Как рассчитать и выплатить зарплату сотрудникам в ЗУП 3.1

Зарплата за месяц в 1С ЗУП 3.1 ставится одним документом — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Он собирает оклады и надбавки, учитывает введённые заранее отпуска и больничные, считает НДФЛ и страховые взносы. После этого остаётся создать ведомость на выплату и передать проводки в бухгалтерскую программу.

Чтобы расчёт встал правильно с первого раза, до начисления нужно закрыть табель: провести все отсутствия и подтвердить отработанное время. Ниже — порядок действий от подготовки базы до выплаты и отражения в учёте, с путями меню, документами и типичными граблями.

С чего начать: настройки и исходные данные

Проверьте три блока настроек, иначе суммы поедут.

1. Учётная политика организации. Настройка → Организации (или Реквизиты организации), закладка с расчётом зарплаты. Здесь задан способ учёта времени — по отклонениям или по сводному табелю.
2. Параметры расчёта зарплаты. Настройка → Расчёт зарплаты. Отметьте, используются ли премии, договоры ГПХ, районные коэффициенты, выплаты бывшим сотрудникам.
3. Производственный календарь . Настройка → Производственные календари. Он должен быть заполнен на текущий год: из него берутся норма часов и праздники. Если календарь пустой, оклад посчитается неверно.

Дальше — данные по людям:

• 🧑‍💼 Сотрудники приняты. Документ Кадры → Приёмы, переводы, увольнения (или Приём на работу). У каждого должны стоять плановые начисления — оклад, тариф, надбавки.
• 📅 Отпуска и больничные введены. Если месяц не закрыт по отсутствиям, зарплата посчитается как за полный месяц.
• 💳 Способ выплаты указан. В карточке сотрудника или организации: на карту в рамках зарплатного проекта, на личный счёт или через кассу.

Как учесть отработанное время и отсутствия

ЗУП 3.1 по умолчанию работает по отклонениям: считается, что сотрудник отработал норму по графику, а вы регистрируете только исключения — отпуск, болезнь, командировку, прогул.

Документы по отсутствиям лежат в разделах Кадры и Зарплата:

Проведите все отсутствия до начисления зарплаты. Документ Начисление зарплаты и взносов подхватывает уже зарегистрированные отклонения и пересчитывает оклад за фактические дни. Если ввести больничный после начисления — придётся пересчитывать месяц.

Начисление зарплаты, НДФЛ и удержаний

Основной документ: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Создаёте новый, указываете организацию и месяц, нажимаете Заполнить.

Программа подставит по всем сотрудникам:

• оклад или тариф за отработанные дни;
• надбавки, доплаты, районный коэффициент;
• НДФЛ — на закладке НДФЛ;
• страховые взносы — на закладке Взносы;
• постоянные удержания (алименты, профсоюзные, по займам) — на закладке Удержания.

Проверьте ключевые закладки документа перед проведением:

1. Начисления — суммы по каждому человеку. Красные или нулевые строки — повод открыть расчётный листок двойным кликом и посмотреть, за сколько дней начислено.
2. НДФЛ — удержанный налог. С 2023 года НДФЛ с зарплаты удерживается при каждой выплате, включая аванс, а датой получения дохода считается день выплаты. Поэтому налог на этой закладке привязан к планируемой дате выплаты.
3. Взносы — единый тариф. Для большинства — 30% в пределах базы и 15,1% сверх неё; у малого и среднего бизнеса часть выплаты сверх 1,5 МРОТ облагается по пониженному тарифу.
4. Удержания — алименты, займы, профсоюзные взносы. Постоянные удержания программа подтягивает по действующим документам (например, Исполнительный лист), разовые добавляют вручную или межрасчётным документом.
5. Доначисления, перерасчёты — здесь всплывают суммы, если в прошлом месяце что-то меняли задним числом (вводили больничный, правили оклад). Пустая закладка — хорошо, значит прошлый период закрыт чисто.

Проще всего проверять расчёт по одному человеку через расчётный листок: двойной клик по строке сотрудника в документе открывает детализацию — сколько дней и часов отработано, из чего сложилась сумма, какой налог удержан. Если цифра вызывает вопросы, сверьтесь с отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам: он показывает начисления, удержания и суммы к выплате в разрезе людей и видов начислений.

Не все выплаты попадают в месячный документ. Отпускные, больничные, разовые премии и материальную помощь начисляют межрасчётными документами по мере события, а Начисление зарплаты и взносов закрывает оставшуюся часть месяца. Это нормальный порядок, а не ошибка: в итоговый расчёт попадает только то, что ещё не начислено отдельно.

Чтобы прикинуть, сколько получит человек на руки и во что обойдётся фонд оплаты труда, удобно считать отдельно:

Как начислить премию

Премию в ЗУП 3.1 начисляют отдельным документом, а не вручную в строке зарплаты — так она корректно попадёт в средний заработок и в отчётность.

1. Сначала вид премии должен быть заведён и настроен (разовая или ежемесячная, облагается НДФЛ и взносами, входит ли в средний). Это делается в настройке начислений.
2. Документ Зарплата → Премии (или Премия). Выбираете вид премии, период, список сотрудников и сумму либо процент.
3. Проведите премию до документа Начисление зарплаты и взносов за тот же месяц — тогда НДФЛ и взносы с премии встанут в общий расчёт.

Отличия по видам:

• Разовая премия к событию (юбилей, праздник) — часто не входит в средний заработок; проверьте настройку вида начисления.
• Ежемесячная/квартальная премия за результат — входит в средний для отпускных и больничных.
• Годовая премия — учитывается в среднем по особым правилам; настройка вида начисления определяет, как она распределится.

Выплата зарплаты и ведомости

После проведения начисления формируется ведомость на выплату. Документы лежат в разделе Выплаты:

Порядок:

1. Создайте ведомость, укажите организацию, месяц и вид выплаты — аванс или зарплата за месяц.
2. Нажмите Заполнить — подтянутся суммы к выплате с учётом уже удержанного НДФЛ.
3. Проверьте колонку к выплате и проведите документ.
4. Для банка выгрузите реестр (файл для зарплатного проекта), для кассы распечатайте ведомость Т‑53 или расходные ордера.

Как настроить аванс

Способ расчёта аванса в ЗУП 3.1 задаётся по каждому сотруднику (в карточке или кадровым документом) и бывает трёх видов:

• Фиксированная сумма — одно и то же число каждый месяц, не зависит от отработанных дней.
• Процент от тарифа — например, 40% оклада. Простой вариант, но не учитывает отсутствия в первой половине месяца.
• Расчёт за первую половину месяца — программа считает фактически отработанное с 1 по 15 число. Самый точный способ: если человек болел, аванс уменьшится.

Для аванса создаётся отдельная ведомость с видом выплаты аванс. Поскольку с аванса тоже удерживается НДФЛ, сумма к выдаче будет меньше начисленной за первую половину. При способе «расчёт за первую половину месяца» перед ведомостью проводят документ Начисление за первую половину месяца.

Про сроки: зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца, окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней после окончания месяца (ст. 136 ТК РФ). Конкретные даты аванса и зарплаты закреплены в документах организации.

После выплаты не забудьте про НДФЛ: удержанный налог отражается в отчётности (6‑НДФЛ), а в бюджет перечисляется по единому налоговому счёту. С 2024 года уведомления об исчисленном НДФЛ подаются дважды в месяц — за период с 1 по 22 число и за остаток месяца.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

ЗУП 3.1 сама проводок не делает — она передаёт данные в бухгалтерскую программу. Схема такая:

1. Документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте группирует начисления по способам отражения (счёт затрат, подразделение, статья).
2. Данные передаются в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию (Администрирование → Синхронизация данных). В бухгалтерской базе на их основе формируется документ Отражение зарплаты в бухучёте, который и делает проводки.

Типовые проводки по зарплате в бухгалтерской программе:

• Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начислена зарплата (счёт затрат зависит от подразделения);
• Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ;
• Дт 70 Кт 76 — прочие удержания (алименты, займы);
• Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы;
• Дт 70 Кт 51 (50) — выплачена зарплата с расчётного счёта или из кассы.

Чтобы отражение встало корректно, у каждого вида начисления должен быть указан способ отражения. Если по сотруднику затраты не разнеслись — проверьте, задан ли способ отражения в его данных или в настройке начисления.

Синхронизацию запускают после того, как зарплата за месяц полностью начислена и выплачена, — обычно раз в месяц при закрытии периода. В бухгалтерской базе после обмена откройте полученный документ отражения и убедитесь, что он проведён, а суммы начислений совпадают с ведомостью. Удобный способ контроля — отчёт по счёту 70 в бухгалтерии: оборот по кредиту (начислено) за вычетом удержанного НДФЛ и прочих удержаний должен равняться сумме, выданной по ведомостям. Расхождение означает, что какой-то документ не передался или не проведён.

Частые ошибки при начислении зарплаты

• Оклад посчитан за полный месяц, хотя был отпуск. Отсутствие провели после начисления. Решение: провести отпуск /больничный, затем перезаполнить документ Начисление зарплаты и взносов.
• Пустой производственный календарь. Норма часов не определена — суммы по окладу неверные. Заполните календарь на год.
• Премия введена строкой в начислении. Она может не попасть в средний заработок. Используйте документ Премия.
• Ведомость заполнена до начисления. Сумма к выплате нулевая или неполная. Сначала проводится начисление, потом ведомость.
• Данные не ушли в бухгалтерию. Не настроена синхронизация или не задан способ отражения. Проверьте Отражение зарплаты в бухучёте и настройки обмена.

Частые вопросы