Как самому собрать отчёт в 1С через универсальный отчёт

Универсальный отчёт в 1С 8.3 собирается прямо в режиме «1С:Предприятие», без программиста и без доработки конфигурации. Откройте его через Главное меню → Все функции → Стандартные → Универсальный отчёт, выберите источник данных и таблицу, укажите нужные поля — и нажмите кнопку Сформировать.

Этот инструмент вытаскивает данные из любого справочника, документа или регистра: остатки на складе, обороты по счёту, список сотрудников с окладами, продажи по номенклатуре. Дальше вы навешиваете отборы, строите группировки с итогами, задаёте сортировку, а готовую настройку сохраняете как отдельный вариант и выгружаете результат в Excel.

Отчёт встроен в платформу, поэтому работает одинаково в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и Управлении торговлей 11. Если команды Все функции в главном меню нет, включите её: Главное меню → Настройки → Параметры → Отображать команду "Все функции".

С чего состоит форма и как выбрать источник данных

Вверху формы универсального отчёта стоят три поля, которые задают, откуда брать цифры:

• 🗂️ Вид источника данных — тип объекта конфигурации.
• 📄 Объект — конкретный справочник, документ или регистр.
• 📊 Таблица — какой срез этого объекта показать.

Вид источника выбирается из выпадающего списка. На практике чаще всего нужны:

Для регистра накопления в поле Таблица появятся варианты Остатки, Обороты, Остатки и обороты — выбирайте в зависимости от того, нужен ли вам срез на дату или движение за период. Для регистра бухгалтерии аналогично доступны Обороты, Остатки и Остатки и обороты в разрезе счетов и субконто. Сверху задайте Период: с какой по какую дату собирать данные.

Выбор таблицы определяет смысл цифр. Остатки показывают состояние на конец периода (сколько товара лежит на складе сейчас). Обороты — движение за период (сколько поступило и ушло). Остатки и обороты объединяют оба среза: начальный остаток, приход, расход, конечный остаток. Ошибка с выбором таблицы — самая частая причина, почему отчёт показывает не то, что ждали.

После выбора источника нажмите Сформировать — отчёт покажет стандартный набор колонок. Чтобы изменить состав полей, откройте Настройки и перейдите на вкладку Поля и сортировки. Там галочками отмечаете, какие поля вывести, а стрелками меняете их порядок слева направо.

Как наложить отборы и оставить только нужные строки

Без отборов отчёт выгрузит всё подряд. Чтобы сузить выборку, в форме Настройки откройте вкладку Отборы.

Порядок такой:

1. Нажмите Добавить отбор.
2. В колонке Поле выберите реквизит, по которому фильтруете: склад, контрагент, организация, счёт.
3. В колонке Условие задайте тип сравнения: Равно, Не равно, В списке, В группе, Больше, Меньше.
4. В колонке Значение укажите конкретное значение или список.

Условие В списке удобно, когда нужно несколько значений сразу — например, три склада. Условие В группе берёт всю ветку иерархического справочника: укажете группу номенклатуры — попадут все товары внутри неё.

Галочка слева от строки отбора включает и выключает условие, не удаляя его. Это помогает быстро переключаться между срезами, не настраивая фильтр заново.

Часть отборов можно вынести в шапку отчёта, чтобы менять их без захода в настройки. Для этого в строке отбора включите признак показа в шапке (столбец с режимом отображения) — поле появится прямо над таблицей рядом с периодом. Тогда сменить склад или контрагента получится в один клик перед формированием.

Группировки, итоги и построение структуры отчёта

Группировки отвечают за то, как строки собираются в иерархию и где считаются итоги. Настраиваются они на вкладке Структура.

Структура — это дерево: в нём задаются группировки по строкам и, при необходимости, по колонкам. Чтобы сгруппировать данные:

1. На вкладке Структура выделите корневой элемент.
2. Нажмите Добавить (или Новая группировка).
3. Выберите поле группировки — например, Склад, затем вложенной группировкой Номенклатура.

Итоги по числовым полям (количество, сумма) считаются автоматически на каждом уровне группировки и в целом по отчёту. Отдельно включать суммирование не нужно — платформа складывает ресурсы регистра сама.

Если перенести поле в ветку Колонки, отчёт развернётся вширь: по строкам останется, скажем, номенклатура, а по колонкам встанут склады с количеством в каждом. Так из обычного списка получается сводная таблица.

В структуре можно оставить и Детальные записи — тогда под группировками выведется построчный список исходных данных. Для сводки их обычно убирают: достаточно уровней группировки с итогами. Числовые поля, по которым считаются суммы (в регистрах это ресурсы — количество, сумма), попадают в итоги автоматически; обычные реквизиты, вроде даты или комментария, суммировать нельзя — они просто выводятся в строках.

Сортировка строк и условное оформление

Сортировка задаётся на той же вкладке Поля и сортировки, в нижней части — блок Сортировки. Добавьте поле и укажите направление: по возрастанию или по убыванию. Можно задать несколько уровней: сначала по сумме убыванию, потом по наименованию.

За внешний вид отвечает вкладка Оформление. Самое полезное здесь — условное оформление: подсветка строк по правилу.

Чтобы выделить, например, отрицательные остатки красным:

1. На вкладке Оформление нажмите Добавить.
2. В поле Оформление выберите цвет текста или фона.
3. В разделе Условие задайте правило: поле Количество, условие Меньше, значение 0.
4. При необходимости в разделе Оформляемые поля ограничьте, какие колонки красить.

Так в большом отчёте сразу видно проблемные строки — минус на складе, просроченную задолженность, нулевую цену. Правил оформления можно задать несколько, они применяются по очереди сверху вниз.

Кроме цвета, в оформлении доступны шрифт, выравнивание и готовые схемы оформления из списка — ими удобно задать единый стиль сразу для всей таблицы, не настраивая каждую колонку вручную.

Как сохранить вариант настройки и не собирать отчёт заново

Собранную настройку не обязательно повторять каждый раз. Её сохраняют как отдельный вариант отчёта.

Порядок сохранения:

1. Настройте отчёт полностью: источник, поля, отборы, структуру.
2. В меню Ещё формы отчёта выберите Сохранить вариант отчёта.
3. Задайте понятное имя, например Остатки по складам — ежедневно.
4. Укажите доступность: только себе или всем пользователям.

После этого вариант появляется в списке выбора вариантов (кнопка с названием текущего варианта вверху формы). Открыли отчёт, выбрали сохранённый вариант — и он сразу собирается с вашими настройками.

Если менять настройку под конкретную задачу разово, вариант можно не сохранять: достаточно нажать Сформировать. Платформа запоминает последнюю настройку до закрытия формы.

Анализ данных: расшифровка и сравнение по периодам

Готовая таблица — ещё не конец работы. Универсальный отчёт умеет показывать, из чего сложилась любая цифра.

Расшифровка. Дважды щёлкните по ячейке с итогом — откроется меню расшифровки. Можно развернуть строку до документов-регистраторов, которые сформировали эту сумму, или перейти в карточку объекта. Так вы отвечаете на вопрос «почему здесь именно столько» не выходя из отчёта.

Сравнение по периодам. Чтобы сопоставить, например, продажи по месяцам, добавьте в структуру группировку по полю периода. В регистрах накопления для этого есть системные поля Период день, Период месяц, Период квартал — выберите нужную детализацию, и данные встанут колонками или строками по времени.

Сводка по измерению. Уберите детальные записи и оставьте только группировки — получите компактную сводку: сумма по каждому контрагенту, по каждому складу, по каждой статье затрат, без построчного перечисления.

Для анализа больших выборок полезно сначала наложить жёсткий отбор по организации и периоду, а уже потом разворачивать детализацию по конкретной группе — так отчёт формируется быстрее.

Выгрузка результата в Excel и печать

Готовый отчёт выгружается во внешний файл без дополнительных настроек.

Чтобы сохранить в файл:

1. Сформируйте отчёт.
2. Нажмите Сохранить (значок дискеты в командной панели) или Главное меню → Файл → Сохранить копию.
3. В поле Тип файла выберите формат:
   • 📈 Лист Microsoft Excel (*.xlsx) — для дальнейшей работы с цифрами;
   • 🧾 Табличный документ (*.mxl) — родной формат 1С, открывается в любой базе;
   • 📄 Документ PDF (*.pdf) — чтобы отправить без возможности править.

Для печати используйте Главное меню → Файл → Печать или сочетание Ctrl+P. Перед печатью загляните в предварительный просмотр: широкие отчёты имеет смысл развернуть в альбомную ориентацию и уместить по ширине страницы, иначе колонки уедут на второй лист.

Если выгрузка в Excel нужна регулярно, сохраните вариант отчёта с готовой настройкой — тогда каждый раз останется только нажать Сформировать и Сохранить.

Пример: остатки товаров по складам за месяц

Соберём типовой отчёт целиком, чтобы связать все настройки вместе. Задача — увидеть остатки номенклатуры в разрезе складов на конец месяца и подсветить минусовые позиции.

1. Открываем универсальный отчёт и выбираем вид источника Регистр накопления, объект — регистр товарных остатков (в УТ 11 это Товары на складах, в Бухгалтерии — Товары на складах или Товары организаций).
2. В поле Таблица выбираем Остатки, период — последний день месяца.
3. На вкладке Структура задаём группировку по строкам: первым уровнем Склад, вложенным — Номенклатура.
4. На вкладке Поля оставляем колонку Количество (конечный остаток) и, если нужно, Сумма.
5. На вкладке Отборы ограничиваем выборку своей организацией и, при необходимости, группой номенклатуры.
6. На вкладке Оформление добавляем правило: Количество Меньше 0 — заливка красным.
7. Нажимаем Сформировать.

На выходе — дерево «склад → товары» с итогами по каждому складу и общим итогом внизу. Красные строки сразу показывают пересортицу или ошибочные списания. Дважды щёлкнув по минусовой ячейке, через расшифровку проваливаемся к документам, которые дали этот минус.

Останется сохранить вариант под именем Остатки по складам на конец месяца — и в следующий раз отчёт соберётся одним нажатием.

Частые вопросы