Добавление подразделения в 1С:ЗУП и Бухгалтерии — пошагово

Подразделение добавляют в справочнике «Подразделения». В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Настройка → Подразделения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается из карточки организации. Дальше одинаково: кнопка Создать, наименование, при необходимости — вышестоящее подразделение и дата. Запись занимает минуту, но перед этим стоит решить пару вопросов о структуре компании.

Принцип одинаков в обеих программах: отдел — это элемент справочника, который потом участвует в кадровых документах, начислении зарплаты и аналитике затрат. Разница только в том, откуда открыть справочник и какие реквизиты заполнять. Обособленному подразделению вдобавок нужны налоговые реквизиты — КПП и ОКТМО.

Что решить до того, как заводить отдел

Справочник подразделений — это структура вашей компании внутри программы. От неё зависят штатное расписание, начисление зарплаты, печать кадровых приказов и аналитика затрат. Ошибка в структуре всплывёт позже — в отчётах и при расчёте зарплаты, а переделывать сложнее, чем сразу завести правильно. Разберитесь с тремя вещами.

• 🏢 Одна организация или несколько. Если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, каждое подразделение привязывается к своей организации. Поле Организация появится в карточке автоматически.
• 📑 Нужно ли штатное расписание. Когда оно включено, подразделение становится «контейнером» для позиций штатки: без него вы не распределите ставки по отделам. Проверить и включить можно в настройках кадрового учёта.
• 🧭 Будет ли вложенность. Решите заранее, плоский у вас список отделов или дерево «Дирекция → Отдел → Группа». Переносить позиции между уровнями потом можно, но это лишняя работа.

Как добавить подразделение в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП подразделения — основа кадрового учёта. Порядок такой.

1. Откройте раздел Настройка и выберите команду Подразделения. Откроется список подразделений.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните поле Наименование — это название отдела, которое попадёт в приказы и отчёты. Пишите так, как хотите видеть в документах: Бухгалтерия, Отдел продаж, Склад №1.
4. Если организаций несколько — выберите нужную в поле Организация.
5. При иерархической структуре укажите родителя в поле Вышестоящее подразделение. Для отдела верхнего уровня его оставляют пустым.
6. Задайте дату, с которой подразделение действует, если программа её запрашивает. Это важно, когда вы ведёте историю изменений структуры.
7. Нажмите Записать и закрыть.

Пару слов про наименование и дату. Название отдела можно поменять позже — оно обновится во всех новых документах, а в уже проведённых останется прежним на момент печати. Если же вы ведёте историю изменений структуры, то смена вышестоящего подразделения или названия привязывается к дате: программа запомнит, что до такого-то числа отдел был в одной ветке, а после — в другой. Для отчётов за прошлые периоды это важно.

После этого отдел появится в списке и станет доступен в кадровых документах — приёме на работу, кадровом переводе, табеле, в штатном расписании.

Если вам удобнее видеть компанию целиком, в ЗУП есть графическое представление — раздел Настройка → Структура предприятия. Там отделы показаны деревом, и новое подразделение в нём отображается сразу после создания. Это та же структура, что в справочнике, просто другой вид.

Если в базе включено штатное расписание, одного создания подразделения мало: нужно добавить в него позиции (должности со ставками), иначе принять сотрудника в этот отдел не получится. Позиции заводят через документ штатного расписания: указывают подразделение, должность, количество ставок и плановый фонд оплаты труда. После утверждения штатки отдел готов к приёму людей.

Проверить, включено ли штатное расписание, можно в настройках кадрового учёта (раздел Настройка). Если компания маленькая и штатка не ведётся, подразделение работает сразу после записи — позиции заводить не нужно.

Дальше отдел участвует в кадровом документообороте. При приёме и кадровом переводе вы выбираете его в соответствующем поле; он попадает в приказы по форме, принятой в организации, в табель учёта рабочего времени и в расчётные листки. Если подразделение обособленное, именно по нему программа определит, по какому ОКТМО платить НДФЛ и сдавать отчётность по этим сотрудникам.

Создание отдела в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии подразделения нужны для зарплаты, печатных форм и аналитики по затратам. Справочник открывается чуть иначе, чем в ЗУП.

1. Перейдите в Главное → Организации и откройте карточку своей организации.
2. В карточке найдите ссылку Подразделения (обычно в верхней командной панели или в навигации формы) и перейдите по ней. Если команда Подразделения вынесена в раздел Справочники, можно открыть список и оттуда.
3. Нажмите Создать, укажите Наименование и при необходимости вышестоящее подразделение.
4. Запишите.

Чтобы распределять затраты по отделам в проводках, подразделение выбирают в документах расходов — там, где есть реквизит Подразделение (например, в требованиях-накладных, актах, начислении зарплаты). Так расходы собираются на счетах затрат (26, 44 и других) в разрезе отделов, и в отчётах видно, сколько потратила конкретно бухгалтерия или склад. Если реквизита в документе нет, значит учёт по подразделениям для этого участка не ведётся.

В Бухгалтерии подразделения чаще всего нужны для зарплатного блока. Чтобы вести штатное расписание прямо в БП, включите его в настройках зарплаты (раздел Зарплата и кадры → настройки зарплаты). После этого логика та же, что в ЗУП: сначала отдел, затем позиции штатного расписания, затем приём сотрудников. Если полноценный кадровый учёт ведётся в отдельной базе ЗУП, в Бухгалтерии подразделения служат в основном для аналитики затрат и печатных форм.

Вот где искать справочник в каждой конфигурации:

Порядок заполнения карточки в обеих программах одинаковый, различается только точка входа.

Подразделение в Бухгалтерии всплывает в нескольких местах. В начислении зарплаты оно задаёт, на какой счёт и в разрез какого отдела лягут расходы на оплату труда. В расчётных листках и сводах по зарплате суммы группируются по подразделениям — так удобно сверять фонд оплаты труда по отделам.

На счетах затрат подразделение выступает одним из субконто (аналитических разрезов). Поэтому в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 26 или 44 с группировкой по подразделению сразу видно, сколько потратил каждый отдел за период. Если у вас в учётной политике затраты собираются по подразделениям, корректный справочник — условие, чтобы эта аналитика вообще работала.

Иерархия и вложенность подразделений

Крупной компании плоского списка мало: нужна структура с уровнями. В 1С её строят через поле Вышестоящее подразделение.

Логика простая: создаёте отдел верхнего уровня (например, Коммерческая дирекция), затем создаёте дочерние и в каждом указываете дирекцию как вышестоящее. Так получается дерево:

Коммерческая дирекция
├── Отдел продаж
│   ├── Группа работы с клиентами
│   └── Группа тендеров
└── Отдел маркетинга

Такая вложенность нужна не для красоты. Представьте, что руководителю коммерческой дирекции надо показать расходы по всему блоку продаж. Если отделы висят в плоском списке, их придётся складывать вручную. А при дереве отчёт сам свернёт данные Отдела продаж, Группы работы с клиентами и Группы тендеров в одну строку Коммерческая дирекция — и тут же развернёт обратно по клику.

Несколько практических моментов.

• 🌳 Переключите список подразделений в иерархический вид (кнопка вида списка в командной панели), чтобы видеть дерево, а не свалку отделов в один уровень.
• 🔁 Вложенность можно менять позже — достаточно поправить поле Вышестоящее подразделение у дочернего отдела. Сотрудники и история при этом сохраняются.
• 📊 В отчётах вышестоящее подразделение собирает данные по всем дочерним. Поэтому группирующие уровни (дирекции, управления) удобно заводить, даже если в них нет сотрудников напрямую. В отчёте по затратам или численности вы тогда можете свернуть дерево до дирекции или развернуть до конкретной группы.
• ✍️ Называйте отделы так, чтобы их было легко различать в выпадающем списке: Склад (Москва) и Склад (Казань) читаются лучше, чем два одинаковых Склад. При большой структуре это экономит время при каждом выборе.

Когда новый отдел заводить не нужно

Плодить подразделения — частая ошибка. Прежде чем нажать Создать, проверьте, не решается ли задача иначе.

• 🔁 Отдел просто сменил название. Не создавайте новый — переименуйте существующий прямо в карточке (поле Наименование). История сотрудников, начислений и движений при этом сохраняется. Новый отдел с тем же составом даст задвоение в отчётах и разрыв истории.
• 📦 Нужна аналитика под проект или направление. Если речь о временной группировке расходов, подразделение — не всегда правильный инструмент. Для этого в учёте есть другие разрезы (статьи затрат, номенклатурные группы). Отдел заводят под реальную организационную единицу, а не под каждый проект.
• 📍 Подразделение по тому же адресу и в той же налоговой. Тогда оно не обособленное — отдельный КПП не нужен, достаточно обычной записи в справочнике.
• 👤 В отделе будет один человек на время. Иногда проще оставить его в действующем подразделении, чем держать «пустой» отдел ради одного сотрудника.

Другими словами, подразделение в 1С должно отражать реальную структуру компании. Чем ближе справочник к тому, как устроена организация на бумаге, тем меньше путаницы в документах и отчётах.

Отдельно про несколько организаций в одной базе. Каждая из них ведёт свой список отделов, и одноимённые подразделения разных юрлиц — это разные записи. Привязка отдела к организации задаётся при создании и в дальнейшем определяет, в документах какого юрлица он будет доступен.

Обособленные подразделения, ответственные и реквизиты

Если отдел находится по другому адресу и отвечает признакам обособленного подразделения, в его карточке это нужно отметить отдельно — обычная запись здесь не подойдёт.

Сначала определите, обособленное оно вообще или нет. По налоговому законодательству подразделение считается обособленным, когда одновременно выполняются два условия: оно территориально отделено от головной организации и по его месту оборудованы стационарные рабочие места на срок больше месяца (статья 11 НК РФ). Если люди просто сидят в другом кабинете того же здания — это не обособленное подразделение. А вот склад или торговая точка в другом городе с постоянными сотрудниками — обособленное, даже если работает один человек.

В карточке подразделения ставят признак обособленного и заполняют:

• 🧾 КПП — присваивается при постановке обособленного подразделения на учёт.
• 📍 ОКТМО и адрес — по месту нахождения подразделения, а не головной организации.
• 🏛 Налоговый орган, в котором подразделение состоит на учёте.

Эти данные программа использует при расчёте и уплате НДФЛ и страховых взносов по месту обособленного подразделения и при сдаче отчётности. Например, 6-НДФЛ по сотрудникам такого подразделения формируется по его ОКТМО и КПП, а не по головной организации.

Напомню про саму обязанность. Сообщить в налоговую о создании обособленного подразделения нужно в течение месяца со дня его создания (пункт 2 статьи 23 НК РФ), а само подразделение ставится на учёт по месту нахождения (статья 83 НК РФ). Всё это делается вне 1С, в налоговой. В программу вы вносите уже готовые реквизиты — КПП присвоят при постановке на учёт.

Контактную информацию (адрес, телефон) заполняют на соответствующей вкладке карточки — она подтягивается в печатные формы и помогает не путать одноимённые отделы в разных городах.

Ещё один момент для компаний с филиалами в разных регионах. Если подразделение находится в местности с районным коэффициентом или северной надбавкой, в ЗУП эти территориальные условия можно задать на уровне подразделения. Тогда сотрудникам отдела коэффициент начислится автоматически — не придётся настраивать надбавку каждому вручную. Это одна из причин, почему структуру в ЗУП стоит продумывать с оглядкой на географию, а не только на оргсхему.

Руководителя подразделения в 1С отдельным полем обычно не «назначают» — он определяется кадровыми документами и штатным расписанием: кто принят или переведён на руководящую позицию в этом отделе, тот и значится ответственным в приказах. Если по участку учёта требуется ответственное лицо для подписи документов, его указывают в настройках ответственных лиц организации, а не в карточке отдела.

Почему новое подразделение не выбирается или не видно

Чаще всего отдел создан правильно, но «не работает » из-за настроек, а не из-за ошибки в карточке. Либо подразделение привязано не к той организации, либо включено штатное расписание без позиций, либо отчёт смотрит на период, когда отдела ещё не было. Разберите по симптому.

Отдельно про удаление. Подразделение, которое уже использовалось в документах, напрямую не удаляют — программа не даст или нарушит ссылки в закрытых периодах. Здесь важно различать два действия:

• Закрытие (пометка недействующим) — отдел остаётся в базе и во всей истории, но больше не предлагается в новых документах. Это штатный способ «убрать» расформированный отдел.
• Пометка на удаление и обработка Удаление помеченных объектов — полное физическое удаление записи. Допустимо только для отдела, который создали по ошибке и ни разу нигде не использовали.

Правильный порядок при расформировании: сначала перевести сотрудников в другой отдел кадровым переводом, затем закрыть опустевшее подразделение. Удалять его «начисто» не нужно и опасно — потеряете корректность отчётов за прошлые периоды.

Частые вопросы