Поступление товаров и услуг в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от накладной до вычета НДС

Приход от поставщика проводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Он нужен и для товаров, и для материалов, и для услуг — различается только вид операции и счёт учёта. После проведения программа формирует проводки по оприходованию и выделяет входной НДС, а зарегистрированный счёт-фактура даёт право на вычет.

Ниже — порядок от проверки контрагента до контроля проводок, с точными полями карточки и типовыми счетами БП 3.0. Отдельно разберём ввод связанных документов на основании и ошибки, из-за которых НДС не попадает в книгу покупок.

Что подготовить до создания документа

Половина правок в поступлении — это следствие незаполненных справочников. Проверьте заранее:

• 🧾 Контрагент и договор. В карточке контрагента должны стоять ИНН, КПП и вид договора «С поставщиком». Если ведёте взаиморасчёты по нескольким договорам, заведите отдельный договор на каждый — иначе сальдо по счёту 60 смешается.
• 📦 Номенклатура. Для каждой позиции заранее задайте вид номенклатуры (товар, материал, услуга) — от него зависит счёт учёта, который подставится автоматически.
• 🏬 Склад. Если учёт по складам включён, позиция поступления должна попасть на конкретный склад.
• 💳 Ставка НДС. Проверьте, что в карточке номенклатуры и в договоре ставка не противоречит первичке поставщика.

Контрагента удобно заводить по ИНН через сервис 1С:Контрагент — реквизиты подтягиваются из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, и вы сразу видите, действует ли организация. Если сервис не подключён, реквизиты вносят вручную из счёта или договора.

Как создать документ поступления

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите кнопку Поступление. Программа предложит выбрать вид операции — от него зависит набор вкладок и счета:

• Товары (накладная) — приход товаров на счёт 41.
• Услуги (акт) — работы и услуги, которые сразу списываются на затраты (счета 20, 25, 26, 44, 91).
• Товары, услуги, комиссия — универсальный вид с несколькими вкладками, когда в одной накладной и товары, и услуги.
• Основные средства и Оборудование — для внеоборотных активов (их проводят иначе, через счёт 08).
• Материалы — приход на счёт 10.

Если пришёл универсальный передаточный документ (УПД), отдельного вида операции для него нет: выбирайте «Товары» или «Товары, услуги, комиссия», а в поступлении формируйте и накладную, и счёт-фактуру одновременно.

Когда поставке предшествовал счёт или заказ поставщику , не создавайте поступление с нуля. Откройте документ-основание и через кнопку Создать на основании выберите «Поступление (акт, накладная)» — реквизиты контрагента, договора и список номенклатуры с ценами перенесутся автоматически. Останется сверить количество с фактически полученным и провести.

В шапке документа заполните:

1. Номер и дата — свои, внутренние; программа присваивает номер автоматически, дату ставьте по факту оприходования.
2. Накладная/Акт №… от… — реквизиты входящего документа поставщика (его номер и дату). Эти поля идут в книгу покупок, не путайте их с внутренним номером.
3. Контрагент и Договор — поставщик и основание расчётов.
4. Склад — куда приходуем.

Режим цен настраивается ссылкой со ставкой НДС в шапке (рядом с суммой документа): там выбирают «НДС сверху» или «НДС в сумме» и валюту. Для рублёвых поставок менять ничего не нужно, но если поставщик даёт цены с уже включённым налогом, переключите режим до заполнения строк — иначе суммы НДС посчитаются неверно и их придётся пересчитывать вручную.

Как заполнить табличную часть

Табличная часть — это построчный перечень того, что получили. Заполнять её можно тремя способами:

• кнопкой Добавить — вручную по одной строке;
• кнопкой Подбор — из справочника номенклатуры с остатками и ценами;
• загрузкой из файла или по штрихкоду, если поставщик прислал электронную накладную .

На каждую строку программа запрашивает:

Ставка НДС в документе должна совпадать со ставкой в счёте-фактуре поставщика. Если в шапке стоит режим «НДС сверху», цена в строке — без налога, и программа начислит НДС дополнительно. Если «НДС в сумме» — налог выделяется из указанной цены.

Счёт-фактуру регистрируют внизу документа: впишите её номер и дату в поля Счёт-фактура №… от… и нажмите Зарегистрировать. Создастся связанный документ «Счёт-фактура полученный» — без него входной НДС повиснет на счёте 19 и в вычет не пойдёт.

Ввод связанных документов на основании

Из проведённого поступления удобно создавать сопутствующие документы — кнопка Создать на основании переносит реквизиты и экономит ручной ввод. Чаще всего вводят:

• Счёт-фактура полученный — если забыли зарегистрировать его прямо в карточке.
• Возврат товаров поставщику — когда часть партии возвращается; суммы и номенклатура подтянутся из исходной накладной.
• Списание с расчётного счёта или Платёжное поручение — оплата поставщику с привязкой к тому же договору.
• Доверенность — на получение ТМЦ у поставщика.
• Отражение НДС к вычету — для сложных случаев, когда вычет заявляется не в периоде поступления.

Ввод на основании удерживает связь документов: в структуре подчинённости (кнопка со значком дерева) видно, что из чего создано. Это облегчает последующую проверку и отмену проведения целой цепочки.

Доп. расходы при поступлении и приём накладной через ЭДО

Два случая выбиваются из обычного приходования, но встречаются постоянно.

Транспортно-заготовительные расходы. Если поверх цены товара есть доставка, погрузка, таможенные платежи, их не всегда вписывают строкой в ту же накладную. Для распределения таких сумм на себестоимость партии служит отдельный документ Покупки → Поступление доп. расходов. Он вводится на основании поступления, подтягивает список товаров и раскидывает сумму расхода пропорционально — по стоимости или по количеству. В результате ТЗР увеличивают стоимость тех же товаров на счёте 41 или 10, а не висят отдельной статьёй затрат.

Электронные накладные. Когда поставщик отправляет первичку через ЭДО, поступление не вводят руками: подписанный документ приходит в Продажи и покупки → ЭДО → Текущие дела ЭДО, а на его основе программа предлагает создать поступление автоматически. Номенклатуру из накладной поставщика нужно один раз сопоставить со своим справочником — дальше сопоставление запоминается. Главное правило при работе с ЭДО: не вводите ту же накладную повторно вручную, иначе приход задвоится.

• 📥 Пришёл подписанный УПД по ЭДО — создавайте поступление из Текущие дела ЭДО, а не кнопкой «Поступление» в списке.
• 🔁 Сопоставьте номенклатуру поставщика со своей один раз — связка сохранится для следующих поставок.
• 🚚 Доставку и прочие расходы сверх цены товара проводите документом «Поступление доп. расходов», чтобы они вошли в себестоимость.

Какие проводки формирует поступление

После нажатия Провести (или Провести и закрыть) документ делает движения по регистрам бухучёта. Набор зависит от вида операции.

Чтобы увидеть реальные проводки конкретного документа, нажмите кнопку Дт/Кт (показать проводки и другие движения) в его командной панели. Там же — вкладки по регистрам НДС, по которым формируется книга покупок.

Для услуг счёт затрат выбирают прямо в строке табличной части или на отдельной вкладке «Счета учёта»: туда же указывают статью затрат и, при необходимости, подразделение. От этого зависит, в какой колонке отчёта о финансовых результатах окажется сумма, поэтому счёт и статью лучше проверить до проведения, а не исправлять потом сторнировочными записями.

Входной НДС сам по себе проведения поступления к вычету не принимается. Вычет отражается отдельной записью Дт 68.02 Кт 19 в момент, когда зарегистрирован счёт-фактура и выполнены условия статьи 172 НК РФ: товар принят к учёту, предназначен для облагаемой деятельности, есть счёт-фактура. Запись в книгу покупок формирует документ «Счёт-фактура полученный» либо регламентная операция «Формирование записей книги покупок» в закрытии месяца.

Как проверить документ и найти ошибки

Самые частые проблемы с поступлением — не в кнопках, а в том, что суммы или НДС встали не туда. Разберём по симптому.

Для контроля итогов используйте стандартные отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — покажет задолженность перед поставщиком и незакрытые авансы.
• ОСВ по счёту 41 (10) — остатки и стоимость приходованных ценностей.
• Книга покупок (Отчёты → НДС → Книга покупок) — все вычеты за период; если счёта-фактуры нет в книге, вычет не заявлен.
• Экспресс-проверка (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка) — найдёт поступления без счёта-фактуры и расхождения по НДС.

Если расчёты с поставщиком идут и авансами, и поставками, сверяйте счёт 60 в разрезе субсчетов: 60.01 — задолженность за полученное, 60.02 — выданные авансы. Когда аванс и поступление «висят» на разных субсчетах и не закрываются, обычно не совпадает договор в платёжке и в накладной либо не сработал зачёт аванса при проведении.

Частые вопросы