Настройка продавца в 1С: карточка сотрудника, права и привязка к кассе

Чтобы поставить продавца в 1С, нужно три вещи: карточка сотрудника (физического лица), пользователь с нужными правами доступа и привязка этого человека к кассе — рабочему месту кассира. Для розницы к этому добавляют начальные остатки товара, чтобы было чем торговать, и отчёты, по которым видно выручку каждого продавца.

Сам термин «продавец» в разных конфигурациях называется по-разному. В 1С:Рознице это кассир, который открывает смену и пробивает чеки, плюс при желании — продавец, указанный в строке чека для расчёта мотивации. В Управлении торговлей продажи привязывают к менеджеру. На маркетплейсах продавец — это ваша организация в личном кабинете площадки, а не сотрудник в базе. Ниже разберём розничный сценарий как основной, а отличия других конфигураций вынесем в таблицу.

Что понимают под продавцом в разных конфигурациях 1С

Прежде чем заводить карточки и права, определитесь, что именно вы настраиваете. От этого зависит, где продавец «живёт» в базе.

В рознице различают две роли, и их часто путают:

• 🧾 Кассир — тот, кто открыл кассовую смену и пробивает чеки. Выручка смены закрывается на него.
• 👤 Продавец — тот, кому засчитывается конкретная продажа для премии. Указывается в строке чека, если включена соответствующая настройка.

Чаще всего это один и тот же человек. Отдельный учёт продавцов нужен там, где в зале несколько сотрудников, а касса одна — например, в салоне или магазине одежды с бонусами от личных продаж.

Готовим карточку сотрудника и физического лица

Основа продавца — физическое лицо. Это справочник, где хранятся ФИО и паспортные данные человека. На одно физлицо потом «вешаются» пользователь и, если нужно, трудовые данные.

Карточку физлица удобнее всего создать прямо из карточки пользователя (разберём на следующем шаге) — там есть поле Физическое лицо с кнопкой создания нового элемента. Это избавляет от поиска нужного справочника по разделам.

Если заводите физлицо отдельно, заполните:

1. Фамилию, имя, отчество — полностью, как в паспорте. По этим данным продавец будет виден в чеках и отчётах.
2. Дату рождения и паспорт — если планируете оформлять с человеком трудовые отношения и вести по нему кадровый учёт в этой же базе.
3. ИНН — пригодится, если продавец будет фигурировать в документах, где нужны данные физлица.

Для чисто розничной работы, когда зарплату и кадры вы ведёте в отдельной программе, достаточно ФИО. Паспорт и прочие поля можно оставить пустыми и дозаполнить позже.

Создаём пользователя и настраиваем права доступа

Продавец должен входить в программу под своей учётной записью — так видно, кто какие действия выполнял, и работает разграничение прав. Пользователи во всех современных конфигурациях на базе БСП лежат в одном месте: Администрирование → Пользователи и права → Пользователи.

Порядок создания:

1. Откройте список пользователей и нажмите Создать.
2. В поле Полное имя впишите ФИО, в Имя (для входа) — короткий логин латиницей или кириллицей.
3. В поле Физическое лицо выберите ранее созданную карточку или создайте новую прямо отсюда.
4. Установите флажок Вход в программу разрешён и задайте пароль. Включите Потребовать смену пароля при входе, чтобы продавец сменил его на свой.
5. Сохраните пользователя — он появится в списке.

Дальше — права. Набор разрешённых действий задаётся профилем групп доступа. Открывается здесь же: Администрирование → Пользователи и права → Профили групп доступа. Назначать права напрямую пользователю не нужно — только через профиль.

Для продавца-кассира подойдёт типовой профиль с правами на продажи и работу с РМК. Точное название профиля зависит от конфигурации и релиза, поэтому ищите в списке профиль со словами «кассир» или «продавец». Если готового профиля нет, скопируйте ближайший типовой кнопкой Создать на основании и уберите лишние роли — так безопаснее, чем собирать профиль с нуля.

Не давайте продавцу полные права (роль «Администратор системы») «чтобы всё работало». Это открывает доступ к ценам закупки, настройкам и выгрузке базы. Ограничьте профиль продажами и кассой.

Назначьте профиль: откройте карточку пользователя, перейдите на закладку с правами доступа и отметьте нужную группу. После этого продавец увидит в программе только разрешённые разделы.

Привязываем продавца к кассе и рабочему месту кассира

Чтобы продавец пробивал чеки, его нужно связать с кассой. В 1С:Рознице за это отвечает рабочее место кассира (РМК) — специальный режим с крупными кнопками, сканером и фискальным регистратором.

Что настроить:

• Касса ККМ. В списке касс ККМ должна быть заведена касса того магазина, где работает продавец, и к ней подключён фискальный регистратор. Кассы ККМ привязаны к конкретному магазину (складу).
• Настройка РМК. В настройках рабочего места кассира указывается, какая касса используется и какие операции разрешены (возвраты, скидки, отложенные чеки). Эта настройка общая для рабочего места, а не для каждого продавца.
• Доступ к магазину. Продавец должен иметь права на тот магазин, где стоит касса. Если магазинов несколько, проверьте, что в профиле или настройках пользователя открыт нужный.

Отдельно продумайте, как продавец авторизуется на РМК. Вход в рабочее место кассира обычно делают не по полному логину и паролю, а по короткому паролю или по персональному штрихкоду сотрудника — так смена продавцов за кассой проходит в пару касаний, без выхода из программы. Этот пароль или штрихкод задаётся в карточке пользователя и не совпадает с паролем входа в базу. Держите его отдельным для каждого продавца, иначе смысл персонального учёта пропадёт.

Если включён учёт продавцов в строке чека, при пробитии товара кассир выбирает продавца из списка. В список попадают сотрудники, отмеченные как продавцы. Включается этот механизм в настройках раздела продаж — ищите опцию со словом «продавец»; название пункта может отличаться между релизами.

В Управлении торговлей отдельного РМК для оптовых продаж нет: продавец-менеджер просто указывается в поле Менеджер документа реализации или заказа клиента. Розничный блок УТ работает похоже на Розницу — через кассу ККМ и смену.

Вводим начальные остатки товара для старта

Новому продавцу нужно что продавать, поэтому перед первой сменой в базе должны быть товары с остатками и ценами. Если магазин только запускается, остатки вносят одним из способов:

• Оприходованием товаров — документом складского раздела, если вы просто ставите фактический остаток на баланс без привязки к бухгалтерскому учёту начального сальдо.
• Вводом начальных остатков — отдельным документом (или помощником ввода остатков), когда база стартует с определённой даты и нужно корректно отразить стоимость запасов.

Порядок для розницы:

1. Заведите номенклатуру — карточки товаров с наименованием, единицей измерения и штрихкодом. Без штрихкода сканер на РМК товар не найдёт.
2. Установите розничные цены документом установки цен. Пока цена не задана, товар в чек пробить нельзя.
3. Внесите остатки по складу (магазину) выбранным документом и проведите его.
4. Проверьте остаток отчётом по складу: товар должен числиться по нужному магазину.

Для маркетплейсов остатки и цены обычно подтягиваются из личного кабинета площадки или через обмен, а не вводятся под конкретного продавца-кассира. Розничный ввод остатков к продажам на маркетплейсе отношения не имеет.

Контролируем работу и смотрим отчёты по продажам

После того как продавец оформлен и привязан к кассе, настройте контроль — иначе смысл раздельного учёта продавцов теряется.

Базовые отчёты розничной продажи группируются по кассиру и по продавцу. В разделе продаж есть отчёт о розничных продажах и отчёт по выручке — в их настройках добавьте группировку или отбор по полю Продавец (или Кассир). Так вы увидите, кто сколько продал за период.

Что имеет смысл контролировать:

• 📊 Выручку по продавцам — сумма и количество чеков за смену, день, месяц. Основа для расчёта премий.
• 🔁 Возвраты — доля возвратов у конкретного продавца. Резкий рост иногда указывает на проблемы с качеством консультации или на махинации.
• 🧮 Средний чек — помогает сравнить продавцов между собой на одной точке.

Если нужен разовый срез, постройте отчёт по продажам, установите период и в настройках вынесите продавца в строки, а сумму и количество — в показатели. Сохраните такую настройку как вариант отчёта, чтобы не собирать её каждый раз.

Отдельно стоит сверять отчёт с фактом закрытия смены. Отчёт о розничных продажах формируется по закрытым сменам, поэтому выручка текущего, ещё не закрытого дня в нём не отражается полностью. Если цифры не сходятся с кассой, первым делом проверьте, закрыта ли смена и проведён ли отчёт о розничных продажах за этот день, — чаще всего расхождение именно в этом, а не в настройке продавца.

Типичные ошибки при настройке продавца

Несколько промахов встречаются чаще других — проверьте их до того, как продавец выйдет на смену.

• Пользователь есть, а физлицо не привязано. В отчётах по продавцам такой кассир отображается пусто или под логином. Привяжите физлицо в карточке пользователя.
• Продавцу выданы полные права. Кроме угрозы безопасности, это мешает: продавец видит лишние разделы и путается. Оставьте только профиль продаж и кассы.
• Касса привязана не к тому магазину. Продавец не находит товар, потому что остатки лежат на другом складе. Сверьте магазин кассы и магазин, где заведены остатки.
• Не заданы розничные цены. Товар есть на остатке, но в чек не пробивается. Проведите документ установки цен.
• Учёт продавцов включён, но кассиры его игнорируют. Отчёт по продавцам пустой. Либо добейтесь дисциплины, либо отключите функцию.

Частые вопросы