Настройка отчётов в 1С 8.3: группировки, отборы, варианты

Чтобы построить отчёт в 1С 8.3, его не нужно рисовать с нуля: в типовых конфигурациях отчёты уже встроены. Вы открываете готовый отчёт из раздела, жмёте Сформировать и дальше подгоняете результат под себя — добавляете группировки, ставите отборы, меняете поля. Главная кнопка на этом пути — Настройки.

Частое заблуждение: «настроить отчёт» и «написать отчёт в Конфигураторе» — одно и то же. Нет. Пользователю Конфигуратор не нужен. Вся настройка делается в режиме 1С:Предприятие, в обычном интерфейсе, и сохраняется как отдельный вариант.

Механизм настроек одинаков в большинстве типовых решений на управляемых формах — в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, Управлении торговлей 11. Поэтому ниже описан общий порядок; отличается только то, в каком разделе лежит конкретный отчёт.

Где лежат отчёты и как сформировать первый

Отчёты сгруппированы по разделам. В каждом разделе верхнего меню есть своя группа команд — обычно блок Отчёты в панели навигации или на начальной странице раздела.

Ориентир по конфигурациям:

Порядок запуска:

1. Откройте нужный отчёт двойным щелчком.
2. Задайте период вверху формы — без периода большинство отчётов пусты.
3. Нажмите Сформировать.

Результат появится в табличной части формы. Если строк слишком много или, наоборот, пусто — дело почти всегда в периоде и отборах, а не в данных. Проверьте их в первую очередь.

Половина работы — выбрать правильный отчёт под задачу. В бухгалтерских конфигурациях под один и тот же вопрос обычно есть несколько похожих отчётов, и они отвечают на разные вопросы:

• Оборотно-сальдовая ведомость — общая картина: остатки и обороты по всем счетам сразу.
• Анализ счёта — обороты одного счёта в разрезе корреспондирующих счетов. Отвечает на вопрос «с чем работал этот счёт».
• Карточка счёта — построчный список всех движений счёта, документ за документом.
• Обороты счёта — те же обороты, но с детализацией по периодам (по месяцам, кварталам).

Разница в детализации: ОСВ даёт свод, карточка — максимум подробностей. Начинайте с общего отчёта, а в подробный переходите только когда нашли, где «не сходится».

Панель настроек: простой и расширенный вид

Кнопка Настройки открывает форму, где вы управляете содержимым отчёта. У формы два режима.

Простой вид — компактный набор: период, основные отборы, иногда переключатель детализации. Этого хватает для 80% повседневных задач.

Расширенный вид — полный конструктор. Здесь появляются вкладки (или разделы) со всеми возможностями системы компоновки данных:

• 🔹 Параметры — период, организация, прочие входные значения.
• 🔹 Отборы — условия, по которым строки попадают в отчёт.
• 🔹 Поля (иногда «Выбранные поля») — какие колонки показывать.
• 🔹 Сортировка — порядок строк.
• 🔹 Структура — группировки по строкам и колонкам.
• 🔹 Условное оформление — подсветка ячеек по условию.

Переключение между режимами — в меню Еще внутри формы настроек (команда вида «Расширенный / Простой вид настроек»). Если нужной настройки в простом виде нет, переходите в расширенный — там доступно всё.

Группировки по строкам и колонкам

Группировка — это то, что превращает плоский список в структуру с подытогами. Настраивается на вкладке Структура расширенного вида.

Структура — это дерево. Элемент верхнего уровня задаёт первый уровень группировки, вложенный — следующий. Например, для отчёта по продажам:

• Контрагент (верхний уровень)
  • Номенклатура (вложенный уровень)

Такая структура даст список покупателей, под каждым — товары, которые он купил, и подытоги по каждому покупателю.

Как добавить уровень:

1. Встаньте на узел дерева, в который хотите вложить группировку.
2. По команде добавления (кнопка со значком «плюс» или Добавить в командной панели структуры) создайте новую группировку.
3. В открывшемся окне выберите поле группировки.
4. Поля без указания группировки дают строку Детальные записи — это расшифровка без свёртки.

Колонки задаются так же, только группировку помещают в ветку колонок. Если вынести, скажем, Месяц в колонки, а Номенклатуру оставить в строках — получится матрица «товары × месяцы».

Разберём на живом примере. Нужен отчёт по продажам: сколько каждый менеджер продал по месяцам. Собираем структуру так:

1. В строки — группировку по полю Менеджер.
2. Внутрь менеджера — вложенную группировку по Номенклатуре (что именно продавал).
3. В колонки — группировку по Месяцу.

На пересечении получаем суммы по каждому товару каждого менеджера в разрезе месяцев, а строки «Итого по менеджеру» и общий итог система добавит сама. Поменяйте местами уровни строк — и тот же набор данных покажет сначала товары, а внутри них менеджеров. Данные те же, акцент разный.

Поля и сортировка строк

На вкладке Поля вы отмечаете галочками, какие колонки показывать. Снятая галочка убирает колонку из результата, но поле остаётся доступным — его можно вернуть в любой момент.

Порядок полей сверху вниз в списке соответствует порядку колонок слева направо в отчёте. Перетаскиванием или кнопками перемещения меняйте очерёдность.

Сортировку задают на одноимённой вкладке:

1. Добавьте поле, по которому сортировать.
2. Укажите направление — по возрастанию или убыванию.
3. Можно задать несколько уровней: сначала по сумме убыванию, при равных суммах — по наименованию.

Сортировка работает внутри каждой группировки. Если в структуре стоит группировка по контрагенту, а сортировка — по сумме, товары отсортируются по сумме внутри каждого контрагента, а не по всему отчёту разом.

Отборы и фильтры данных

Отбор ограничивает строки по условию. Это самый частый способ сделать отчёт читаемым: вместо всех продаж — продажи одного склада, вместо всех сотрудников — одного подразделения.

Настраивается на вкладке Отборы. Структура одного условия:

• Поле — что сравниваем (Склад, Организация, Статья затрат).
• Условие — как сравниваем (Равно, Не равно, В списке, В группе, Больше, Меньше).
• Значение — с чем сравниваем.

Несколько условий по умолчанию соединяются логическим «И» — строка пройдёт, только если выполнены все. Для сложной логики («И» вместе с «Или») в расширенном виде есть группы условий с собственным типом сравнения.

Полезные условия, про которые часто забывают:

• В списке — отобрать сразу несколько конкретных значений.
• В группе — отобрать всё из папки справочника (например, целую группу номенклатуры).
• Заполнено / Не заполнено — найти строки с пустым реквизитом.

Пример. Нужны продажи только по одному магазину и только товарам дороже 1000 рублей. Ставим два условия: Склад Равно «Магазин на Ленина» и Цена Больше 1000. Оба соединены «И» — в отчёт попадут строки, где выполнено и то, и другое. Добавите третье условие по менеджеру — выборка сузится ещё.

Отбор можно вынести прямо в шапку отчёта: тогда менять его получится, не заходя в полные настройки. Это задаётся флажком «Показывать в шапке» (или аналогичным) у конкретного условия — удобно для отборов, которые вы меняете каждый раз, вроде организации или склада.

Сохранение вариантов и шаблонов

Собранную настройку не нужно повторять каждый раз. Её сохраняют как вариант отчёта.

Чтобы сохранить:

1. Настройте отчёт.
2. В меню Еще выберите команду сохранения варианта (вида «Сохранить вариант отчёта»).
3. Задайте понятное имя — например, «Продажи по менеджерам, помесячно».
4. Укажите доступность: только вам или всем пользователям (если есть права).

Сохранённый вариант появляется в списке выбора — кнопка Выбрать вариант (или выпадающий список вариантов рядом с заголовком). Один отчёт может иметь десятки вариантов под разные задачи.

Чем вариант удобнее, чем «настраивать каждый раз»:

• 📌 Открывается одним кликом, настройки уже внутри.
• 📌 Можно отдать коллегам — общий вариант видят все.
• 📌 Переживает обновление конфигурации (пользовательские варианты хранятся в базе отдельно от типовых).

Если вариант больше не нужен, удалите его там же, через управление вариантами в меню Еще. Типовые варианты, которые поставляются с конфигурацией, удалять нельзя — только скрывать.

Условное оформление: подсветка по правилу

Условное оформление раскрашивает ячейки автоматически — по заданному условию. Это не обязательный шаг, но он сильно ускоряет чтение больших отчётов.

Настраивается на вкладке Условное оформление расширенного вида. Одно правило состоит из трёх частей:

• Оформление — цвет текста, фон, шрифт.
• Условие — когда применять (например, Сумма Меньше 0).
• Оформляемые поля — к каким колонкам применить.

Типичный сценарий: подсветить красным отрицательные остатки или просроченную задолженность. После этого проблемные строки видны сразу, без вчитывания в цифры.

Вывод, печать и выгрузка в Excel и PDF

Готовый отчёт — это табличный документ. Его можно напечатать, сохранить файлом или отправить.

Печать. Команда печати — в командной панели результата или через главное меню (Файл → Печать). Перед печатью загляните в предпросмотр: широкие отчёты полезно уместить по ширине страницы в параметрах печати.

Сохранение в файл. Главное меню программы (значок в правом верхнем углу) → Файл → Сохранить как…. В окне сохранения выберите формат:

Отправка по почте. Если в базе настроена учётная запись электронной почты, отчёт отправляется прямо из формы — система сама приложит его файлом.

Частые вопросы