Как в 1С добавить вид контрагента «Самозанятый» и правильно провести расчёты

Чтобы добавить самозанятого контрагента в 1С, в справочнике Справочники — Покупки и продажи — Контрагенты нажмите Создать и в поле Вид контрагента выберите значение Самозанятый. Дальше вводите ИНН из 12 знаков, ФИО — и карточка готова. Весь остальной порядок — договор, поступление услуг, оплата, чек — отличается от работы с обычным поставщиком-физлицом буквально в трёх местах, но именно там чаще всего и ошибаются.

История из практики: дизайнер-самозанятый выставил счёт, бухгалтер завёл его как физическое лицо и провёл выплату через Договоры ГПХ в ЗУП. Программа честно начислила НДФЛ и взносы, суммы попали в 6-НДФЛ и РСВ. Через квартал выяснилось, что человек — плательщик НПД, и всю отчётность пришлось корректировать. Вид контрагента в 1С — не формальность: он управляет и проверками реквизитов, и подсказками в документах.

Ниже — полный порядок: где находится вид контрагента «Самозанятый», что делать, если его нет в списке, как провести услуги и оплату в Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP, какие проводки сформируются, что делать с чеком из «Мой налог» и какие отчёты показывают, что всё проведено верно.

Кто такой самозанятый с точки зрения 1С и учёта

Самозанятый — физическое лицо или ИП, применяющее налог на профессиональный доход (НПД) по закону № 422-ФЗ. Для заказчика это обычный исполнитель по договору ГПХ, но с двумя важными последствиями.

• 💰 Нет НДФЛ. Самозанятый платит налог сам (4% с выплат от физлиц, 6% — от организаций и ИП). Заказчик налоговым агентом не становится.
• 📄 Нет страховых взносов. Выплаты не облагаются при одном условии: есть чек из приложения «Мой налог» (ст. 15 закона № 422-ФЗ).
• 🚫 Нет НДС. Плательщики НПД не признаются плательщиками НДС, счёт-фактуру не выдают.
• 📊 Не попадает в зарплатную отчётность. Ни 6-НДФЛ, ни РСВ, ни ЕФС-1 — самозанятого там быть не должно.

Ещё два лимита держите в голове: годовой доход самозанятого ограничен 2,4 млн рублей, и у него не может быть наёмных работников. При превышении лимита статус аннулируется, и обязанности агента по НДФЛ переходят к заказчику — с даты утраты права.

Как в 1С добавить вид контрагента «Самозанятый»: пошагово

Разбираю на примере 1С:Бухгалтерия 3.0 — в УТ и ERP логика та же, отличаются только названия разделов.

Что меняется в программе от выбора вида контрагента

Вид «Самозанятый» — это не просто пометка. 1С начинает вести себя иначе:

Главное практическое отличие — автоматическая проверка статуса. 1С обращается к сервису ФНС и предупреждает, если человек уже снялся с учёта по НПД. Это страхует от ситуации «заплатили как самозанятому, а он месяц назад закрылся».

Если вида контрагента «Самозанятый» нет в списке

Самая частая причина — устаревший релиз конфигурации. Значение «Самозанятый» появилось в типовых решениях не сразу, в старых версиях список ограничен четырьмя видами.

Самозанятый-ИП: какой вид выбирать

Если исполнитель — индивидуальный предприниматель на НПД, ИНН у него 12-значный, а статус — предприниматель. Корректный вариант: вид Самозанятый, в наименовании — «ИП Иванов И. И. (НПД)». Либо вид Юридическое лицо с установленным признаком ИП, если в вашем релизе он есть. На налоги это не влияет: ИП на НПД точно так же не требует удержания НДФЛ и начисления взносов.

Как провести услуги самозанятого: документы и проводки

Главное правило: самозанятый проходит по бухгалтерии как поставщик услуг, а не как сотрудник. Никаких начислений в ЗУП.

Бухгалтерия 3.0

1. Акт или отчёт исполнителя заводите документом Покупки — Поступление (акты, УПД, счета-фактуры) с видом операции Услуги (акт, УПД).
2. В табличной части — номенклатура или просто текст услуги, счёт затрат (26, 44, 20, 08 — по сути расхода), ставка НДС — Без НДС.
3. Счёт-фактуру не регистрируете: её не будет.
4. Оплату проводите документом Банк и касса — Банковские выписки — Списание с расчётного счёта, вид операции Оплата поставщику.
5. В назначении платежа укажите: Оплата по договору № 12 от 01.09 за услуги дизайна. Без НДС. Исполнитель — плательщик НПД.

В проводках нет счёта 19 — входящего НДС не возникает, его просто не предъявляют. И нет счетов 68.01 и 69: удержаний с выплаты и страховых взносов тоже нет.

УТ 11 и 1С:ERP

В Управлении торговлей 11 и ERP 2 самозанятого заводят парой Партнёр + Контрагент: НСИ и администрирование — НСИ — Партнёры. В карточке контрагента поле Вид контрагента работает так же; если значения «Самозанятый» в вашем релизе нет, выбирайте «Физическое лицо».

Поступление услуг оформляется документом Закупки — Документы закупки (все) — Приобретение услуг и прочих активов. Ставка НДС — «Без НДС», счёт-фактура не регистрируется. Оплата — через Казначейство — Безналичные платежи.

ЗУП 3.1: когда самозанятый там вообще не нужен

Распространённая ошибка — завести самозанятого в Кадры — Договоры (в том числе авторские). Этот документ рассчитан на договоры ГПХ с обычными физлицами: он начисляет НДФЛ, страховые взносы и тянет данные в 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1.

Самозанятого в ЗУП заводить не нужно вообще. Он не сотрудник, кадровых документов по нему нет, в зарплатной отчётности его быть не должно. Все расчёты — только в бухгалтерской базе через поставщика.

Исключение одно: если самозанятый утратил статус посреди года (превысил лимит или снялся с учёта), с этой даты выплаты облагаются НДФЛ и взносами. Тогда договор ГПХ в ЗУП оформляют — но только на период после утраты статуса.

Чек из «Мой налог»: без него расход не примут

Чек — единственный документ, который подтверждает и расход, и право не начислять взносы. Акт сам по себе этого не делает.

Что должно быть в чеке: дата и время, ИНН самозанятого, ваше наименование и ИНН как заказчика, наименование услуги, сумма. Чек формируется в приложении в момент получения денег, присылается ссылкой или PDF.

Хранить удобно прямо в 1С: откройте документ Списание с расчётного счёта, нажмите скрепку Присоединённые файлы и загрузите PDF или скриншот. Тогда при проверке чек ищется за два клика, а не по переписке в мессенджерах.

Отчёты для проверки: всё ли проведено правильно

Три отчёта закрывают 90% вопросов.

Четвёртая строка — удобный способ проверить себя разом: в универсальном отчёте выбираете источник данных «Справочник — Контрагенты», добавляете отбор Вид контрагента = Самозанятый и выводите колонки ИНН и наименование. Получаете полный реестр и сразу видите тех, кто заведён не тем видом.

Типичные ошибки

• ❌ Завели как сотрудника или по договору ГПХ в ЗУП. Итог — лишние НДФЛ и взносы, корректировки 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1. Правильно: только поставщик в бухгалтерской базе.
• ❌ Указали ставку НДС 20% в поступлении. Появляется счёт 19 и запись в книге покупок, которой быть не может. Ставка — «Без НДС».
• ❌ Не проверили статус на дату выплаты. Человек снялся с учёта в середине месяца, чек выдать не смог — выплата превращается в доход обычного физлица с НДФЛ и взносами.
• ❌ Платёж на номер карты вместо номера счёта. Банк отклоняет платёжное поручение, оплата зависает.
• ❌ Договор написан как трудовой. Указан режим работы, подчинение руководителю, фиксированный ежемесячный «оклад» — риск переквалификации в трудовые отношения по ст. 19.1 ТК РФ, со всеми доначислениями.
• ❌ Одинаковые акты каждый месяц на одну и ту же сумму. Формальный признак скрытых трудовых отношений. Акт должен описывать конкретный результат, а не «услуги за октябрь».
• ❌ Перешли через лимит 2,4 млн и не заметили. Самозанятый теряет статус задним числом с даты превышения. Просите подтверждать статус перед каждой крупной выплатой.
• ❌ Чек приняли с чужим ИНН. Если в чеке указан не ваш ИНН, расход он не подтверждает. Попросите исполнителя аннулировать чек и выдать новый.

Автоматизация: когда самозанятых десятки

При единичных исполнителях ручного ввода достаточно. Когда их становится больше десяти, экономят время три приёма.

1. Автозаполнение по ИНН. С подключённым сервисом проверки контрагентов карточка заполняется из одного поля ИНН, включая признак НПД.
2. Реестры выплат через банк. Многие банки отдают возможность платить списком; в 1С выгружается платёжный реестр, банк сам разбивает его на платежи и собирает чеки.
3. Шаблон договора и акта. Создайте один договор-образец и копируйте его кнопкой Ещё — Скопировать — реквизиты и счета учёта перенесутся.

Если схема не подходит: альтернативы

Иногда самозанятый — не лучший вариант оформления, и 1С тут ни при чём.

• Исполнитель был вашим сотрудником меньше двух лет назад — оформляйте обычный договор ГПХ с НДФЛ и взносами (ЗУП 3.1, документ Договоры (в том числе авторские)).
• Работа постоянная, с графиком и подчинением — это трудовой договор. Переквалификация обойдётся дороже экономии на взносах.
• Исполнитель перепродаёт товары (кроме продукции своего производства) — такая деятельность под НПД не подпадает, статус неприменим.
• Сумма по году явно перевалит за 2,4 млн — заранее обсудите переход исполнителя на ИП с УСН, иначе придётся пересчитывать выплаты.

Частые вопросы