Как оприходовать поступившие товары в программе 1С

Товары в 1С Бухгалтерии 8.3 приходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Товары (накладная, УПД). Он формирует проводку по дебету счёта 41.01 и ставит на остатки то, что привёз поставщик.

Ниже — как создать поступление, настроить счета учёта и ставки НДС, принять налог к вычету, оприходовать излишки без документов и свериться с бухгалтерией, чтобы остатки и проводки сошлись с первичкой.

С чего начинается оприходование: документ поступления

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление. Программа предложит выбрать вид операции — для товаров подойдут два варианта:

• 🧾 Товары (накладная, УПД) — когда приходуете только товар по товарной накладной ТОРГ-12 или универсальному передаточному документу.
• 📦 Товары, услуги, комиссия — если в одной накладной идут и товары, и сопутствующие услуги (например, доставка), и их надо развести по разным счетам.

Разница между видами важна: при «Товары (накладная, УПД)» в документе одна закладка с товаром, всё проще; при «Товары, услуги, комиссия» появляются отдельные закладки, и услуги можно отнести на счёт затрат (44, 26) или включить в стоимость товара. Если сомневаетесь — начните с первого, усложнить документ можно потом.

В шапке заполните:

1. Контрагент — поставщик из справочника. Если его там нет, заведите карточку сразу из поля выбора.
2. Договор — с видом С поставщиком. По нему программа подтянет валюту расчётов и условия.
3. Склад — куда приходуется товар. Поле появляется, только если включён складской учёт (см. ниже).
4. Номер и дата входящего документа — реквизиты накладной поставщика, а не внутренние.

Если расчёты с поставщиком ведутся в валюте или у.е., курс программа возьмёт из договора и из справочника валют на дату документа — отдельно его в поступлении вводить не нужно. Рублёвую стоимость 1С посчитает сама.

Дату документа ставьте по дате фактического перехода товара к вам (обычно дата накладной). От неё зависит период, в котором товар появится на остатках.

Табличная часть и счета учёта

На закладке Товары подбирайте номенклатуру кнопкой Добавить или Подбор (подбор удобнее для длинных накладных — ищет по наименованию и показывает остатки).

По каждой строке заполните:

Счёт учёта 1С подставляет автоматически из регистра Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Для товаров это 41.01, для материалов — 10.01, для тары — 41.03. Если в строке подставился не тот счёт, проверьте, к какому виду номенклатуры отнесена позиция в её карточке (поле Вид номенклатуры).

В регистре счетов учёта можно задать правило не на каждую позицию, а на целый вид номенклатуры или группу справочника. Тогда любой новый товар этой группы получит нужный счёт автоматически, и заполнять его вручную в каждом поступлении не придётся. Это экономит время и убирает самый частый источник ошибок — забытый счёт в строке.

Пустой счёт учёта в строке — главная причина, по которой документ не формирует проводок. Проверяйте колонку до проведения.

Ниже таблицы есть переключатель Цены включают НДС. Он определяет, как программа трактует цифру в колонке «Цена»: как стоимость с налогом или без. Ставьте так же, как в накладной поставщика, иначе сумма разойдётся на величину НДС.

Как учитывается НДС при поступлении

Если поставщик работает с НДС, внизу документа в поле Счёт-фактура введите номер и дату его счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ Счёт-фактура полученный и свяжет его с поступлением.

Проводки по НДС формируются так:

Входной налог собирается на счёте 19.03 (НДС по приобретённым материально-производственным запасам). Чтобы он попал в книгу покупок и уменьшил налог к уплате, НДС нужно принять к вычету. Для этого в счёте-фактуре полученном оставьте галку Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения — тогда вычет пройдёт сразу.

Если галку снять, вычет не отразится автоматически — его придётся заявить регламентной операцией Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок в конце квартала. Это нужно, например, когда товар оприходован, а счёт-фактура ещё не получен.

Для вычета по закону нужны три условия: товар принят к учёту, есть корректный счёт-фактура, товар предназначен для облагаемой НДС деятельности (ст. 171–172 НК РФ). 1С отслеживает только первые два — за назначение товара отвечаете вы.

Если часть товаров идёт на не облагаемую НДС деятельность, в учётной политике включают раздельный учёт входного НДС. Тогда в поступлении у каждой строки появляется колонка Способ учёта НДС со значениями «Принимается к вычету», «Учитывается в стоимости», «Распределяется». Выбирайте его по назначению товара — иначе вычет пройдёт весь, и при проверке налог придётся восстанавливать.

Как включить доставку и прочие расходы в стоимость товара

Доставку, погрузку, комиссию и другие затраты, связанные с покупкой, по ФСБУ 5/2019 включают в фактическую себестоимость запасов. В 1С для этого есть отдельный документ Покупки → Поступление доп. расходов.

Удобнее создавать его на основании уже проведённого поступления — тогда список товаров подтянется автоматически. Порядок такой:

1. Откройте нужное поступление, нажмите Создать на основании → Поступление доп. расходов.
2. В шапке укажите сумму расходов (например, стоимость доставки) и поставщика услуги.
3. Выберите Способ распределения — По сумме или По количеству. По сумме расходы лягут пропорционально стоимости строк, по количеству — пропорционально штукам.
4. Проведите документ.

Проводка увеличит стоимость товара на счёте 41.01:

Если доставку провести отдельным поступлением услуг на счёт 44, она попадёт в расходы периода, а не в себестоимость конкретного товара. Для торговли это допустимо по учётной политике, но тогда себестоимость в карточке товара будет без транспортных затрат — учитывайте это при расчёте наценки.

Приём товара без документов от поставщика

Бывает, что товар уже на складе, а накладной ещё нет. Два рабочих сценария:

1. Неотфактурованная поставка. Оприходуйте товар обычным Поступлением по учётной (предполагаемой) цене, НДС пока не выделяйте. Когда накладная придёт, сделайте Покупки → Корректировка поступления и поправьте цену и НДС до фактических. Так товар не «зависает» вне учёта, а остатки появляются вовремя.

2. Излишки при инвентаризации. Если товар выявлен при пересчёте и его вообще не было в учёте, используют цепочку документов склада:

1. Склад → Инвентаризация товаров — фиксируете фактический остаток и расхождение.
2. На основании инвентаризации — Оприходование товаров . Оно ставит излишек на баланс.

Проводка по излишкам идёт в прочие доходы: Дт 41.01 Кт 91.01 — товар ставится на баланс как прочий доход.

Не путайте два пути: корректировка поступления — для «есть товар, документ опоздал»; оприходование по инвентаризации — для «товар нашёлся, в учёте его не было».

Проверка проводок и остатков после оприходования

Сразу после проведения откройте движения документа кнопкой Дт/Кт (показать проводки). Убедитесь, что:

• стоимость легла в дебет 41.01 (а не на 10 или 44);
• НДС выделен на 19.03 отдельной строкой;
• суммы по дебету совпадают с накладной.

Для контроля остатков удобны стандартные отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — видно поступление и конечный остаток по каждой номенклатуре и складу.
• Остатки товаров (Склад → Отчёты → Остатки товаров на складах) — быстрый срез количества по складам.

Раз в квартал сверяйте счёт 60 с актом сверки от поставщика, а 19.03 — с книгой покупок. Если на 19.03 висит остаток, значит по части поступлений не зарегистрированы счета-фактуры или не принят вычет.

Ещё один полезный инструмент — Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка. Она разом проверит соответствие остатков на 41 счёте данным складского учёта, корректность записей по НДС и наличие незарегистрированных счетов-фактур. По каждой найденной проблеме отчёт подскажет, какой документ открыть.

Отдельно обратите внимание на способ оценки товаров при списании (Главное → Учётная политика). От него — ФИФО или по средней — зависит, какая себестоимость спишется при продаже. На само оприходование он не влияет, но определяет, сойдётся ли финрезультат, поэтому задать его нужно до первых продаж.

Типичные ошибки при оприходовании и как их избежать

• Проводок нет совсем. Чаще всего — пустой счёт учёта в строке таблицы или документ не проведён. Проверьте колонку «Счёт учёта» и нажмите Провести.
• Сумма разошлась с накладной. Неверно выставлен переключатель Цены включают НДС. Сравните, как цена указана у поставщика — с налогом или без.
• НДС не принят к вычету. Не зарегистрирован счёт-фактура или снята галка вычета. Остаток зависает на 19.03.
• Товар попал на счёт материалов (10). В карточке номенклатуры указан вид «Материалы» вместо «Товары». Поправьте вид номенклатуры и перепроведите.
• Отрицательный остаток. Реализацию провели раньше оприходования. Приходуйте товар датой фактического поступления, не задним числом после продажи.
• Дубли номенклатуры. При подборе завели вторую карточку того же товара. Остатки размажутся по двум позициям — ведите ввод новой номенклатуры аккуратно, а дубли объединяйте обработкой Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей.
• Неверная ставка НДС в строке. Если в накладной 10%, а в поступлении осталось 20%, сумма налога и вычет будут завышены. Ставку в документе сверяйте со счётом-фактурой построчно, особенно для смешанных поставок.
• Копейки «уехали» при пересчёте с НДС. Когда цена задана с налогом, 1С выделяет НДС расчётным путём, и из-за округления сумма строки может отличаться от накладной на копейку. Поправьте вручную итог по строке, чтобы документ бился с первичкой до копейки.

Частые вопросы