Новый оклад в 1С ЗУП 3.1: какой документ создать и как не сломать расчёт

Чтобы поменять оклад сотруднику в 1С 8.3 ЗУП, создайте документ «Кадровый перевод» (раздел Кадры), оставьте то же подразделение и должность, а в таблице начислений укажите новый размер оклада с нужной даты. После проведения документ сам закроет старое плановое начисление и откроет новое.

Править оклад прямо в карточке сотрудника или переписывать старый приём на работу нельзя. Из-за этого ломается история начислений, а расчёт за прошлые месяцы начинает расходиться с реальностью.

Ниже — три рабочих способа (одному сотруднику, группе и по индексации), пересчёт задним числом, пример с цифрами и разбор ошибок, на которых застревают чаще всего.

Что сделать до изменения оклада в ЗУП

Программа лишь фиксирует решение работодателя. Основание должно быть до того, как вы откроете документ.

• 📄 Дополнительное соглашение к трудовому договору. Размер оклада — условие договора, менять его по соглашению сторон нужно в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
• 📝 Приказ или распоряжение с датой начала действия нового оклада.
• 🗓 Уведомление за два месяца, если вы меняете условия в одностороннем порядке из-за организационных или технологических причин (ст. 74 ТК РФ). Для обычного повышения оклада по согласию это не требуется.
• 🔒 Закрытый месяц. Проверьте, не заблокирован ли период, в который попадает дата изменения.

Способ 1. Как поменять оклад одному сотруднику документом «Кадровый перевод»

Это основной сценарий. Он работает, когда у сотрудника меняется оклад, а подразделение и должность остаются теми же.

Создание документа

1. Откройте Кадры → Кадровый перевод (если пункта нет в меню, найдите документ через поиск по разделу или кнопку Создать в списке кадровых документов).
2. Нажмите Создать.
3. В поле Сотрудник выберите человека. Подразделение, должность и график подтянутся из текущих данных.
4. В поле Дата перевода поставьте день, с которого действует новый оклад.
5. Подразделение и должность не меняйте.
6. Перейдите на вкладку с начислениями (в форме она называется по слову «Оплата труда»).

Правка начисления

7. Найдите строку с начислением Оклад (за месяц).
8. Измените показатель Размер на новую сумму.
9. Нажмите Провести, затем Печать — программа предложит печатную форму приказа об изменении условий.

Что проверить после проведения

• В карточке сотрудника откройте Начисления и убедитесь, что новый оклад действует с нужной даты.
• Старая запись закрыта днём перед датой перевода.
• В Начисление зарплаты и взносов сумма за текущий месяц разделилась на два периода.

Способ 2. Как изменить оклад сразу нескольким сотрудникам

Когда повышают оклады целому отделу, создавать десятки кадровых переводов неудобно. В ЗУП 3.1 для этого есть документ «Изменение оплаты труда». Он находится в разделе Кадры, рядом с кадровыми переводами.

Порядок такой:

1. Создайте документ и укажите дату изменения.
2. Добавьте сотрудников кнопкой Подбор или заполните список по подразделению.
3. Для каждой строки задайте новый размер оклада.
4. Проведите документ.

Подходит, если у всех оклад меняется по одному принципу: процент, фиксированная прибавка или переход на новую сетку.

Способ 3. Индексация оклада по решению работодателя

Индексацию по общему коэффициенту удобнее делать отдельным документом — «Индексация заработной платы». Он находится в разделе Зарплата (если нет в меню, найдите по поиску в разделе настроек и списке документов).

Что он умеет:

• считает новый оклад по заданному коэффициенту;
• применяет округление, которое вы указали;
• обрабатывает всех сотрудников выбранного подразделения или всей организации.

Перед проведением проверьте итоговую сумму по каждому сотруднику: округление иногда даёт на пару рублей больше, чем планировалось.

Что делать, если новый оклад нужно ввести задним числом

Задним числом оклад меняют, когда соглашение подписали позже, чем начал действовать новый размер. Документ создаётся как обычно, но дата перевода ставится в прошлом.

Программа выполнит перерасчёт. Вот что происходит:

• 🔁 за прошлые месяцы пересчитываются начисления (в ЗУП это строки перерасчёта в документе Начисление зарплаты и взносов);
• 💰 разница оказывается в текущем месяце как доначисление;
• 🧾 НДФЛ и взносы по доначислению считаются с учётом периода, к которому оно относится.

Если период закрыт датой запрета редактирования, документ не проведётся. Снять запрет может только ответственный сотрудник с нужными правами, и делать это стоит осознанно.

Пример: оклад вырос с середины месяца

Сотруднику с 15 октября повышают оклад с 50 000 до 55 000 рублей. В октябре 22 рабочих дня, график пятидневка.

До даты изменения отработано 10 рабочих дней (1, 2, 5–9, 12–14 октября), после — 12 (с 15 по 30 октября).

Если бы повышение действовало с 1 октября, начислили бы ровно 55 000. С 15 числа программа считает пропорционально дням в каждом периоде, и ручной пересчёт здесь не нужен.

Типичные ошибки при смене оклада

Каждую из этих ситуаций ловят при первой же сверке. Лучше знать про них заранее.

Что не стоит делать никогда

• ❌ Перепроводить старый документ приёма на работу с новым окладом.
• ❌ Менять данные через «Корректировку» без понимания, какие регистры она затрагивает.
• ❌ Править оклад в справочнике «Должности» или штатном расписании и считать, что у людей он изменится сам.

Штатное расписание и оклад сотрудника: это не одно и то же

В ЗУП оклад по штатному расписанию и оклад конкретного человека живут отдельно. Если вы изменили ставку в позиции штатки, у сотрудников на этой позиции оклад сам не поменяется.

Рабочая последовательность:

1. Сначала меняете оплату в штатном расписании (документ изменения позиции или утверждения штатки).
2. Потом оформляете каждому сотруднику кадровый документ с новым окладом.

Если оклады людей расходятся с позицией, выгрузите список сотрудников с окладами и сравните его со штатным расписанием. Так видно, у кого оклад не совпадает.

Как избежать путаницы с окладами в будущем

• 🗂 Храните доп. соглашения и приказы в одном месте и прикрепляйте скан к кадровому документу.
• 🔐 Закрывайте периоды запретом редактирования после расчёта и выплаты.
• 👥 Разделите права: кадровик создаёт переводы, расчётчик проверяет начисления.
• 🔎 Раз в квартал сверяйте список окладов с приказами. Сверка занимает полчаса, а находит расхождения, накопившиеся за год.

Когда оклад менять не нужно

Не всякое повышение дохода — это новый оклад. Есть случаи, где кадровый документ только навредит.

• 🎁 Премия за месяц или квартал. Это разовое начисление, оклад остаётся прежним. Оформляйте документом начисления премии.
• ➕ Временная доплата за совмещение или расширение зоны обслуживания. Её задают отдельным плановым начислением, а не окладом.
• 📉 Простой или работа в неполное время. Оклад по договору прежний, меняется график или оплата за отработанное время.

Если начислять надбавку через оклад, вырастут все показатели, которые от него зависят: отпускные, больничные, компенсация при увольнении. Для разовых выплат это лишнее.

Оклад, тарифная ставка и почасовая оплата

В карточке начислений программа различает несколько способов оплаты. От этого зависит, что именно вы меняете.

Если сотрудник сидит на окладе по часам, а график у него меняется, после повышения проверьте итог на конкретном месяце. Опыт показывает, что расхождение чаще всего связано не с окладом, а с графиком работы.

Мини-кейс: повышение по итогам аттестации

Отдел из четырёх человек, у всех оклад 40 000 рублей. Двое прошли аттестацию, им поднимают оклад до 46 000 рублей с 1 числа следующего месяца.

Что делает кадровик:

1. Создаёт два «Кадровых перевода» с датой, равной первому числу месяца, без смены должности.
2. Меняет Размер у начисления оклада на 46 000.
3. Проводит документы до расчёта зарплаты за этот месяц.
4. Прикладывает к каждому документу скан доп. соглашения.

Рост ФОТ за месяц составит 2 × (46 000 − 40 000) = 12 000 рублей. К этой сумме добавятся страховые взносы, их программа посчитает сама при начислении.

Если бы документы провели уже после расчёта, пришлось бы делать перерасчёт. Поэтому дата проведения — до начисления, а не после.

Частые вопросы