Покупка программы по лицензии: оприходование в 1С:Бухгалтерии 3.0 через НМА или счёт 97

Лицензию на программу в 1С:Бухгалтерии 3.0 ставят на приход одним из двух способов. Разовый платёж за право пользования на срок больше года — это нематериальный актив: документ ОС и НМА → Поступление НМА (счёт 08.05), затем Принятие к учету НМА (счёт 04.01) и амортизация. Лицензию на год и меньше, а также недорогую по учётной политике отражают документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) на счёт 97.21 и списывают через справочник «Расходы будущих периодов».

Ежемесячная подписка с оплатой по факту — вообще не актив: это обычная услуга, которая сразу уходит в расходы на 26 или 44 счёт. Выбор способа делается до ввода документа, потому что от него зависят номенклатура, счета и закрытие месяца .

Какой способ учёта лицензии выбрать до ввода в 1С

С 2024 года бухгалтерский учёт нематериальных активов ведут по ФСБУ 14/2022. Он позволяет учитывать у пользователя неисключительное право на программу как НМА, если право получено за фиксированный платёж и будет использоваться дольше 12 месяцев. Периодические платежи (подписка, роялти) в стоимость актива не включают — это расходы периода.

Налоговый учёт живёт по своим правилам. Расходы на право пользования программой по лицензионному договору — прочие расходы, а при сроке договора их признают равномерно в течение этого срока. Поэтому в 1С бухгалтерская и налоговая оценки нередко расходятся, и программа ведёт их параллельно.

Номенклатура для лицензии: как завести карточку

Лицензия в документе поступления — это строка с номенклатурой. Поэтому сначала создайте или найдите элемент в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.

1. Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры «Услуги». Флажок «Услуга» должен стоять — иначе строка попадёт в табличную часть «Товары» и счёт учёта подставится складской.
2. В наименовании укажите программу, редакцию и число рабочих мест: «Лицензия на 5 рабочих мест, программа учёта, 12 мес.». По такому названию через год будет понятно, что продлевать.
3. Ставку НДС поставьте ту, что в документах поставщика. Для программ из Единого реестра российского ПО передача прав освобождена от НДС по статье 149 НК РФ — в счёте будет «Без НДС».
4. Для удобства заведите отдельную группу «Программное обеспечение», чтобы все лицензии лежали рядом.

Для НМА номенклатура не нужна: объект заводится в своём справочнике (об этом ниже). Но если поставщик прислал один УПД и на лицензию, и на услуги по установке, номенклатура пригодится для второй строки.

Поступление лицензии на счёт 97.21 через акт или УПД

Этот вариант подходит для годовых лицензий, продлений и недорогих программ.

Создаём объект расходов будущих периодов

Откройте Справочники → Доходы и расходы → Расходы будущих периодов и создайте элемент. Удобнее сделать это прямо из документа поступления, по кнопке выбора в поле субконто.

Что заполнить в карточке:

• 🏷️ Наименование — программа, номер лицензионного договора или УПД, период: «Лицензия ПО, УПД № 418, 01.03–28.02».
• 📅 Период списания — даты начала и окончания из договора или акта, а не дата оплаты.
• ⚖️ Способ признания расходов — по месяцам или по дням. По дням точнее, если срок начинается в середине месяца.
• 📂 Счёт и статья затрат — 26 для управленческих нужд, 44 у торговых компаний, 20 или 25, если программа работает только в производстве. Статья — например, «Прочие затраты» с видом для налогового учёта «Прочие расходы».
• 💰 Сумма — заполняется по документу поступления.

Заполняем документ поступления

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → «Поступление» → вид «Услуги (акт, УПД)».
2. Укажите контрагента, договор с видом «С поставщиком», номер и дату входящего документа.
3. На вкладке «Услуги» добавьте строку с номенклатурой лицензии, количество 1, сумму.
4. В колонке счёта затрат замените подставленный счёт на 97.21, в субконто выберите созданный объект РБП.
5. Проведите документ. Если поставщик плательщик НДС и прислал счёт-фактуру, зарегистрируйте её внизу формы.

Пример. Лицензия куплена за 36 000 руб. без НДС на период с 01.03 по 28.02 следующего года, способ «по месяцам». Каждый месяц на счёт 26 уйдёт 36 000 / 12 = 3 000 руб. В марте спишется первая часть, в феврале — последняя, и сальдо по объекту на 97.21 станет нулевым.

Продление лицензии на следующий срок

Продление — это новое право на новый период, а не увеличение старого. Поэтому на каждое продление создавайте новый объект РБП со своими датами, даже если программа и поставщик те же.

Если дописать сумму продления в старую карточку и сдвинуть дату окончания, 1С пересчитает ежемесячную сумму задним числом. Расходы прошлых закрытых периодов разойдутся с уже сданной отчётностью.

Если продление оплатили заранее, а новый период начинается через два месяца, документ поступления вводите по дате акта. Списание всё равно начнётся с даты начала из карточки — до неё сумма просто лежит на 97.21.

Оприходование лицензии как нематериального актива

Многолетнюю или бессрочную лицензию с разовой оплатой ставят на приход тремя шагами.

Шаг 1. Карточка НМА

В ОС и НМА → Нематериальные активы создайте элемент. Вид объекта учёта — нематериальный актив. Наименование — как в лицензионном договоре, с числом рабочих мест. В полное наименование добавьте номер договора: проверяющие и аудиторы ищут именно по нему.

Шаг 2. Поступление НМА

ОС и НМА → Поступление НМА. Укажите поставщика, договор, выберите карточку НМА, сумму и счёт 08.05. Если затраты на внедрение (установку, настройку) поставщик выставил отдельной строкой и без них программа не заработает, их включают в первоначальную стоимость — повторно проводите их по тому же объекту на 08.05.

Шаг 3. Принятие к учёту

ОС и НМА → Принятие к учету НМА. В документе заполните:

После проведения сальдо 08.05 по объекту закрывается, актив числится на 04.01.

Ключи защиты, коды активации и серийные номера

У лицензии почти всегда есть «материальная» часть: аппаратный USB-ключ, пинкод, регистрационный номер или файл активации. Бухгалтерия 1С не ведёт учёт серийных номеров по лицензиям, поэтому порядок нужно выстроить самим.

Что делать с ключами на практике:

• 🔑 USB-ключ из комплекта — не отдельный объект. Он входит в стоимость лицензии. Отдельно на счёт 10 его ставят, только если купили отдельной строкой, например на замену сломанного.
• 🧾 Регистрационный номер и пинкоды — запишите в комментарий карточки НМА или в наименование объекта РБП. Сами пинкоды в базе не храните: к ней имеют доступ все пользователи с правом смотреть справочники.
• 🗂️ Лицензионный договор, акт, файл активации — прикрепите сканы к документу поступления через кнопку присоединённых файлов (значок скрепки на панели формы).
• 📋 Перечень лицензий — ведите отдельный реестр: программа, номер, рабочие места, срок, ответственный. При продлении сразу видно, что и когда истекает.

Не храните коды активации в общей папке без ограничения доступа: утечка пинкода может стоить повторной покупки лицензии.

Амортизация и списание лицензии при закрытии месяца

И амортизация НМА, и списание РБП выполняются обработкой Операции → Закрытие месяца. Отдельно запускать их не нужно.

1. Выберите месяц и организацию.
2. Нажмите «Выполнить закрытие месяца».
3. В списке операций найдите «Амортизация НМА и списание расходов по НИОКР» и «Списание расходов будущих периодов». Обе должны стать зелёными.
4. По ссылке на операции откройте справку-расчёт и проверьте суммы по каждой лицензии.

Особенности, о которых часто забывают:

• 📆 Амортизацию НМА 1С начинает начислять с месяца, следующего за месяцем принятия к учёту. Принятие 25 марта — первая сумма в апреле.
• 📉 Списание РБП идёт с даты начала из карточки объекта, даже если документ поступления пришёл позже. Если акт за март внесли в мае, перезакройте март и апрель.
• 🔁 Перепроведение закрытия месяца пересчитывает обе операции. Ручных операций по списанию лицензий делать не нужно — они дадут задвоение.

Проверить остатки удобно в Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту: по 97.21 с группировкой по объектам РБП и по 04.01 вместе с 05. Остаток на 97.21 по лицензии с истёкшим сроком — признак ошибки в датах карточки.

Частые вопросы