Новый оклад сотрудника в ЗУП 3.1: какой документ выбрать и как не сломать расчёт

Оклад в 1С:ЗУП 3.1 меняют только документом: Кадры → Кадровые переводы (если меняется и должность) или Зарплата → Изменения оплаты сотрудников (если меняется только сумма). Если ведётся штатное расписание с проверкой, сначала измените оклад в штатном расписании документом «Изменение штатного расписания», а уже потом — оплату самого сотрудника.

Карточка сотрудника оклад не хранит, она лишь показывает последнее назначенное значение. Поэтому «поправить цифру» в ней нельзя: вся история оплаты живёт в кадровых документах, и расчёт зарплаты берёт данные именно оттуда.

Что проверить до изменения оклада

Пять минут подготовки избавляют от перепроведения документов и ручных перерасчётов. Перед стартом выясните:

• 📄 Основание. Есть ли подписанное дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ. Оплата — обязательное условие договора (ст. 57 ТК РФ), менять её можно по соглашению сторон письменно (ст. 72 ТК РФ).
• 📅 Дата вступления в силу. С 1-го числа или с середины месяца. От неё зависит, будет ли перерасчёт.
• 🗂 Ведётся ли штатное расписание. Смотрите Настройка → Кадровый учёт: флажки «Ведётся штатное расписание» и «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию».
• 📏 Вилка окладов. Если в настройках включена вилка, новый оклад должен попадать в диапазон позиции.
• 🔒 Закрыт ли месяц. Если зарплата за месяц начисления уже рассчитана и выплачена, изменение задним числом даст перерасчёт.
• 📉 Повышение или понижение. Уменьшение оклада по инициативе работодателя без согласия работника требует уведомления за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Программа это не контролирует.

Изменение оклада в штатном расписании 1С 8.3 ЗУП

Если штатное расписание не ведётся, переходите к следующему разделу. Если ведётся — начинайте отсюда, иначе кадровый документ с новым окладом не проведётся: программа увидит несоответствие позиции.

Как изменить оклад позиции

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Из списка создайте документ «Изменение штатного расписания». Утверждённую позицию напрямую не редактируют, когда включена история изменений.
3. Укажите дату, с которой действует новый оклад. Она должна совпадать с датой изменения оплаты сотрудников или быть раньше.
4. Добавьте в документ позицию, которую меняете, и откройте её.
5. В таблице начислений позиции замените размер оклада (или границы вилки).
6. Проведите документ.

После этого позиция в штатном расписании показывает новую сумму. Но оклады сотрудников, которые занимают позицию, сами не меняются. Это частая ловушка: кадровик правит штатку, а зарплата считается по-старому.

Если меняется вся штатка

При реорганизации, когда меняют десятки позиций сразу, удобнее документ «Утверждение штатного расписания» с новой датой. Он фиксирует полный новый набор позиций. Изменение оплаты сотрудников всё равно оформляется отдельно.

Кадровый перевод: оклад меняется вместе с должностью

Документ «Кадровый перевод» нужен, когда у сотрудника меняется не только оплата, но и должность, подразделение, график или позиция штатного расписания. Пример: бухгалтер переходит в старшие бухгалтеры с окладом 65 000 вместо 52 000.

Порядок оформления

1. Кадры → Кадровые переводы → Создать → «Кадровый перевод».
2. Выберите организацию, сотрудника и дату перевода.
3. На вкладке «Главное» установите флажки того, что меняется: подразделение, должность, позиция.
4. Перейдите на вкладку «Оплата труда» и включите флажок изменения начислений.
5. В строке оклада укажите новый размер. Остальные плановые начисления (надбавки, премии) проверьте: при смене позиции программа может перезаполнить их по штатному расписанию.
6. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-5 из меню печати.

Для группы сотрудников с одинаковыми изменениями есть документ «Кадровый перевод списком» в том же журнале.

Документ «Изменение оплаты труда»: только новая сумма

Это основной способ, когда сотрудник остаётся на той же должности, а меняется лишь размер оклада или надбавок.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Изменения оплаты сотрудников.
2. Создайте документ «Изменение оплаты труда».
3. Укажите месяц и дату изменения. Дата задаёт, с какого дня считается новый оклад.
4. Подберите сотрудника (или нескольких) в табличную часть.
5. Программа покажет текущие начисления. В колонке нового значения впишите оклад.
6. Проведите документ.

Документ сохраняет старое и новое значение, поэтому история изменений остаётся прозрачной. По нему же проще всего найти, кто и когда поменял оплату: журнал фильтруется по сотруднику.

Что будет, если изменение с середины месяца

ЗУП разобьёт оклад на два периода и посчитает каждый пропорционально отработанному времени.

Пример: оклад повысили с 50 000 до 60 000 ₽ с 15-го числа. В месяце 22 рабочих дня, до даты изменения сотрудник отработал 10 дней, после — 12.

В документе начисления зарплаты это две строки оклада с разными периодами. Если строка одна — значит, дата изменения стоит не в этом месяце.

Изменение задним числом

Если документ датирован прошлым месяцем, за который зарплата уже начислена, ЗУП зарегистрирует перерасчёт. Он появится на вкладке «Перерасчёты» документа «Начисление зарплаты и взносов» текущего месяца. Разница доначислится строкой за прошлый период, НДФЛ и взносы пересчитаются.

Закрытые месяцы при этом не перепроводятся — и не нужно. Не меняйте вручную документы прошлых периодов ради такой разницы.

Массовое повышение окладов в ЗУП

Когда оклад меняют сразу 30 или 300 сотрудникам, один документ на всех удобнее десятков отдельных.

Через «Изменение оплаты труда» на группу

1. Создайте документ, как в предыдущем разделе.
2. Заполните табличную часть: подбором по подразделению или командой заполнения по отбору.
3. Впишите новые оклады в каждую строку. Для повышения на одинаковый процент удобно заранее посчитать суммы в таблице Excel и сверить, затем перенести.
4. Проверьте округление. Правило округления (до рубля, до 10 или 100 ₽) обсудите с руководителем до ввода, а не после.
5. Проведите документ.

Пример расчёта при повышении на 8 % с округлением до рубля:

Когда лучше разбить на несколько документов

Один документ на 300 строк проводится дольше и труднее проверяется. Практичнее делить по подразделениям или по ответственным: каждый руководитель сверяет свой список, а кадровик проводит документы по мере согласования.

Ещё одна причина разделить: разные даты. Если цех получает повышение с 1-го числа, а офис — с 15-го, это два документа с разными датами, а не один с ручной правкой строк.

Если вместе с окладом части сотрудников меняют должность или позицию, этих людей оформляйте «Кадровым переводом списком», а остальных — изменением оплаты. Смешивать оба случая в одном документе не получится.

Индексация и средний заработок

Если повышение — это индексация по всей организации или подразделению, средний заработок для отпускных, командировок и компенсаций должен быть скорректирован (п. 16 Положения № 922). В документах изменения оплаты в ЗУП есть признак индексации заработка: найдите на форме флажок со словом «индексация» и установите его.

Без этого флажка отпускные, начисленные после повышения, посчитаются по старому заработку. Ошибка всплывёт только при проверке или жалобе сотрудника.

Почему нельзя просто поправить оклад в карточке сотрудника

В старых конфигурациях часть пользователей привыкла править данные прямо в справочнике. В ЗУП 3.1 это не работает : в карточке сотрудника оплата труда показана только для просмотра. Нажав на ссылку с окладом, вы увидите историю и документ, которым он назначен.

Попытки обойти это ведут к проблемам:

• ❌ Правка регистров вручную через «Все функции». Расчёт формально изменится, но документа-основания нет. Через месяц никто не объяснит, откуда новая сумма, а проверка трудовой инспекции попросит приказ.
• ❌ Перепроведение приёма на работу с новым окладом, чтобы «не плодить документы». Старый оклад исчезнет из истории, а прошлые месяцы при перерасчёте пересчитаются по новому окладу — с доначислениями, которых не должно быть.
• ❌ Изменение оклада в штатке без изменения оплаты сотрудников. Штатное расписание покажет одно, начисление — другое.

Правка первичного документа уместна в одном случае: оклад при приёме изначально ввели неверно. Тогда исправляют «Прием на работу», и ЗУП пересчитывает уже начисленные месяцы.

Типичные ошибки при изменении оклада

Ошибки, которые чаще всего находят при сверке после повышения:

• 🔻 Документ не проводится из-за штатного расписания. Новый оклад не совпадает с окладом позиции или выходит за вилку. Решение: сначала изменение штатного расписания на ту же или более раннюю дату.
• 🔻 Дата изменения позже даты в штатке на день-два. Тогда в эти дни сотрудник формально «не соответствует» позиции. Даты лучше ставить одинаковые.
• 🔻 Надбавки рассчитываются от оклада, а их забыли пересчитать. Если надбавка задана суммой, а не процентом, при повышении оклада она не изменится сама.
• 🔻 Два документа на одну дату. Кадровый перевод и изменение оплаты одному сотруднику с одной датой: действует тот, что проведён позже. Результат непредсказуем для того, кто проверяет.
• 🔻 Повышение на всех без признака индексации — либо, наоборот, флажок индексации на повышении одному человеку.
• 🔻 Изменение назад после выплаты аванса. Аванс фиксированной суммой не пересчитывается, если он задан суммой в кадровом документе. Его размер меняйте в том же документе вместе с окладом.

Как проверить, что новый оклад применился

После проведения документов выполните пять проверок:

1. Карточка сотрудника. Откройте сотрудника: в блоке оплаты должна стоять новая сумма и ссылка на ваш документ.
2. Отчёт «Штатное расписание» (раздел Кадры → Кадровые отчёты). Оклад позиции совпадает с окладами занимающих её сотрудников.
3. Документ «Начисление зарплаты и взносов». Заполните его за месяц изменения. При изменении с середины месяца — две строки оклада с разными периодами, как в примере выше.
4. Вкладка «Перерасчёты». Если дата изменения в прошлом периоде, там должна появиться строка с разницей. Нет строки — проверьте дату документа.
5. Расчётный листок. Сформируйте его по сотруднику (Зарплата → Отчёты по зарплате) и сверьте сумму начисленного с ручным расчётом.

При массовом изменении сверку удобнее делать отчётом «Анализ начислений и удержаний» с группировкой по сотрудникам: сравните оклад за месяц до и после повышения.

Частые вопросы