Приём материалов на склад в 1С: от накладной поставщика до проводок по счёту 10

Материалы в 1С:Бухгалтерии 3.0 чаще всего оприходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД): выбираете поставщика, на вкладке с товарами подбираете номенклатуру с видом «Материалы», и после проведения программа формирует проводку Дт 10 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на входной НДС. Излишки с инвентаризации и безвозмездно полученное приходуют другим документом — через Склад с отнесением стоимости на счёт 91.01.

Какой именно документ нужен, зависит от того, откуда пришли материалы. От поставщика по накладной — одно, нашли на складе при пересчёте — другое, купил сотрудник за наличные — третье. Ниже разберём каждый сценарий: куда нажимать, какой счёт встанет и что проверить, чтобы остатки на счёте 10 сошлись с фактом на складе.

С чего начать: выбираем сценарий и документ прихода

Прежде чем создавать документ, определитесь с источником поступления — от него зависит и форма, и проводка.

• 📦 От поставщика по накладной, УПД или акту — документ Поступление (акты, накладные, УПД). Основной и самый частый случай.
• 🧾 Купил подотчётное лицо за наличные или картой — документ Авансовый отчёт, материалы приходуются на вкладке «Товары».
• 🔍 Нашли излишек при инвентаризации — документ Оприходование товаров на основании инвентаризации.
• 🎁 Получили безвозмездно (в дар, от учредителя) — тоже Оприходование товаров либо ручная операция, стоимость идёт в прочие доходы.
• 🔧 Приняли на переработку как давальческое сырьё — отдельный учёт на забалансовом счёте 003, это не ваша собственность.

Запомните простое правило: если у материала есть собственник-поставщик и первичка от него — это «Поступление»; если материал появился «из ниоткуда» (излишек, подарок) — это «Оприходование товаров » со счётом 91.01.

Поступление материалов от поставщика: пошагово

Это базовый сценарий — приём по товарной накладной (ТОРГ-12), УПД или акту.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → вид операции «Товары (накладная, УПД)». Если в поступлении есть и материалы, и услуги, выбирайте «Товары, услуги, комиссия».
2. Укажите контрагента, договор и склад. Номер и дату входящего документа внесите из первички поставщика — по ним потом ищется поступление и сверяется НДС.
3. На вкладке «Товары» подберите номенклатуру из справочника. Для каждой строки заполните количество, цену, ставку НДС.
4. Проверьте колонку «Счёт учёта» — для материалов там должен стоять счёт 10 (конкретный субсчёт подставится по виду номенклатуры). Счёт НДС — 19.03.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру: внизу формы в поле «Счёт-фактура» введите номер и дату, нажмите Зарегистрировать. Без этого не будет права на вычет НДС.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения нажмите Дт/Кт (зелёная кнопка в шапке) и убедитесь, что проводки такие:

Субсчёт счёта 10 программа подставляет по виду номенклатуры: сырьё и основные материалы — 10.01, топливо — 10.03, запчасти — 10.05, инвентарь и хозпринадлежности — 10.09. Если субсчёт встал не тот, дело в карточке номенклатуры — об этом в разделе про настройку.

Отдельно про транспортные и прочие расходы, связанные с закупкой. По ФСБУ 5/2019 затраты на доставку, погрузку, пошлины и посреднические услуги включаются в фактическую себестоимость материалов. В 1С такие суммы распределяют на номенклатуру документом Покупки → Поступление доп. расходов — он увеличивает стоимость уже оприходованных материалов пропорционально сумме или количеству.

Приёмка с расхождениями. Если по факту пришло меньше, чем в накладной, или часть брака, приходуйте в поступлении фактическое количество, а по недостаче оформляйте претензию поставщику. Проводить накладную «как есть», а потом списывать недостачу — лишний труд: реальный остаток на счёте 10 должен соответствовать тому, что приняли на склад.

Как оприходовать излишки и безвозмездно полученные материалы

Здесь поставщика нет, поэтому и счёт 60 не задействован. Стоимость относится на прочие доходы — счёт 91.01.

Излишки по итогам инвентаризации. Сначала проводят Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров: заполняют фактические остатки, программа сама считает отклонение от учётных данных. Затем прямо из инвентаризации по кнопке Создать на основании → Оприходование товаров формируют приходный документ на выявленные излишки.

Проводка: Дт 10 Кт 91.01. Стоимость излишков по ФСБУ 5/2019 определяют по справедливой стоимости — проще говоря, по той цене, за которую такой материал можно купить на дату оприходования.

Безвозмездное получение. Материалы, полученные в дар или от учредителя, тоже оцениваются по справедливой стоимости и приходуются проводкой Дт 10 Кт 91.01. Провести можно документом Оприходование товаров (вид операции «Прочее оприходование») либо ручной операцией, если нужна нестандартная аналитика.

Разница между этими случаями — в налогах, а не в проводках:

Материалы, купленные подотчётным лицом

Если сотрудник купил материалы за свои или выданные под отчёт деньги, поступление оформляют не отдельной накладной, а внутри авансового отчёта.

Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты, создайте документ на сотрудника. На вкладке «Товары» подберите купленные материалы, укажите количество и сумму из чека или накладной, которую сотрудник приложил к отчёту. Счёт учёта — тот же 10.

Проводка: Дт 10 Кт 71.01 — материалы оприходованы в счёт подотчётных сумм. НДС принимается к вычету только если сотрудник принёс счёт-фактуру или УПД на организацию; по обычному кассовому чеку из розницы вычет не положен, и сумму налога включают в стоимость материала.

Если материалы куплены до того, как сотруднику выдали деньги под отчёт, в авансовом отчёте всё равно показывают и расход, и перерасход — программа сама посчитает, сколько организация должна вернуть работнику. На оприходование самих материалов это не влияет: они встают на счёт 10 по сумме из приложенных документов.

Номенклатура и счета учёта: настройка перед первым документом

Чаще всего проблемы с оприходованием идут не от документа, а от неправильно заведённой номенклатуры. Разберёмся, что проверить в справочнике.

Вид номенклатуры. Откройте карточку в Справочники → Номенклатура. Поле «Вид номенклатуры» должно быть «Материалы» (а не «Товары»). Именно вид определяет, какой счёт учёта — 10 или 41 — подставится в документ автоматически.

Счета учёта номенклатуры. Соответствие «вид номенклатуры → счёт» задаётся в регистре Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры (ссылка над списком). Там для вида «Материалы» прописан счёт 10, счёт НДС 19.03, счета передачи и списания. Если регистр пустой или заполнен неверно, программа будет подставлять счёт из более общего правила либо выдаст ошибку при проведении.

Единица измерения. Для материалов, которые приходят в одной упаковке, а списываются поштучно (например, бумага пачками и листами), настройте упаковки, иначе количество на складе не сойдётся.

Складской учёт. Проверьте, что он вообще включён: Главное → Функциональность → вкладка «Запасы». Если ведёте учёт по нескольким складам, там же включается признак учёта по складам, и тогда в документах появляется обязательное поле «Склад».

Проводки и отчёты: как проверить, что материалы встали правильно

После проведения любого из документов стоит сверить результат. Самый быстрый способ — открыть Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выбрать счёт 10.

Что смотрим в ОСВ по счёту 10:

• Дебетовый оборот за период — это всё, что оприходовано. Сравните с суммой накладных и актов.
• Сальдо на конец — остаток материалов на складе в деньгах. Он должен совпадать с фактическими остатками.
• Аналитика по номенклатуре и складам — разверните, чтобы увидеть, по какой позиции и на каком складе числится остаток.

Если нужно разобраться с одной конкретной позицией, откройте Отчёты → Карточка счёта по счёту 10 с отбором по номенклатуре — там видно каждое движение: когда пришло, откуда, по какой цене.

Для сверки взаиморасчётов с поставщиком пригодится ОСВ по счёту 60 — там видно, закрыта ли поставка оплатой и нет ли задвоения. А отчёт Склад → Отчёты → Остатки товаров показывает количественные остатки без привязки к бухгалтерским суммам — удобно сверять с кладовщиком.

Типичные ошибки при оприходовании и как их исправить

Соберём проблемы, которые всплывают чаще всего, и способ их устранить.

Большинство ошибок лечатся групповым перепроведением: Операции → Групповое перепроведение документов за нужный период. Делайте это в конце месяца перед закрытием, когда все приходы и списания уже внесены.

Частые вопросы