Оформляем отпуск сотрудника в 1С 8.3 — от графика до табеля

Отпуск в 1С 8.3 оформляют документом «Отпуск»: в «1С:ЗУП 3.1» он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в «1С:Бухгалтерии 3.0» с кадровым блоком — в Зарплата и кадры → Все начисления. В документе указывают сотрудника и даты, программа сама считает число календарных дней, средний заработок и сумму отпускных, а по кнопке печати выдаёт приказ по форме Т-6.

Ниже — порядок действий для ежегодного основного оплачиваемого отпуска: что проверить до ввода, как заполнить документ , откуда берутся дни и деньги, как провести его и отразить в табеле. Пути меню приведены для «Такси» на актуальной платформе 8.3.

С чего начать: график отпусков и остаток дней

Прежде чем заводить документ, убедитесь, что сотрудник имеет право на отпуск и у него есть неиспользованные дни.

• 📅 График отпусков. В ЗУП он хранится в Кадры → Графики отпусков (форма Т-7). Документ «Отпуск» можно создавать и без графика, но тогда программа не подскажет плановую дату.
• 🧮 Остаток дней. Открывайте отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков — он показывает, сколько дней накоплено и сколько уже отгуляно по каждому сотруднику на выбранную дату.
• 📝 Данные о приёме. Стаж для отпуска отсчитывается от даты приёма на работу, поэтому кадровый документ о приёме должен быть проведён.

За каждый полный рабочий год сотруднику положено 28 календарных дней основного отпуска (ст. 115 ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год возникает через 6 месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон отпуск можно предоставить и раньше.

Создаём документ «Отпуск»

Зайдите в журнал отпусков и нажмите Создать.

1. Выберите организацию и сотрудника. Если сотрудник работает на нескольких ставках, уточните, по какому месту работы оформляется отпуск.
2. Укажите период отпуска — дату начала и дату окончания. Число календарных дней программа посчитает сама.
3. Поставьте флажок вида отпуска. В типовом документе это «Ежегодный отпуск»; для дополнительного или учебного отпуска включаются соответствующие строки.
4. Проверьте месяц начисления — обычно это месяц, в котором начинается отпуск.

Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поэтому документ «Отпуск» вводите заранее, а не день в день — иначе нарушите срок выплаты.

Пути к журналу отпусков различаются по конфигурациям:

В «1С:Бухгалтерии» кадрово-зарплатный блок рассчитан на организации примерно до 60 сотрудников. Если штат больше, учёт ведут в ЗУП, а в бухгалтерию переносят сводные данные.

Как считаются дни и стаж

Число дней отпуска = разница между датой окончания и датой начала плюс один день, за вычетом попавших в период нерабочих праздничных дней.

Пример: отпуск с 6 по 19 июля — это 14 календарных дней, праздников в июле нет, значит оплачиваются все 14.

Другой пример: отпуск с 30 декабря по 12 января. Календарно это 14 дней, но 1–8 января — нерабочие праздничные, они не входят в отпуск. Сотрудник фактически отдыхает дольше, а оплачиваются только 6 дней отпуска (30, 31 декабря и 9–12 января).

Стаж, дающий право на отпуск, программа ведёт автоматически от даты приёма. В него входят:

• ✅ время фактической работы;
• ✅ периоды, когда за сотрудником сохранялось место работы (ежегодный отпуск, больничный, выходные);
• ❌ отпуск по уходу за ребёнком и отпуск за свой счёт свыше 14 дней за рабочий год — эти периоды стаж для отпуска не увеличивают и сдвигают рабочий год.

Если видите расхождение в числе накопленных дней, проверьте в карточке сотрудника настройку права на отпуск: основной отпуск 28 дней должен быть назначен, а для «вредников» или ненормированного дня — ещё и дополнительный.

Откуда берутся отпускные: средний заработок

Отпускные считаются из среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 922).

Формула для полностью отработанного расчётного периода:

Средний дневной заработок = База за 12 месяцев / 12 / 29,3
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Число дней отпуска

Где 29,3 — среднемесячное число календарных дней, а в базу входят оклад, премии и надбавки, но не входят больничные, прошлые отпускные и другие выплаты по среднему.

Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный, отпуск), 1С считает по нему календарные дни отдельно:

Дни месяца для расчёта = 29,3 / Календарных дней в месяце × Отработанные календарные дни

Разберём на числах. Оклад 60 000 ₽, расчётный период отработан полностью, отпуск 14 дней:

• база за 12 месяцев: 60 000 × 12 = 720 000 ₽;
• средний дневной заработок: 720 000 / 12 / 29,3 ≈ 2 047,78 ₽;
• отпускные: 2 047,78 × 14 ≈ 28 668,94 ₽ (до удержания НДФЛ).

Теперь с неполным месяцем. Пусть в июне (30 календарных дней) сотрудник 10 дней был на больничном, то есть отработал 20 календарных дней. Для расчёта среднего этот месяц даст не 29,3 дня, а:

29,3 / 30 × 20 ≈ 19,53 дня

Эти 19,53 программа подставит вместо 29,3 по июню, а сумму больничного исключит из базы. Поэтому в месяцы с больничными или прошлыми отпусками средний дневной заработок считается по сумме фактических «календарных» дней всех 12 месяцев, а не просто делением на 12 × 29,3.

Всю эту арифметику 1С выполняет внутри документа. Чтобы увидеть, из каких сумм собрался средний, откройте в документе ссылку с расчётом среднего заработка — там помесячно видна база и исключённые периоды.

Начисление отпускных, НДФЛ и проводки

В документе «Отпуск» сумма отпускных попадает на вкладку с начислениями, рядом автоматически рассчитывается НДФЛ.

• 💰 Начисление. Отпускные — это оплата по среднему заработку, отдельный вид начисления «Отпуск».
• 🧾 НДФЛ. Удерживается при выплате отпускных. С 2023 года налог перечисляется в составе единого налогового платежа (ЕНП) в общие сроки, отдельного «до конца месяца» для отпускных больше нет.
• 📉 Страховые взносы. Начисляются на отпускные в обычном порядке; с 2023 года их администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС).

В «1С:Бухгалтерии» при проведении документа формируются проводки по начислению. Счёт затрат берётся из настроек отражения зарплаты сотрудника или подразделения.

Если отпуск приходится на два месяца (например, с 25 июля по 7 августа), часть отпускных относится к июлю, часть — к августу. 1С умеет разделять расходы по месяцам: в учётной политике по зарплате есть настройка, учитывать ли отпускные как оценочное обязательство (резерв) или относить на текущие расходы. Для малых предприятий резерв чаще не создают.

Проведение документа и печать приказа

После заполнения проверьте суммы и нажмите Провести.

Из проведённого документа печатаются основные формы:

1. Приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6, для нескольких сотрудников — Т-6а) — кнопка Печать в документе.
2. Записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60) — показывает, как сложилась сумма отпускных, удобна для бухгалтерии.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны — организация вправе утвердить свои бланки. Но Т-6 и Т-60 остаются привычными и их достаточно для кадрового учёта.

Выплату отпускных оформляют отдельно — ведомостью в банк или в кассу (Зарплата → Ведомости в банк в ЗУП). В ведомость подтягивается сумма из проведённого документа «Отпуск».

Отражение в табеле и закрытие месяца

Проведённый отпуск автоматически отмечается в табеле учёта рабочего времени буквенным кодом ОТ (основной оплачиваемый отпуск) или ОД (дополнительный). Вручную в табель эти дни заносить не нужно.

Проверить отражение можно через отчёт по табелю: в ЗУП это Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (форма Т-13). Дни отпуска будут показаны кодом ОТ, а не отработанными часами.

При закрытии месяца:

• 📊 суммы отпускных и НДФЛ попадут в расчётную ведомость и в отчётность по НДФЛ (6-НДФЛ) и взносам;
• 🔄 если отпуск переходит на следующий месяц, часть суммы отразится в учёте того месяца, к которому относится;
• 📁 в бухгалтерии отпускные войдут в затраты по начисленной зарплате в составе регламентной операции «Начисление зарплаты».

Отдельно проводить «закрытие отпуска» не нужно — он закрывается вместе с общим расчётом зарплаты за месяц.

Виды отпусков: каким документом оформить

Документ «Отпуск» закрывает большинство ситуаций, но не все. От вида отпуска зависит, оплачивается ли он и как считается стаж.

Чтобы дополнительный отпуск появился в документе, право на него должно быть назначено в карточке сотрудника или в кадровом документе о приёме/переводе. Если строка допотпуска не включается, проверьте настройки вида расчёта в Настройка → Расчёт зарплаты → Виды отпусков.

Отпуск без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней за рабочий год сдвигает дату, с которой начинается право на следующий оплачиваемый отпуск, — 1С учитывает это в стаже автоматически.

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Иногда уже оформленный отпуск приходится менять.

• 🔁 Перенос. Если отпуск ещё не начался, проще отменить проведение документа «Отпуск» (или пометить на удаление) и создать новый на другие даты. Выплаченные отпускные при переносе зачитываются в счёт будущих.
• ➕ Продление. Если сотрудник заболел во время отпуска, отпуск продлевается на дни больничного (ст. 124 ТК РФ). В 1С это оформляется корректировкой периода или отдельным документом продления отпуска.
• ⏪ Отзыв. При досрочном выходе из отпуска вводят документ отзыва; ранее выплаченные отпускные за неиспользованные дни пересчитываются и удерживаются из будущих выплат.

Частые вопросы