Ввод трудового стажа сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии

Стаж сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 вносят в карточке работника по ссылке Трудовая деятельность: там вы указываете периоды работы у прежних работодателей, а программа сама считает страховой, общий и северный стаж на нужную дату. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь похожий — Зарплата и кадры → Сотрудники → карточка → Трудовая деятельность.

Разберём, какой стаж на что влияет, какие документы нужны для ввода, как проверить расчёт для больничного листа и как передать сведения о стаже в СФР. Отдельно — ошибки, из-за которых стаж считается неверно, и короткий блок частых вопросов.

Какой стаж учитывают в 1С и на что он влияет

В программе хранится несколько видов стажа — не путайте их, потому что заполняются и используются они по-разному.

• 🧮 Страховой стаж — главный для зарплаты. От него зависит процент оплаты больничного листа. Сюда входят периоды, когда за человека платили взносы: работа по трудовому договору, госслужба, военная служба.
• 📘 Общий трудовой стаж — суммарный «северный», непрерывный и прочие виды. Нужен для надбавок, доплат за выслугу лет, районных коэффициентов.
• ❄️ Стаж работы в районах Крайнего Севера — для северных надбавок и досрочной пенсии.
• 🎖️ Специальный стаж — для льготных профессий (списки 1 и 2), влияет на отчётность в СФР.

Для рядовой бухгалтерии критичен страховой стаж: именно он определяет, 60, 80 или 100% среднего заработка получит сотрудник по больничному. Остальные виды нужны, если в организации есть северные надбавки или льготные должности.

Стаж учитывается на конкретную дату — на день приёма, на день болезни, на дату сдачи отчёта. Поэтому в 1С его не хранят «одним числом навсегда»: программа держит периоды и пересчитывает итог под нужную дату. Это удобно, но и требует, чтобы периоды были введены без пересечений и пропусков.

Какие документы подготовить перед вводом

Стаж до приёма на работу программа «из воздуха» не возьмёт — его вносят по подтверждающим документам. Соберите их заранее, чтобы не вводить сведения дважды.

С 2021 года трудовая книжка может быть электронной. Тогда вместо бумажной работник приносит форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или СТД-СФР (выгружается из личного кабинета на Госуслугах или в клиентской службе СФР). Периоды из этих форм вносят в 1С точно так же, вручную.

Важная оговорка про электронную трудовую: в ней отражается стаж только с 2020 года, когда сведения начали вести в цифровом виде. Всё, что было раньше, остаётся в бумажной книжке. Поэтому у сотрудника со стажем «до перехода» обычно смотрят оба документа — бумажную книжку за ранние годы и СТД-Р/СТД-СФР за последние.

Проверьте, что даты периодов не пересекаются и нет «дыр» в важных местах — программа суммирует стаж буквально по введённым строкам.

Пошаговый ввод стажа в карточке сотрудника (ЗУП 3.1)

Основное место ввода — карточка сотрудника. Порядок действий:

1. Откройте Кадры → Сотрудники, найдите работника в списке и откройте его карточку.
2. В верхней части карточки, в блоке ссылок под ФИО, нажмите Трудовая деятельность. Откроется форма со списком периодов и видами стажа. В ранних релизах ссылка может называться Стаж — она в том же блоке.
3. Кнопкой Добавить создайте строку периода: укажите дату начала и дату окончания, организацию-работодателя, территориальные условия (если это Север) и вид стажа, в который период засчитывается (страховой, северный и т. д.).
4. Повторите для каждой записи из трудовой книжки. Периоды работы по совместительству, которые пересекаются по датам, в страховой стаж включают только один раз — вторую строку по тем же датам не добавляйте.
5. Нажмите Записать и закрыть. Над таблицей программа покажет посчитанный стаж на текущую дату — по видам.

На отдельной вкладке формы задаётся стаж на дату приёма одним числом (годы, месяцы, дни), если расписывать периоды поштучно не нужно. Этот способ быстрее, но тогда 1С не сможет сама пересчитать стаж на любую прошлую дату — она будет просто прибавлять дни к введённому значению.

Выбор между двумя способами простой. Если нужен только страховой стаж для больничных — хватит ввода суммой на дату приёма. Если организация платит северные надбавки или доплату за выслугу лет, вносите периоды построчно: тогда программа корректно посчитает каждый вид стажа и учтёт территориальные условия.

Для северного стажа в строке периода заполняется колонка с территориальными условиями: РКС — районы Крайнего Севера, МКС — местности, приравненные к ним. Без этого признака период уйдёт только в страховой стаж, а северная надбавка не начислится.

Как 1С считает стаж и где его проверить

После ввода периодов 1С сама складывает их и показывает стаж на любую дату. Проверить расчёт стоит сразу, пока данные перед глазами.

В форме Трудовая деятельность в верхней части выводится страховой стаж на текущую дату в формате «лет / месяцев / дней». Сверьте его с ручным подсчётом по трудовой книжке — расхождение обычно означает пересекающиеся периоды или пропущенную строку.

Отдельно программа ведёт стаж для надбавки за выслугу лет и северный стаж — если в организации таких доплат нет, эти поля можно не заполнять, на зарплату они не повлияют.

Страховой стаж и оплата больничного листа

Здесь стаж превращается в деньги. Процент оплаты больничного зависит от страхового стажа на дату начала болезни:

• 8 лет и более — 100% среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80%;
• до 5 лет — 60%;
• менее 6 месяцев — пособие за полный месяц не выше МРОТ.

Когда вы заводите документ Больничный лист (Зарплата → Больничные листы), 1С подставляет страховой стаж из карточки сотрудника и сразу показывает процент оплаты. Если данные о стаже в карточке есть, отдельно вводить ничего не нужно.

Поправить стаж прямо в больничном можно по ссылке Изменить рядом со значением стажа на форме документа. Откроется окно, где стаж указывают вручную или пересчитывают по трудовой деятельности. Исправление в документе не меняет карточку — это разовая правка под конкретный больничный.

Пример расчёта. Средний дневной заработок — 2000 ₽, страховой стаж сотрудника — 6 лет, значит оплата 80%. За день болезни начислят 2000 × 80% = 1600 ₽. За 10 дней — 16 000 ₽, из них первые 3 дня (4800 ₽) платит работодатель, остальное — СФР напрямую работнику.

Два момента, которые часто упускают. Первый: если страховой стаж меньше 6 месяцев, пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ — процент тут уже не применяется, сравнивают с минималкой. Второй: средний дневной заработок ограничен сверху предельной базой по взносам за два расчётных года, поэтому по высоким окладам пособие упирается в потолок независимо от стажа.

Поэтому точный стаж в карточке важен вдвойне: ошибка в один год около порогов (5 или 8 лет) сразу меняет процент на 20 пунктов и сумму пособия.

Передача сведений о стаже в СФР

Стаж, который вы ведёте в 1С, нужен не только для больничных — его ежегодно передают в СФР для персонифицированного учёта. Раньше это была форма СЗВ-СТАЖ, теперь — единая форма ЕФС-1.

Что и когда сдают:

• Подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1 — сведения о страховом стаже за календарный год. Срок — не позднее 25 января года, следующего за отчётным.
• Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 — кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение). Сдают не позднее рабочего дня, следующего за приёмом или увольнением.

Формируют отчёт в разделе Отчётность, справки (в ЗУП) или Отчёты → 1С-Отчётность — там создаётся ЕФС-1, нужный подраздел заполняется по кадровым данным и стажу из карточек. Перед отправкой прогоните проверку контрольных соотношений.

Если после сдачи выяснилось, что стаж передали с ошибкой, сведения исправляют корректирующей формой: сначала строкой с типом «отменяющая» снимают неверную запись, затем «исходной» подают верную. В 1С для этого создаётся новый экземпляр ЕФС-1 за тот же период — вручную пересобирать XML не нужно, программа разметит типы сведений по данным, которые вы поправите в карточке.

Про «обмен с Госуслугами» отдельно: из 1С данные о стаже напрямую в личный кабинет работника не уходят. Сотрудник видит свой стаж на Госуслугах и в личном кабинете СФР — но это те сведения, которые СФР уже получил от работодателей через ЕФС-1 и СЗВ-СТАЖ прошлых лет. То есть путь один: корректный стаж в 1С → отчёт ЕФС-1 → база СФР → личный кабинет работника.

Стаж и пенсионные баллы: что считает 1С, а что СФР

Частый вопрос — «как в 1С посчитать пенсионные баллы по стажу». Коротко: 1С их не считает, и это нормально.

Индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК, те самые «баллы») начисляет СФР. Он зависит от суммы уплаченных страховых взносов и продолжительности стажа, а не вычисляется внутри программы работодателя. Задача 1С — другая:

• правильно начислить и показать в отчётности страховые взносы (раздел по взносам в РСВ и ЕФС-1);
• верно передать периоды стажа в подразделе 1.2 ЕФС-1.

Дальше СФР по своим правилам переводит взносы и стаж в баллы. Поэтому в карточке сотрудника нет и не должно быть поля «пенсионные баллы» — если вам нужно их увидеть, это делается в личном кабинете работника на сайте СФР, а не в 1С.

Типичные ошибки при вводе стажа

Ошибки в стаже всплывают не сразу — обычно в момент расчёта первого больничного или при сдаче годовой ЕФС-1. Что проверить:

• Пересекающиеся периоды. Работа по совместительству, введённая второй строкой с теми же датами, задваивает стаж. В страховой стаж пересекающиеся периоды идут один раз.
• Стаж введён суммой, а дату приёма сдвинули. Число не пересчитывается автоматически — после изменения даты приёма проверьте значение.
• Забыли военную службу. Служба по призыву засчитывается в страховой стаж — добавьте период по военному билету.
• Правка в больничном вместо карточки. Исправили стаж в документе, а в карточке оставили старое — следующий больничный снова посчитается неверно. Меняйте в карточке.
• Неполная трудовая книжка. Если записи нечитаемы или пропущены, период подтверждают справкой с прежнего места работы, а не «на глаз».