Ввод должности в 1С ЗУП: от справочника до приёма сотрудника

Должность в 1С ЗУП 3.1 создаётся в справочнике Настройка → Предприятие → Должности: открываете список, жмёте Создать, вписываете наименование и записываете. Это минимум. Но пока должность не попала в штатное расписание и не назначена сотруднику приёмом на работу, она ни на что не влияет — просто строка в справочнике.

Поэтому «поставить должность» на практике — это три разных действия: завести её в справочнике, добавить позицию в штатное расписание с окладом и графиком, принять на эту позицию человека. Ниже — каждый шаг с точными путями меню, настройками, которые включают нужное поведение программы, и разбором того, где чаще всего спотыкаются.

Справочник должностей и структура подразделений

Справочник должностей лежит в Настройка → Предприятие → Должности. Если пункта не видно, значит в карточке пользователя урезаны права — зайдите под учётной записью с полными правами или попросите администратора.

В карточке должности заполняется немного:

• 🏷️ Наименование — как должность называется в кадровых документах и отчётах.
• 📂 Группа — если должностей много, их удобно разложить по папкам (например, «Руководители», «Специалисты», «Рабочие»).
• 📄 Код ОКПДТР и код по ОКЗ — пригодятся для статистической отчётности и подтягиваются в некоторые формы автоматически.

Должность в 1С — это именно трудовая функция, а не место в структуре. Где человек работает, задаёт подразделение (справочник Настройка → Предприятие → Подразделения). Одна и та же должность «Бухгалтер» может существовать сразу в нескольких подразделениях — это нормально.

Связка, которую важно понимать с самого начала: позиция штатного расписания = должность + подразделение (+ при необходимости разряд). Именно позицию, а не голую должность, вы потом назначаете сотруднику.

Включаем ведение штатного расписания

Прежде чем утверждать штатное расписание, проверьте, что оно вообще ведётся в базе. Настройка находится в Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания.

Здесь включаются флажки, каждый из которых меняет поведение программы:

Решите про эти флажки до первого документа. Если позже включить «вилку» или разряды в базе, где штатка уже утверждена, придётся переутверждать позиции — это лишняя работа.

Для небольшой организации достаточно «Ведётся штатное расписание» и автопроверки соответствия. Разряды и вилку окладов включают там, где оплата действительно привязана к тарифной сетке.

Утверждение штатного расписания и ввод позиций

Штатное расписание ведётся документами в разделе Кадры → Штатное расписание. Первый документ — Утверждение штатного расписания: он задаёт исходный состав позиций на определённую дату.

Порядок такой:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание и создайте документ Утверждение штатного расписания.
2. Укажите дату утверждения — с неё позиции считаются действующими. Ставьте реальную дату приказа, а не «задним числом наугад».
3. Кнопкой Добавить позицию заводите строки. В каждой выбираете подразделение и должность — это и есть позиция.
4. Задайте количество ставок (можно дробное: 0,5, 1,5).
5. Внесите оклад (или вилку «от–до», если флажок включён) и надбавки, положенные по этой позиции.
6. Проведите документ.

После проведения позиции появляются в списке штатного расписания и становятся доступны для приёма сотрудников.

Как добавить ещё одну должность позже

Когда появляется новая должность в уже работающей организации:

1. Если нужной трудовой функции нет в справочнике — сначала заведите её в Настройка → Предприятие → Должности.
2. В Кадры → Штатное расписание создайте документ Изменение штатного расписания.
3. Укажите дату ввода новой позиции.
4. Добавьте строку с подразделением, должностью, количеством ставок и окладом.
5. Проведите документ.

Оклад, надбавки и разряды позиции

Оклад и надбавки задаются на уровне позиции штатного расписания, а не в карточке должности. Это логично: одна должность в разных подразделениях может оплачиваться по-разному.

Какие бывают виды оплаты в позиции:

• 💰 Оклад (по дням или по часам) — базовое плановое начисление, самый частый случай.
• ➕ Надбавки — за стаж, за вредность, персональная и т. п. Добавляются в позицию отдельными строками.
• 📊 Вилка окладов — диапазон «от–до»; конкретное значение в этом диапазоне назначается уже при приёме сотрудника.

Сами виды начислений (оклад, надбавка, премия) настраиваются в Настройка → Начисления. В типовой ЗУП 3.1 базовые начисления уже заведены — отдельно создавать «Оклад» не нужно. Новое начисление создают, только если нужна нестандартная надбавка со своей формулой или своими правилами налогообложения.

Разряды и тарифная сетка. Если вы включили флажок «Используются разряды и категории», у позиции появляется поле разряда, а тарифы задаются через справочник тарифных групп (шкала «разряд → коэффициент или сумма»). Это нужно производственным и бюджетным организациям с единой тарифной сеткой. Большинству коммерческих компаний разряды не нужны — им достаточно оклада и надбавок прямо в позиции.

Логика работы с тарифной сеткой простая: сначала заводите тарифную группу и прописываете в ней соответствие разрядов тарифам, затем в позиции штатного расписания указываете разряд. Оклад позиции при этом считается от тарифа по разряду — вручную сумму дублировать не нужно. Когда сетка пересматривается (например, при индексации), меняете значения в тарифной группе, и плановые начисления по всем позициям этого разряда пересчитываются через документ изменения штатного расписания.

Приём сотрудника на должность

Теперь собственно приём. Документ — Кадры → Приёмы на работу (или общий журнал Кадры → Приёмы, переводы, увольнения), кнопка Создать → Приём на работу.

Пошагово:

1. Выберите или создайте сотрудника (физлицо с его данными). Если человек в базе впервые, карточка физлица заводится прямо отсюда.
2. Укажите дату приёма — первый рабочий день по трудовому договору.
3. Выберите подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него, а не вводите должность вручную.
4. Проверьте оклад и надбавки — при включённой автопроверке они подтянутся из позиции штатки. При вилке окладов укажите конкретную сумму из диапазона.
5. Задайте график работы (пятидневка, сменный и т. д.).
6. При необходимости отметьте вид занятости (основное место, совместительство) и условия (испытательный срок, срочный договор).
7. Проведите документ.

Если включена автопроверка соответствия штатному расписанию, 1С предупредит, когда свободных ставок по позиции не осталось или оклад вышел за пределы вилки. Это защита от приёма «сверх штата» по ошибке.

После проведения приёма формируется плановое начисление сотрудника, он попадает в кадровую расстановку, и по нему можно начислять зарплату . При необходимости из документа печатается приказ по форме Т-1.

Несколько должностей у одного сотрудника

Отдельный случай — когда человек занимает не одну позицию. В 1С ЗУП это оформляется по-разному в зависимости от ситуации, и путать способы нельзя.

• 👔 Внутреннее совместительство — вторая должность у того же работодателя, по отдельному трудовому договору. Оформляется ещё одним документом «Приём на работу» (или строкой приёма) с видом занятости «Внутреннее совместительство». У сотрудника появляется второе место работы со своим окладом и графиком.
• 🔁 Совмещение должностей — работник выполняет дополнительную работу в своё же рабочее время, без отдельного договора. Это оформляется не приёмом, а документом доплаты (совмещение/расширение зоны обслуживания), а не второй позицией штатки.
• 👤 Внешнее совместительство — человек принимается как внешний совместитель; в карточке физлица это другой сотрудник, связанный с тем же физлицом.

Ключевое отличие: совместительство — это отдельная должность и отдельная оплата по ней, а совмещение — доплата к основной должности. Не оформляйте совмещение приёмом на вторую ставку — это исказит и штатную расстановку, и расчёт отпускных.

Если по позиции в штатке не хватает ставок для совместителя, сначала увеличьте их количество документом изменения штатного расписания — так же, как для обычного приёма.

Типичные ошибки при вводе должности

Здесь — не повтор шагов, а именно то, обо что спотыкаются чаще всего:

Ещё одна частая путаница — должность и профессия. В кадровом учёте 1С оперирует должностями; отдельного справочника профессий для рабочих в типовой ЗУП нет, рабочие специальности заводятся теми же должностями.

Отчёты для проверки штатки и расстановки

Проверить результат и свести кадровый состав помогают отчёты в Кадры → Кадровые отчёты:

• 📋 Штатное расписание (Т-3) — унифицированная форма: позиции, ставки, оклады, надбавки, месячный фонд.
• 👥 Штатная расстановка — кто фактически занимает позиции и сколько ставок свободно. Главный отчёт для контроля «план/факт».
• 📈 Анализ штатного расписания — сравнение утверждённой штатки с фактической численностью, видно недобор и перебор по позициям.

Начинать проверку удобнее со штатной расстановки: сразу видно, где позиция есть, а человека нет, и наоборот.