый месяц — достаточно поменять период в шапке отчёта. Если сумма за прошлый месяц пересчитывалась (доначисление, сторно, перерасчёт отпускных), это отразится отдельной строкой «Перерасчёт за предыдущий период» в листке текущего месяца.

Чтобы понять, когда и почему сумма изменилась, пригодится отчёт Начисления и удержания сотрудников с отбором по человеку за несколько месяцев. По нему видно, в каком месяце прошла корректировка. Для кадровых и окладных изменений история хранится в документах Кадровый перевод и Изменение оплаты труда.

Если нужно сравнить две-три выплаты подряд (например, почему в одном месяце пришло больше), сформируйте листки за каждый месяц и положите их рядом. Расхождение почти всегда даёт один из трёх факторов: разное число отработанных дней, разовая премия или больничный с перерасчётом. Эти строки в листке подписаны, так что искать причину в проводках не придётся.

Справки о зарплате, а не только листок

Иногда сотруднику нужен не листок, а официальная справка — для банка, визы или пособия. Их тоже готовят в 1С.

• Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ). В ЗУП она формируется в блоке налогов и взносов: раздел Налоги и взносы → документы и отчёты по НДФЛ. Справку выписывают за год или его часть, печатают и выдают работнику. В кабинете сотрудника она тоже доступна — человек скачивает её сам.
• Справка о заработной плате для расчёта пособий. Нужна при увольнении и переходе на новое место, чтобы новый работодатель верно посчитал больничный. Формируется из зарплатных отчётов организации.
• Справка в свободной форме (для банка, кредита). Печатается на бланке организации с суммами за нужный период. Данные для неё берут из тех же отчётов по зарплате за запрошенные месяцы.

Сумму дохода нарастающим итогом с начала года — её часто спрашивают для кредита — видно и в расчётном листке в справочном блоке, и в справке о доходах. Отдельно считать ничего не нужно.

Почему зарплата не видна: права и типичные сбои

Чаще всего проблема не в данных, а в правах доступа или в том, что расчёт ещё не выполнен.

Что проверить по порядку:

1. Документ начисления не проведён. Без проведённого «Начисления зарплаты и взносов» листок будет пустым. Откройте журнал начислений и убедитесь, что документ за месяц проведён (чёрный значок, не серый).
2. Выбран не тот месяц или организация. В многофирменной базе отчёт мог сформироваться по другой организации — проверьте шапку.
3. Нет прав на зарплату. У пользователя должна быть роль с доступом к зарплатным данным. Права настраиваются в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Без них разделы зарплаты просто не видны.
4. Ограничение по сотруднику. В ЗУП доступ можно сузить так, что пользователь видит только своё подразделение. Тогда чужие листки не формируются — это не ошибка, а настройка прав.
5. Кабинет сотрудника: не пришло приглашение. Проверьте e-mail в карточке и папку «Спам» у работника, при необходимости отправьте приглашение повторно.

Право работника на расчётный листок: что говорит закон

Расчётный листок — не любезность бухгалтерии, а обязанность работодателя. Статья 136 Трудового кодекса требует извещать работника при каждой выплате о составных частях зарплаты, удержаниях и итоговой сумме к выдаче. Форму листка работодатель утверждает сам (обычно приказом), но выдавать его обязан.

Отсюда практические выводы:

• Работник вправе получить свой листок — отказать ему нельзя.
• Листок можно выдавать на бумаге или в электронном виде, если такой порядок закреплён в организации; кабинет сотрудника как раз закрывает электронный вариант.
• Данные о чужой зарплате — персональные данные. Их передача третьим лицам ограничена статьёй 88 ТК РФ, поэтому доступ к листкам коллег закрывают правами в 1С.