Кто работает за отсутствующего: настройка замещения в 1С 8.3

Замещение в 1С ставят в двух местах. Если нужно, чтобы задачи и согласования отпускника уходили коллеге, — это отсутствие с заместителем в 1С:Документообороте или передача задач в программах на БСП. Если нужно оформить и оплатить работу за отсутствующего — это документ Совмещение должностей в ЗУП с причиной «исполнение обязанностей».

Типичная ситуация: главбух уходит в отпуск на две недели, а у неё в работе 15 согласований договоров и ежедневные платёжки на подпись. Без замещения задачи висят, сроки горят, а коллеге начинают диктовать пароль по телефону. Ниже — как сделать правильно, в какой программе что настраивается и как замещение снять.

Что считается замещением в 1С и где его настраивают

Слово одно, механизмов несколько. Сначала определите, что именно вам нужно передать: задачи, права на документы или обязанности по должности.

Что подготовить до настройки замещения

Пять минут подготовки избавляют от ситуации, когда заместитель в первый день не может открыть ни одного документа.

• 👤 Отдельный пользователь у заместителя. Работать под чужим логином нельзя: в истории изменений все действия запишутся на отсутствующего.
• 🔑 Права заместителя. Проверьте, что у него есть доступ к нужным разделам: казначейство, договоры, кадры. Если прав не хватает, задача придёт, а документ не откроется.
• 📅 Точные даты. Начало и конец отсутствия. Для отпуска — по приказу, для командировки — по служебному заданию.
• ✍️ Подпись. Электронная подпись личная. Заместитель подписывает своей подписью, а для документов от имени организации ему нужна машиночитаемая доверенность.
• 📄 Кадровое основание. Если заместитель будет получать доплату, нужны его письменное согласие и приказ, иначе в ЗУП нечего отражать.

Как поставить замещение в 1С:Документообороте

Шаг 1. Ввести отсутствие

1. Откройте форму отсутствий. Её можно открыть самому сотруднику, руководителю или администратору — зависит от выданных прав.
2. Создайте новое отсутствие и укажите сотрудника, который уходит.
3. Заполните период: дату и время начала и окончания.
4. Укажите причину: отпуск, командировка, болезнь. Причина видна коллегам, когда они назначают задачу.
5. Добавьте заместителя.
6. Запишите отсутствие.

Когда наступает дата начала, новые задачи отсутствующего начинают поступать заместителю. Тот, кто назначает задачу, видит предупреждение, что исполнитель отсутствует.

Шаг 2. Разделить задачи между несколькими заместителями

Одного заместителя на всё хватает редко. Юрист берёт согласования договоров, заместитель главбуха — платёжки.

1. В отсутствии добавьте второго заместителя.
2. Для каждого задайте правило: по каким задачам он замещает. Обычно правило строят по видам процессов или документов.
3. Оставьте одного заместителя «по всем остальным задачам», чтобы ничего не повисло.

Шаг 3. Делегировать права на документы

Замещение передаёт задачи, а не доступ. Если заместитель должен видеть папки и документы руководителя, нужно делегирование прав.

1. Создайте запись делегирования: кто передаёт права, кому, на какой срок.
2. Выберите область: все права или только права на определённые папки и разделы.
3. Включите делегирование и проверьте под учётной записью заместителя, что документы открываются.

Замещение в ЗУП, Бухгалтерии и ERP

ЗУП 3.1: исполнение обязанностей временно отсутствующего

По ТК РФ это отдельный вид дополнительной работы, а доплата за него устанавливается соглашением сторон. В ЗУП её оформляют документом Совмещение должностей.

1. Включите функциональность: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Прочие начисления, флажок про совмещение должностей.
2. Откройте Кадры → Совмещение должностей и создайте документ.
3. Укажите сотрудника-заместителя и период замещения.
4. В причине выберите исполнение обязанностей временно отсутствующего работника и укажите, кого он замещает.
5. Заполните размер доплаты: суммой или процентом — как задано в приказе.
6. Проведите документ. Доплата попадёт в начисление зарплаты за месяц замещения.

Пример. Оклад отсутствующего — 80 000 ₽, доплата по приказу — 30% от его оклада, замещение весь месяц. Доплата: 80 000 × 0,30 = 24 000 ₽. Если замещение длилось 10 рабочих дней из 20, доплата пропорциональна: 24 000 × 10 / 20 = 12 000 ₽.

Бухгалтерия 3.0, УТ 11, ERP: задачи без Документооборота

В этих программах подсистема бизнес-процессов и задач встроена, но автоматической переадресации по отсутствию нет. Есть два рабочих способа.

• 🔁 Перенаправить задачу. Откройте задачу отсутствующего и выберите перенаправление другому исполнителю. В истории сохранится, кто и кому передал.
• 👥 Сменить исполнителя роли. Если задачи адресуются по ролям (например, «Главный бухгалтер»), то на время отпуска добавьте исполнителем роли заместителя. Новые задачи по роли пойдут ему.

Второй способ удобнее: не нужно ловить каждую задачу вручную.

Временные права через группы доступа

В программах на БСП права выдаются через профили и группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав.

1. Не правьте профиль, которым пользуются другие: изменения получат все.
2. Создайте группу доступа «Замещение главбуха», например, на основе нужного профиля.
3. Включите в неё заместителя.
4. Запишите в описании группы дату, когда её нужно убрать.

Автоматизация замещения: регламентные задания и обработки

Что происходит само

В Документообороте замещение вступает в силу и прекращается по датам из отсутствия. Это работа регламентных заданий.

• 🖥 Клиент-серверная база: задания выполняет сервер, отдельно ничего делать не нужно.
• 📁 Файловая база: регламентные задания выполняются, только пока хотя бы у одного пользователя открыта программа. В праздники, когда никто не заходит, замещение включится с первым входом.

Когда нужна внешняя обработка

Если у вас 300 сотрудников и отпуска каждую неделю, ручной ввод отсутствий утомляет. Варианты автоматизации:

1. Загрузка из графика отпусков. Обработка читает график (из ЗУП или из таблицы) и создаёт отсутствия с заместителями по заранее заданной схеме «кто кого замещает».
2. Снятие временных прав по расписанию. Обработка раз в сутки исключает пользователей из временных групп доступа, если срок замещения прошёл.

Подключают такие обработки через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. В карточке обработки можно задать расписание, и она будет выполняться как регламентное задание.

Как отменить или изменить замещение

Сотрудник вышел раньше, отпуск продлили, заместитель заболел сам — такое бывает постоянно.

В Документообороте

• 📅 Досрочный выход. Откройте отсутствие и поставьте фактическую дату окончания. С этого момента задачи снова поступают сотруднику.
• ➕ Продление. Сдвиньте дату окончания в том же отсутствии, новое не создавайте.
• 🔄 Смена заместителя. Замените заместителя в отсутствии. Задачи, уже переданные прежнему, остаются у него — их перенаправляют вручную.
• 🗝 Делегирование прав отключают отдельно: окончание отсутствия его не снимает, если у делегирования свой срок.

В ЗУП

Замещение закончилось раньше — сначала оформите приказ об отмене поручения. Работодатель и работник вправе досрочно отменить его, предупредив другую сторону письменно не менее чем за три рабочих дня.

• 📝 Зарплата за месяц ещё не начислена. Измените дату окончания в документе Совмещение должностей и перепроведите его.
• 🔁 Зарплата уже начислена. Не правьте документ задним числом вручную. Оформите исправление документа, тогда программа сама сделает перерасчёт доплаты в текущем месяце.
• ➕ Замещение продлили. Сдвиньте дату окончания, если приказ о продлении есть, а период ещё открыт.

В программах на БСП

Уберите заместителя из исполнителей роли и исключите из временной группы доступа. Эти действия ничем не напоминают о себе, поэтому дату отмены лучше записать заранее.

Замещение в облачной 1С

В облаке на технологии 1cFresh и в аренде 1С на сервере провайдера механизмы те же, что и в коробке. Отличия касаются администрирования.

• 👥 Пользователи. Нового пользователя для заместителя добавляет владелец абонента через личный кабинет сервиса. Количество пользователей ограничено тарифом: временный заместитель занимает место.
• 🔧 Нет Конфигуратора. Править роли и профили на уровне конфигурации нельзя. Всё делается через группы доступа в самой программе.
• 📦 Обработки. Свои дополнительные обработки в сервисах 1cFresh подключаются только после проверки поставщиком сервиса. Обработку автоматизации замещений закладывайте с запасом по времени.
• ⏰ Регламентные задания выполняет сервис, о файловом режиме думать не нужно.

Ошибки при настройке замещения

• ❌ Замещение есть, доступа нет. Задача пришла, документ не открывается. Причина — отсутствие ввели, а делегирование прав или группу доступа нет.
• ❌ Изменили общий профиль. Добавили права в профиль «Бухгалтер», чтобы помочь заместителю, и их получили все бухгалтеры. Нужна отдельная группа доступа.
• ❌ Ждали задач, которые уже были назначены. Замещение влияет на поток новых задач. Старые, назначенные до отпуска, перенаправляют вручную.
• ❌ Оформили кадры, но не программу. Документ Совмещение должностей в ЗУП не даёт никаких прав в Документообороте или Бухгалтерии.
• ❌ Забыли снять права. Через полгода у сотрудника доступ к казначейству, которого не должно быть. Помогает дата отмены в описании группы или обработка по расписанию.

Частые вопросы