Авансы покупателей и поставщикам в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от выписки до зачёта

Аванс в 1С 8.3 отдельным документом не «ставится». Вы проводите обычную выписку — Банк и касса → Банковские выписки → Поступление с видом операции «Оплата от покупателя», а программа сама решает, что это предоплата, и относит сумму на счёт 62.02. Для выданного аванса то же самое: «Списание с расчётного счёта» → «Оплата поставщику» → счёт 60.02.

Типичная ситуация: покупатель перечислил 122 000 руб. за товар, который отгрузят через две недели. Бухгалтеру нужно правильно поставить аванс в 1С, выписать счёт-фактуру за 5 дней, начислить НДС, а после отгрузки зачесть предоплату и принять налог к вычету. Ниже вся цепочка для 1С:Бухгалтерии 3.0, интерфейс «Такси». В ERP и КА логика похожа, но документы и пути другие.

1. Что настроить до первого аванса

Без этих настроек программа либо не увидит аванс, либо положит его не на тот субсчёт.

Счета учёта расчётов

Откройте Справочники → Покупки и продажи → Счета учёта расчётов с контрагентами. По умолчанию там стоят:

Отдельные счета можно задать для конкретного контрагента или договора. Обычно этого не требуется. Менять значения по умолчанию в середине года не стоит: старые остатки останутся на прежних субсчетах.

Договор с контрагентом

📌 В карточке контрагента на вкладке «Договоры» создайте договор нужного вида:

• «С покупателем» — для полученных авансов;
• «С поставщиком» — для выданных;
• валюту расчётов укажите сразу, потом её не поменять без последствий для проводок.

Зачёт идёт в пределах договора. Если предоплата пришла по одному договору, а отгрузка по другому, аванс «висит», хотя деньги у вас.

Учётная политика по НДС

Перейдите в Главное → Налоги и отчёты (в некоторых релизах Главное → Учётная политика → ссылка «Настройка налогов и отчётов»), раздел НДС. Здесь задаётся порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Варианты сводятся к двум подходам:

• 🧾 регистрировать счёт-фактуру всегда, на любой аванс;
• ⏱ не регистрировать, если аванс зачли отгрузкой в течение 5 календарных дней.

Второй вариант основан на позиции Минфина: если отгрузка прошла в пределах 5 дней, отведённых на выставление счёта-фактуры, авансовый можно не составлять. Выберите один подход и держитесь его весь налоговый период.

2. Как поставить аванс от покупателя: выписка на 62.02

Пошагово

1. Загрузите выписку из клиент-банка или создайте документ вручную: Банк и касса → Банковские выписки → Поступление.
2. Вид операции — «Оплата от покупателя».
3. Заполните плательщика, договор и сумму. Ставку НДС программа подтянет из назначения платежа или договора; проверьте её.
4. Поле «Погашение задолженности» оставьте «Автоматически».
5. Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт.

Как программа определяет аванс

При режиме «Автоматически» 1С смотрит долг покупателя по договору на дату платежа:

• 🟢 долга нет — вся сумма идёт в Дт 51 Кт 62.02 (аванс);
• 🟡 долг есть, но меньше платежа — часть закрывает долг на 62.01, остаток уходит на 62.02;
• 🔵 долг больше платежа — аванса нет, вся сумма гасит 62.01.

Режим «Не погашать» отправит всю сумму в аванс, даже если долг есть. Нужен он редко: например, когда покупатель прямо указал в назначении платежа предоплату под новую поставку.

Наличные от покупателя ставятся так же, только документом «Поступление наличных» в Банк и касса → Кассовые документы, проводка Дт 50.01 Кт 62.02.

3. Счёт-фактура на полученный аванс и НДС

По п. 3 ст. 168 НК РФ счёт-фактуру на аванс выставляют не позднее 5 календарных дней с дня получения оплаты. Налог считают по расчётной ставке: 22/122 или 10/110 (п. 4 ст. 164 НК РФ).

Два способа создать

По одному платежу. Внизу проведённой выписки есть ссылка «Выписать счёт-фактуру». Нажмите её — 1С создаст «Счёт-фактуру выданный» с видом «На аванс» и заполнит суммы.

Пакетно за период. Откройте Операции → Помощник по учёту НДС, выберите квартал и выполните шаг «Регистрация счетов-фактур на аванс». Обработка подберёт все незачтённые авансы и создаст счета-фактуры с учётом выбранной настройки про 5 дней. Номера пойдут сквозной нумерацией с отгрузочными.

Пример расчёта

Аванс 122 000 руб., ставка 22 %:

• НДС = 122 000 × 22 / 122 = 22 000 руб.;
• проводка Дт 76.АВ Кт 68.02 — 22 000;
• запись попадает в книгу продаж с кодом вида операции 02.

Если в счёте-фактуре не указан товар, укажите в нём то, за что получена предоплата, по договору. Пустая строка «оплата по счёту» — частое замечание при проверке.

4. Выданный аванс поставщику

Оплата

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции — «Оплата поставщику», договор «С поставщиком».
3. «Погашение задолженности» — «Автоматически».
4. Проведите. Если долга перед поставщиком нет, будет Дт 60.02 Кт 51.

Счёт-фактура от поставщика и вычет

Вычет НДС с выданного аванса — право, а не обязанность (п. 12 ст. 171 НК РФ). Условия для вычета:

• ✅ есть счёт-фактура поставщика на аванс;
• ✅ есть платёжка;
• ✅ в договоре прямо предусмотрена предоплата.

Чтобы 1С брала такие вычеты, включите соответствующий флажок про авансы выданные в настройках НДС учётной политики. Затем внизу выписки на списание нажмите «Ввести счёт-фактуру» и укажите номер и дату документа поставщика. Сам вычет Дт 68.02 Кт 76.ВА оформит шаг «Формирование записей книги покупок» в помощнике по НДС.

5. Зачёт аванса при отгрузке и поступлении

Реализация покупателю

В документе «Реализация (акт, накладная)» есть ссылка «Расчёты» в шапке. Там задаётся способ зачёта аванса:

При автоматическом зачёте появится проводка Дт 62.02 Кт 62.01. Если отгрузка меньше аванса, зачтётся только сумма отгрузки, остаток останется на 62.02.

Вычет НДС с полученного аванса

Сразу после отгрузки налог с аванса принимается к вычету (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ). В 1С это не отдельная операция: вычет Дт 68.02 Кт 76.АВ формирует шаг «Формирование записей книги покупок» в помощнике по НДС. Запись идёт в книгу покупок с кодом 22.

Поступление от поставщика

В «Поступлении (акт, накладная, УПД)» та же ссылка «Расчёты» и те же три варианта. При автоматическом зачёте будет Дт 60.01 Кт 60.02.

Возврат аванса

Если сделка сорвалась и деньги вернули покупателю:

1. Оформите «Списание с расчётного счёта» с видом «Возврат покупателю» — Дт 62.02 Кт 51.
2. НДС, начисленный с аванса, примите к вычету в течение года после возврата (п. 5 ст. 171 НК РФ).
3. Для этого нужно, чтобы изменения условий или расторжение договора были оформлены документом.

6. Как проверить расчёты по авансам в отчётах

Перед закрытием квартала проверьте три вещи.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62

Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 62, детализация по контрагентам и договорам.

• 62.02 может иметь только кредитовое сальдо. Дебет на 62.02 — признак лишнего зачёта или ошибки в договоре.
• Если по одному договору одновременно есть дебет 62.01 и кредит 62.02, аванс не зачёлся. Причина почти всегда в «Расчётах» реализации.

Для поставщиков то же самое по счёту 60: 60.02 только с дебетовым сальдо.

Сверка 76.АВ с 62.02

Остаток по 76.АВ должен соответствовать НДС с незачтённых авансов. Простая проверка: кредит 62.02 × 22/122 ≈ дебет 76.АВ (если все авансы облагаются по одной ставке).

Пример: на конец квартала кредит 62.02 — 610 000 руб. НДС с этой суммы — 110 000. На 76.АВ стоит 132 000. Разница 22 000 — НДС одного аванса, который уже зачли отгрузкой, но вычет по нему не сформировали. Запустите «Формирование записей книги покупок» повторно.

Акт сверки

Продажи → Акты сверки расчётов (для поставщиков — в разделе «Покупки»). Акт показывает поступления и отгрузки по датам и помогает договориться с контрагентом, какую платёжку считать авансом под какую поставку.

7. Ошибки при учёте авансов и как их исправить

Платёж ушёл в погашение долга, а это предоплата. Покупатель должен за старую поставку, но платит вперёд под новую. Откройте выписку, в поле «Погашение задолженности» выберите «Не погашать» и перепроведите. Счёт-фактура на аванс после этого появится при следующей регистрации.

Аванс и отгрузка на разных договорах. Самый частый случай «висящего» аванса. Если договор в выписке выбран ошибочно, исправьте его в выписке. Если договоры действительно разные и стороны согласны перенести сумму, оформите документ «Корректировка долга» (раздел «Продажи» или «Покупки») с переносом аванса на другой договор.

Задвоились счета-фактуры на аванс. Так бывает, когда часть создали вручную по ссылке, а потом запустили пакетную регистрацию после изменения сумм. Лишний счёт-фактуру не удаляйте сразу: сначала посмотрите, попал ли он в отправленную декларацию. Если нет — снимите с проведения и пометьте на удаление. Если попал — нужна уточнёнка.

Счёт-фактура на аванс выставлен, а отгрузка прошла в те же 5 дней. Ошибкой это не является: налог начислен и тут же принят к вычету, суммы в бюджет не меняются. Просто проверьте, что вычет попал в книгу покупок.

Вычет по выданному авансу без условия о предоплате в договоре. Налоговая снимет такой вычет. Если условия нет, лучше не заявлять вычет с аванса, а принять НДС после поступления товара.

Частые вопросы