Приходный кассовый ордер в 1С: как оприходовать наличные

Отдельного документа «Оприходование кассы» в 1С нет — наличные оприходуют приходным кассовым ордером. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это документ Поступление наличных в разделе Банк и касса → Касса → Кассовые документы, счёт учёта — 50.01. Один документ = один факт поступления денег в кассу, поэтому на каждую сумму создаётся свой ордер.

Дальше — как завести такой ордер без ошибок: какой вид операции выбрать, какие проводки сформируются, как напечатать форму КО-1 с квитанцией, где смотреть остаток кассы и почему лимит в программе не контролируется автоматически.

Где в 1С оприходовать наличные и на какой счёт

Все приходы и расходы наличных в 1С:Бухгалтерии 3.0 живут в одном журнале: Банк и касса → Касса → Кассовые документы. Приход заводится кнопкой Поступление — она открывает приходный кассовый ордер (ПКО).

Счёт учёта по умолчанию — 50.01 «Касса организации». Другие субсчета пригодятся реже:

• 💵 50.01 — основная касса в рублях (99% случаев);
• 🏪 50.02 — операционная касса (отдельная касса обособленного подразделения, точки);
• 💱 50.21 — касса в валюте (нужен, только если организация принимает валюту).

Перед первым вводом убедитесь, что в справочнике Статьи движения денежных средств есть подходящие статьи (о них — ниже) и что у организации заполнены реквизиты для печати: наименование, подписанты. Реквизиты подписей задаются в карточке организации в разделе Подписи (ответственные лица — руководитель, кассир, главный бухгалтер).

Нумерация ордеров в 1С сквозная и годовая: программа сама присваивает следующий номер в пределах календарного года и ведёт отдельные ряды для приходных и расходных ордеров. Руками номер трогать не нужно — ручная правка рвёт последовательность, и при проверке кассовой книги вылезут пропуски.

Пошагово: создание приходного кассового ордера

Порядок ввода одинаков для любого вида поступления:

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы и нажмите Поступление.
2. В поле Вид операции выберите тип прихода (от этого зависит проводка — см. следующий раздел).
3. Проверьте дату — она определяет день в кассовой книге. Нельзя ставить дату прихода раньше, чем в кассе фактически появились деньги: касса не может уйти в минус.
4. Заполните плательщика — набор полей меняется в зависимости от вида операции:
   • оплата или аванс покупателя — контрагент и договор (program сама найдёт долг по этому договору);
   • возврат подотчётных — физлицо из справочника Сотрудники или Физические лица;
   • поступление из банка — реквизит Банковский счёт, с которого сняты деньги;
   • заём — контрагент-заимодавец и договор займа.
5. Укажите сумму и статью ДДС.
6. На закладке Печать внесите данные для квитанции: от кого приняты деньги (поле Принято от), основание и приложение. Эти строки попадают в печатную форму КО-1.
7. Нажмите Провести.

После проведения номер ордеру присваивается автоматически — сквозная нумерация в пределах года ведётся программой, вручную её менять не нужно.

Виды операции и какие проводки формирует ПКО

Вид операции в шапке — это и есть «что оприходуем». От него зависит кредит проводки, дебет почти всегда 50.01. Основные варианты:

Несколько тонкостей по видам операции:

• Оплата от покупателя. Если выбрать этот вид на аванс, программа сама разнесёт сумму на 62.02, когда по договору ещё нет отгрузки. Разделять руками не нужно.
• Поступление из банка. Парный документ к расходу «Выдача наличных» в банковской выписке. Сумма по кассе (Дт 50.01) и по расчётному счёту (Кт 51) должна совпасть до копейки, иначе зависнет сальдо на счёте 57 или разойдётся выписка.
• Розничная выручка. Дебет 50.01, кредит зависит от учёта розницы (через 90.01.1 или счёт расчётов с розничными покупателями). Для магазина с ККТ полагайтесь на отчёт о розничных продажах, а не на ручной ПКО.
• Прочий приход. Универсальный вид: кредитовый счёт (например, 76.05, 91.01) вы указываете сами.

Статья движения денежных средств: зачем её заполнять

Статья ДДС не влияет на бухгалтерскую проводку, но без неё не соберётся Отчёт о движении денежных средств (форма в составе бухотчётности). Каждая статья в справочнике Статьи движения денежных средств имеет вид движения — «Поступление от продажи», «Получение кредитов и займов», «Прочие поступления» и т. д. Именно он раскладывает приходы по строкам отчёта.

Оприходование наличной выручки: ПКО или отчёт о розничных продажах

Самая частая развилка — как оприходовать наличную выручку. Зависит от того, кто платит и работает ли касса с ККТ:

• 🛒 Розничная выручка населению через ККТ. Отражается не ПКО, а документом Отчёт о розничных продажах (раздел Продажи). Он формирует выручку и наличные одним документом: Дт 50.01 Кт 90.01.1, а также начисляет НДС Дт 90.03 Кт 68.02, если организация на ОСН. По сути это свод чеков ККТ за смену.
• 🧾 Оплата от организации или ИП наличными за товар. Заводится обычным ПКО с видом «Оплата от покупателя» — тут нужен контрагент и договор, долг гасится по счёту 62.
• 🏧 Приём наличных из операционной кассы магазина в главную. Если розница учитывается на 50.02, то перемещение в основную кассу делается ПКО с видом «Розничная выручка» либо парой расход/приход между субсчетами 50.

Для безналичного эквайринга (оплата картой) наличные в кассу не поступают — там работает счёт 57.03, а не 50.01, и ПКО не нужен вовсе.

Печать приходного ордера и квитанции

ПКО печатается по унифицированной форме КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата № 88). Форма состоит из двух частей:

• 📄 приходный ордер — остаётся в кассе организации;
• 🧾 квитанция — отрезная часть, её выдают тому, кто внёс деньги.

Кнопка Печать в проведённом документе предложит форму КО-1. В ней автоматически подставятся: сумма прописью, корреспондирующий счёт, строки «Принято от», «Основание» и «Приложение» с закладки Печать.

Подписей на ордере две — главный бухгалтер и кассир. Они берутся из карточки организации (раздел Подписи) либо из поля ответственных лиц в самом документе. Если строки подписей в печатной форме пустые — значит, ответственные лица не заданы; это не ошибка проведения, но документ без подписей недействителен.

Кассовая книга и остаток кассы: как проверить

Каждый проведённый ПКО попадает в кассовую книгу (форма КО-4) — она формируется отдельно: Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Там виден приход, расход и выводимый остаток на конец дня.

Чтобы быстро свериться по остатку наличных, используйте:

• Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — покажет начальный остаток, обороты и конечное сальдо;
• Кассовую книгу за день — там же контрольная сумма «Остаток на конец дня».

Остаток по кассе не может быть отрицательным. Если ОСВ показывает минус по счёту 50 — значит, расход проведён раньше прихода либо приход не заведён вовсе. Проверьте даты и время документов за день: сначала должен идти приход, потом расход.

Кассовую книгу печатают по форме КО-4. В 1С она собирается из всех проведённых за день ордеров — отдельно вбивать листы не нужно. В настройке печати можно выбрать периодичность (за день, месяц, год) и способ: сшивать листы по итогам периода или вести вкладные листы. Нумерация листов кассовой книги тоже сквозная с начала года.

Лимит остатка кассы: кто устанавливает и как не нарушить

Лимит остатка кассы — это максимум наличных, который разрешено хранить в кассе на конец дня. Устанавливает его сама организация приказом, по формуле из Указания № 3210-У. Субъекты малого предпринимательства и ИП вправе лимит не устанавливать — тогда остаток кассы ничем не ограничен.

Важный момент: 1С не блокирует превышение лимита автоматически. Программа проведёт ПКО, даже если остаток выйдет за приказной лимит — это задача бухгалтера, а не проверка документа. Контролировать нужно вручную:

1. Сверяйте остаток на конец дня по кассовой книге с суммой из приказа о лимите.
2. Сверхлимитный остаток в тот же день сдавайте в банк (кроме дней выплаты зарплаты и выходных — там действуют послабления по 3210-У).
3. Для сдачи наличных создаётся расходный ордер с видом «Взнос наличными в банк» (Дт 51 Кт 50.01).

Частые ошибки при оприходовании наличных

Ошибки, которые всплывают при проверке кассы, а не в момент ввода:

• 🔴 ПКО проведён задним числом, касса ушла в минус. Расход за день оказался раньше прихода. Исправляется сдвигом времени документов: приход раньше расхода.
• 🔴 Пустая статья ДДС. Проводка есть, но отчёт о движении денежных средств не сходится. Откройте ордер, заполните статью, перепроведите.
• 🔴 Выбран не тот вид операции. Например, аванс проведён как «Прочий приход» на счёт 91 вместо 62.02. Исправляется сменой вида операции и перепроведением.
• 🔴 Наличная выручка без чека ККТ. ПКО есть, а продажа через кассовый аппарат не пробита — нарушение 54-ФЗ. ПКО не заменяет чек.
• 🔴 Расхождение «банк — касса». Снятие со счёта отражено в выписке, а приход в кассу не заведён (или суммы разные) — повисает сальдо на счёте 57 либо задваивается.
• 🔴 Копейки в сумме прописью. При ручной правке суммы прописью в печатной форме цифры и текст расходятся. Сумму правьте только в поле документа — пропись программа пересчитает сама.
• 🔴 Выручка оприходована и отчётом о продажах, и ПКО. Двойное отражение наличных: выручка «удваивается» по счёту 50. Для розницы с ККТ оставляют один документ — отчёт о розничных продажах.