Как оформить инвалидность сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Отдельного документа «Инвалидность» в 1С ЗУП 3.1 нет — факт инвалидности вносят в карточку сотрудника, и оттуда он влияет сразу на три участка расчёта: стандартный вычет по НДФЛ, взносы на травматизм и предельный срок выплаты больничного. Поэтому «поставить» или «установить» инвалидность в программе — это не одна галочка, а несколько связанных настроек.

Частая ошибка — оформить только личный вычет и забыть про пониженный тариф взносов на травматизм и ограничение по пособию. Из-за этого взносы считают с переплатой, а больничный инвалиду иногда оплачивают дольше, чем разрешает закон.

С чего начать: карточка сотрудника и документ-основание

Все данные живут в карточке. Откройте Кадры → Сотрудники и выберите нужного человека.

Основание для всех настроек — выписка из акта медико-социальной экспертизы (справка МСЭ). Из неё в работу берут четыре реквизита:

• 🔢 группу инвалидности (I, II или III);
• 📅 дату установления;
• ⏳ срок действия (до конкретной даты или бессрочно);
• 📄 причину (общее заболевание, инвалид с детства, военная травма и т.д.).

Серию, номер и дату справки удобно хранить прямо в программе. Прикрепите скан к карточке сотрудника через присоединённые файлы (значок скрепки в верхней части карточки) — основание вычета и льготы будет под рукой при проверке.

Порядок первичного ввода простой:

1. Открыть карточку сотрудника и проверить, что заполнены личные данные (ФИО, дата рождения, документ).
2. Прикрепить скан справки МСЭ и, при наличии, ИПРА.
3. Внести право на личный вычет по НДФЛ (следующий раздел).
4. Отметить признак инвалидности с периодом действия — для взносов на травматизм.
5. При необходимости — скорректировать график и право на отпуск.

Эти пять действий закрывают всё, что программе нужно знать об инвалидности сотрудника. Дальше расчёты идут автоматически — при условии, что срок справки указан верно.

Справка МСЭ: группа, срок и переосвидетельствование

Группу устанавливают на срок. Как правило, I группу — на 2 года, II и III — на год; в отдельных случаях инвалидность признают бессрочно. Детям присваивают категорию «ребёнок-инвалид» с собственными сроками.

Срок — это то, за чем нужно следить вручную. Когда он истекает и сотрудник не прошёл переосвидетельствование, право на льготы прекращается: закрывайте период действия вычета и признака инвалидности той же датой, которой закончилась справка. Иначе программа продолжит давать вычет и считать взносы по пониженному тарифу без основания.

Отдельного регистра для индивидуальной программы реабилитации (ИПРА) в типовой ЗУП нет. Её скан тоже держите в присоединённых файлах, а ограничения по условиям труда и рабочему времени из ИПРА учитывайте при назначении графика.

Дата установления инвалидности и дата окончания справки — два ключевых параметра. С даты установления начинают действовать вычет и льгота по взносам, по дате окончания они автоматически прекратятся, если указать её в программе. Если справка бессрочная, дату окончания не ставят — льготы действуют без ограничения во времени.

Личный вычет по НДФЛ: 500 или 3000 ₽

Инвалидность даёт право на личный стандартный вычет. В отличие от детских вычетов, он не ограничен суммой дохода с начала года — его применяют за каждый месяц, пока действует справка.

Размер зависит от причины инвалидности (ст. 218 НК РФ):

Инвалид III группы по общему заболеванию личного вычета не получает — если только он одновременно не инвалид с детства.

Где задать в 1С: в карточке сотрудника откройте ссылку Налог на доходы и укажите право на личный стандартный вычет — выберите код (104 или 105) и месяц, с которого он действует. Программа начнёт применять вычет автоматически при расчёте зарплаты.

Разберём на цифрах. Зарплата сотрудника — 50 000 ₽ в месяц. Без вычета НДФЛ по ставке 13% составит 6 500 ₽. С личным вычетом инвалида II группы (500 ₽) база уменьшается: (50 000 − 500) × 13% = 6 435 ₽. Экономия — 65 ₽ в месяц, или 780 ₽ за год. Вычет 3000 ₽ (код 105) даёт экономию уже 390 ₽ в месяц.

Если у сотрудника есть ещё и вычеты на детей, они применяются одновременно с личным: программа складывает все вычеты и уменьшает налоговую базу на их сумму. Личный вычет инвалида при этом не конкурирует с детским — это разные основания.

Страховые взносы: травматизм 60%, единый тариф без скидок

Здесь чаще всего ошибаются. Единый тариф страховых взносов (пенсионные, медицинские, на случай нетрудоспособности) за инвалида не снижается — его платят так же, как за любого сотрудника. Старая льгота по этим взносам касалась только общественных организаций инвалидов и к обычной компании отношения не имеет.

Снижение есть только по взносам на травматизм (НС и ПЗ) — их с 2023 года администрирует Социальный фонд России (СФР, объединивший ПФР и ФСС). За выплаты инвалидам I, II и III групп взносы на травматизм начисляют в размере 60% от тарифа организации (ст. 2 Федерального закона № 179-ФЗ).

Как это работает в программе:

1. В карточке сотрудника отмечают факт инвалидности и период действия группы.
2. На этом основании ЗУП сама применяет к его выплатам тариф на травматизм 60%.
3. Общий тариф травматизма организации при этом задан отдельно — в настройках организации (Настройка → Организации, раздел о страховых взносах).

Снова на цифрах. Тариф организации по травматизму — 0,2%. С выплат обычному сотруднику в 50 000 ₽ взнос составит 100 ₽. За инвалида той же зарплаты: 50 000 × 0,2% × 60% = 60 ₽. Разница на одного человека небольшая, но на нескольких сотрудниках за год набегает ощутимая сумма — и переплата, если льготу не включить.

Обратная ситуация тоже требует внимания: если группу сняли или срок справки истёк, с месяца, следующего за окончанием, травматизм снова считается по полной ставке. Поэтому период инвалидности в карточке должен совпадать со справкой день в день.

Больничные и пособия: лимит 4 и 5 месяцев

У инвалидов есть ограничение, которого нет у остальных: пособие по временной нетрудоспособности выплачивается не более 4 месяцев подряд или 5 месяцев в календарном году (ст. 6 Федерального закона № 255-ФЗ). Исключение — туберкулёз: при нём пособие платят до восстановления трудоспособности или пересмотра группы.

Больничный вводят документом Больничный лист в разделе Зарплата. Признак инвалидности в карточке программа учитывает, но накопленный за год срок оплаты контролируйте сами: типовая конфигурация не всегда останавливает начисление ровно на лимите.

Пример. Инвалид II группы в течение года несколько раз был на больничном и к октябрю набрал 5 оплаченных месяцев нетрудоспособности. Больничные листы, выданные после этого до конца календарного года, оплате уже не подлежат — пособие по ним не начисляют. Отсчёт обнулится с 1 января следующего года. Отдельно работает ограничение «не более 4 месяцев подряд»: даже если за год оплачено меньше 5 месяцев, непрерывный больничный свыше 4 месяцев оплачивать нельзя.

Кадровые гарантии: рабочее время и отпуск

Инвалидность — это не только расчёты, но и трудовые гарантии, которые тоже отражают в ЗУП.

• 🕐 Сокращённое рабочее время. Инвалидам I и II групп положено не более 35 часов в неделю, при этом оплату труда не снижают — её сохраняют как за полную норму (ст. 92 ТК РФ). В программе это отражают отдельным графиком работы с нужной недельной нормой часов и назначают его сотруднику кадровым документом.
• 🏖 Удлинённый отпуск. Ежегодный оплачиваемый отпуск инвалида — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона № 181-ФЗ). Увеличенную продолжительность задают в настройках права на отпуск сотрудника.
• 📆 Отпуск за свой счёт. По заявлению работодатель обязан предоставить инвалиду до 60 календарных дней без сохранения зарплаты в году (ст. 128 ТК РФ).

Эти настройки не связаны с вычетом и взносами напрямую, но без них кадровый учёт по сотруднику будет неполным.

Где инвалидность видна в отчётности

После того как данные внесены, проверьте, что они корректно попали в отчёты. Все формы собирают в разделе Отчётность, справки.

• 6-НДФЛ и справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) — личный вычет отражается по коду 104 или 105.
• ЕФС-1, подраздел по травматизму (бывшая 4-ФСС) — здесь видно начисление взносов на травматизм по ставке 60% за инвалида.
• РСВ и Персонифицированные сведения — по единому тарифу, без особенностей: выплаты инвалиду попадают в отчёт на общих основаниях.

Для контроля удобно открыть анализ взносов по сотруднику и убедиться, что травматизм посчитан именно как 60% от тарифа, а не по полной ставке.

Подраздел по травматизму в составе ЕФС-1 сдают по итогам квартала, поэтому ошибку в тарифе лучше заметить до закрытия периода — исправлять потом придётся корректировкой. Личный вычет в 6-НДФЛ проверяют по разделу с вычетами: сумма за период должна равняться 500 ₽ (или 3000 ₽), умноженным на число месяцев действия.

Если инвалид увольняется в середине года, вычет и льгота по травматизму применяются по месяц увольнения включительно. В справке о доходах, которую выдают сотруднику при расчёте, личный вычет отражается по тому же коду 104 или 105 — переносить его в новый год или дублировать не нужно.

Частые вопросы