Как в 1С ЗУП добавить должность в штатное расписание: справочник, позиции, ставки и настройки

Чтобы в 1С ЗУП добавить должность в штатное расписание, нужны два действия, а не одно: сначала создать элемент в справочнике Кадры → Должности, затем открыть Кадры → Штатное расписание и ввести позицию — документом Изменение штатного расписания, если ведётся история, или кнопкой Создать прямо в списке позиций, если история выключена. Одна запись в справочнике ещё не даёт штатную единицу: количество ставок, график и оклад живут именно в позиции.

Отсюда и почти все затыки. Кадровик добавил должность, а при приёме на работу программа ругается «должность не входит в штатное расписание». Или наоборот: позиции есть, а в печатной форме Т-3 пусто, потому что дата утверждения позже даты отчёта.

Ниже — точные пути по ЗУП 3.1, заполнение всех значимых полей позиции, добавление дополнительных ставок, различия с Бухгалтерией 3.0 и УТ/ERP, отчёты для самопроверки и разбор типичных ошибок.

Что настроить до того, как добавлять должность в ЗУП

Проверьте две настройки — они определяют, какой путь добавления вам доступен.

1. Настройка → Кадровый учёт → флажок «Используется штатное расписание». Выключен — раздела Штатное расписание в меню Кадры просто не будет, и должности останутся плоским справочником без ставок.
2. Там же ссылка «Настройка штатного расписания». Внутри ключевой флажок — «Ведётся история изменений штатного расписания».

В той же настройке включаются ещё три полезные опции:

• 📐 «Используется вилка окладов и надбавок» — в позиции появляются поля «от» и «до» для размера начисления.
• 🏷 «Используются разряды и категории» — поле для разряда (например, «Слесарь-сборщик 5 разряда»).
• 🛡 «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» — ЗУП начнёт сам ловить приём на несуществующую или уже занятую позицию.

Шаг 1. Создаём должность в справочнике «Должности»

Путь: Кадры → Должности → Создать. Второй вход — Настройка → Должности (в части релизов список продублирован там же, где другие классификаторы).

Что заполнить:

1. Наименование — ровно так, как будет звучать в трудовом договоре и в приказе. Для вредных и «льготных» профессий формулировку берут из ЕТКС/ЕКС: ст. 57 ТК РФ прямо требует этого, когда с должностью связаны досрочная пенсия или компенсации.
2. Код — подставляется автоматически, но его удобно переопределить под свою нумерацию (например, АУП-012).
3. Код выполняемой функции — пятизначный код по ОКЗ (ОК 010-2014). Из этого поля значение попадает в подраздел 1.1 ЕФС-1 при приёме, переводе и увольнении.
4. Категория персонала (если включена) — руководители, специалисты, рабочие. По ней потом группируются отчёты и статистика.

Не создавайте должность «на лету» из документа приёма на работу, не заглянув в список. Именно так рождаются дубли вида «Менеджер», «менеджер» и «Менеджер по продажам » с пробелом на конце. Разводить их потом придётся вручную.

Шаг 2. Как в 1С ЗУП добавить должность в штатное расписание

Теперь превращаем справочную запись в штатную единицу. Вариант зависит от настройки истории изменений.

Вариант А. История изменений выключена

1. Кадры → Штатное расписание.
2. Кнопка Создать — откроется форма позиции штатного расписания.
3. Укажите подразделение и должность, заполните остальные поля (разбор ниже).
4. Записать и закрыть. Позиция действует сразу, без приказа.

Удобно для маленьких организаций: одна форма, никаких документов. Минус — вы не ответите на вопрос «а что было в штатке в марте».

Вариант Б. История изменений ведётся

Первый ввод штатного расписания — документ «Утверждение штатного расписания»: Кадры → Штатное расписание → кнопка Утвердить штатное расписание. В него разом заносят все позиции организации.

Дальше любое добавление — документ «Изменение штатного расписания»:

1. Кадры → Штатное расписание → кнопка Изменить текущее штатное расписание. Второй путь к журналу: Кадры → Изменения штатного расписания.
2. В поле «Дата изменения» поставьте дату, с которой позиция начинает действовать. Это не дата ввода документа, а именно дата вступления в силу.
3. Нажмите Добавить позицию и выберите подразделение и должность. Для готовой должности, которой меняют оклад или число ставок, используют кнопку Изменить позицию, для закрытия — Закрыть позицию.
4. Заполните поля позиции, запишите документ.
5. Из документа печатаются приказ об изменении штатного расписания и обновлённая форма Т-3.

Какие поля заполнить в позиции штатного расписания

Наполнение раздела «Начисления» — самая полезная часть позиции. Указанные здесь оклад и надбавки программа сама подставит в документ Приём на работу, а при включённой вилке проверит, не вышел ли кадровик за границы. Для «вилочной» позиции в Т-3 печатается диапазон, а не одно число.

Как добавить ещё одну ставку по уже существующей должности

Частая задача: должность в штатке есть, нужен второй человек. Варианта два.

Увеличить количество ставок в текущей позиции. Кадры → Штатное расписание → Изменить текущее штатное расписание → Изменить позицию → в поле «Количество ставок» ставим 2,00. Подходит, когда условия у обоих сотрудников одинаковые.

Создать вторую позицию с той же должностью. Нужно, когда оклады, графики или условия труда различаются: например, менеджер на полной ставке с окладом 65 000 ₽ и менеджер на 0,5 ставки с окладом 35 000 ₽. ЗУП допускает несколько позиций с одной должностью в одном подразделении — различать их удобно по полю «Код позиции» или по описанию.

Для оформления работы на неполное время добавляют дробные ставки: 0,25 / 0,50 / 0,75. Сумма ставок по всем позициям подразделения и есть численность по Т-3.

Добавление должности в других конфигурациях 1С

В Бухгалтерии 3.0 добавление должности — ровно одно действие: открыли список, нажали Создать, ввели наименование, записали. Ставок, графиков и окладов в этой карточке нет: оклад задаётся в документе Приём на работу или прямо в начислениях. Если организации нужно именно штатное расписание с контролем численности — это повод переходить на ЗУП или ERP, в Бухгалтерии функциональность не включается никакими настройками.

В УТ 11 должность встречается в карточке физического лица и в печатных формах доверенностей и счетов, но кадрового учёта там нет — штатное расписание вести негде.

Отчёты, которыми проверяют результат

После добавления позиции не полагайтесь на список — сверьтесь отчётами. Все они в Кадры → Кадровые отчёты.

• 📄 Штатное расписание (Т-3) — печатная форма на указанную дату. Главная проверка: новая должность должна в ней появиться.
• 📊 Штатные единицы — сколько единиц занято, свободно и забронировано по каждой позиции.
• 🔍 Соблюдение штатного расписания — находит сотрудников, принятых мимо штатки, и расхождения по окладам.
• 📈 Анализ штатного расписания — сводка по подразделениям и категориям персонала.
• 🗂 Кадровая история сотрудников — показывает, какие должности и когда занимал человек.

Типичные ошибки при добавлении должности и как их избежать

Что ещё спасает от путаницы

• Договоритесь о едином стиле наименований: «Инженер-технолог», а не «инженер технолог» и не «Инж.-технолог».
• Не дублируйте в названии должности подразделение — для этого есть само подразделение в позиции.
• Для «льготников» заведите отдельную привычку: сначала ЕТКС/ЕКС, потом карточка в 1С.
• Профстандарт обязателен к применению не всегда, но если по ст. 195.3 ТК РФ он обязателен для вашей должности — наименование и требования берут из него.

Права доступа: кто может добавить должность

Создание должностей и изменение штатного расписания доступно пользователям с профилем «Кадровик» или «Полные права». Расчётчик зарплаты видит штатку только на чтение.

Настраивается в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Если нужно, чтобы менеджеры не плодили должности, оставьте им профиль без кадровых прав — тогда кнопка Создать в справочнике будет недоступна.

Частые вопросы