Как отозвать сотрудника из отпуска и пересчитать отпускные в 1С

Отозвать сотрудника из отпуска в 1С ЗУП 3.1 удобнее всего на основании уже проведённого документа «Отпуск»: открываете его, создаёте на основании документ «Отзыв из отпуска», указываете дату выхода на работу — и программа сама сторнирует отпускные за неиспользованные дни и вернёт их в остаток.

Правильно оформить отзыв — это не только нажать нужные кнопки. Сначала нужно письменное согласие работника и приказ, иначе отзыв незаконен. А после проведения документа в учёте появится отрицательный пересчёт отпускных, который зачтётся при ближайшей зарплате. Разберём весь порядок: от подготовки бумаг до НДФЛ и взносов.

Когда отзыв законен и какие документы готовить

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия — это прямая норма ст. 125 ТК РФ. Устной договорённости недостаточно: нужна бумага, которую работник подписал добровольно.

Есть категории, которых отозвать нельзя ни при каких условиях:

• 🚫 беременные женщины;
• 🚫 работники младше 18 лет;
• 🚫 занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.

Комплект документов на отзыв обычно такой:

1. Служебная или докладная записка от руководителя с обоснованием — зачем нужен выход.
2. Уведомление работнику с предложением прервать отпуск.
3. Письменное согласие работника (или его виза «согласен» на уведомлении).
4. Приказ об отзыве из отпуска со ссылкой на согласие.

Без письменного согласия приказ об отзыве издавать нельзя — это нарушение трудового законодательства и риск штрафа при проверке ГИТ.

В приказе указывают дату, с которой работник приступает к работе, и судьбу неиспользованных дней: когда они будут предоставлены. По ст. 125 ТК РФ оставшуюся часть отпуска работник использует в удобное для себя время в текущем рабочем году либо присоединяет к отпуску за следующий год.

Инициатива отзыва — только за работодателем. Предлагать прервать отпуск можно, а вот принуждать нельзя: отказ сотрудника выйти раньше срока не считается нарушением дисциплины, и наказать за него работника нельзя. Поэтому уведомление формулируют как предложение, а не как распоряжение.

Если отпуск был внесён в график отпусков, после отзыва имеет смысл скорректировать и график — перенести остаток на согласованную дату. Формально это не обязательно, но так проще планировать замещение и не потерять дни из виду.

Как оформить отзыв из отпуска в 1С ЗУП 3.1

Самый надёжный способ — ввести документ на основании исходного отпуска.

1. Откройте раздел Зарплата → журнал Отпуска (отпуска также доступны из раздела Кадры).
2. Найдите и откройте проведённый документ Отпуск по нужному сотруднику.
3. Нажмите Создать на основании → Отзыв из отпуска.
4. В открывшемся документе укажите дату, с которой сотрудник выходит на работу.
5. Проверьте, что программа подтянула количество неиспользованных дней.
6. Проведите документ.

Дата выхода на работу — ключевое поле. От неё зависит, сколько дней считаются использованными, а сколько возвращаются сотруднику. Если работник отгулял, например, 10 дней из 28 и выходит на 11-й день, использованными останутся первые 10 дней.

После проведения документ формирует отрицательное начисление — сторно отпускных за дни, которые сотрудник не отгулял. Это не ошибка: ранее отпускные были выплачены авансом за весь период, теперь часть из них становится излишне начисленной.

Если отпуск состоял из основного и дополнительного (например, за ненормированный день или северный), программа вернёт в остаток дни тех видов, которые пришлись на неотгулянный период. Проверьте по документу, что уменьшение затронуло нужный вид отпуска, а не только основной.

Когда отзыв оформляется уже в месяце, следующем за месяцем начала отпуска, перерасчёт попадёт в межрасчётный период или в ближайшее начисление зарплаты. Сумма та же — меняется только месяц, в котором проходит зачёт. Ориентируйтесь на дату документа и дату выхода на работу.

Как программа пересчитывает отпускные

Отпускные по закону выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска — и сразу за все дни. Когда сотрудника отзывают, за неотгулянные дни деньги оказываются переплатой.

1С ЗУП 3.1 решает это пересчётом. В документе Отзыв из отпуска программа:

• сторнирует средний заработок за неиспользованные дни;
• уменьшает ранее начисленную сумму отпускных;
• формирует отрицательную сумму, которая попадёт в ближайший расчёт.

Средний заработок при этом не пересчитывается заново — он остаётся тем же, что был использован при начислении отпуска. Меняется только количество оплачиваемых дней.

Разберём на цифрах. Сотруднику со средним дневным заработком 2000 ₽ начислили отпуск на 28 календарных дней: 28 × 2000 = 56 000 ₽, с которых удержали НДФЛ 13% = 7280 ₽. Через 10 дней его отозвали. Использованными остаются 10 дней (10 × 2000 = 20 000 ₽), а за 18 неотгулянных дней отпускные сторнируются: 18 × 2000 = 36 000 ₽. На эту сумму и уменьшится начисление, а излишне удержанный НДФЛ составит 36 000 × 13% = 4680 ₽ — он зачтётся в текущем расчёте.

Переплату программа не требует вернуть в кассу. Она зачитывается при следующем начислении зарплаты: Начисление зарплаты и взносов подтянет отрицательный остаток по отпускным, и сумма к выплате уменьшится на эту величину.

Прикиньте сумму пересчёта заранее, чтобы разговор с сотрудником был предметным:

Удерживать переплату силой нельзя. Излишне выплаченные отпускные при отзыве — это не счётная ошибка по ст. 137 ТК РФ. На практике вопрос решают зачётом при согласии работника: он фактически уже дал согласие на отзыв. Если же человек увольняется, не отработав зачёт, остаток переплаты удерживают из расчёта при увольнении в пределах ограничений ст. 138 ТК РФ (не более 20% от выплаты).

Что происходит с неиспользованными днями отпуска

Главный плюс отзыва в том, что дни не сгорают. Отпуск не считается отгулянным за те дни, когда сотрудник вернулся к работе — они возвращаются ему как остаток.

В 1С это происходит автоматически. После проведения Отзыва из отпуска неиспользованные дни возвращаются в баланс отпусков сотрудника. Отдельно «добавлять дни» руками не нужно — если сделать это вручную, дни задвоятся.

Проверить остаток можно отчётом Остатки отпусков (раздел Кадры → Кадровые отчёты). После отзыва число доступных дней должно вырасти ровно на количество неотгулянных.

Заодно проверьте табель. С даты выхода на работу дни должны отмечаться как явка, а не как отпуск. Проведённый Отзыв из отпуска сам закрывает отпуск этой датой, но если в организации табель ведётся отдельным документом, сверьте, что обозначение сменилось с «ОТ» на рабочие дни — иначе начисление зарплаты за месяц выхода посчитает меньше отработанного времени.

Когда работник соберётся догулять остаток, оформляется обычный новый документ Отпуск на эти дни. Никакой особой «второй части» заводить не нужно — программа видит, что дни в остатке есть, и начислит отпускные за них в общем порядке. Средний заработок для этой части посчитается заново, на дату начала новой части отпуска, — он может отличаться от исходного, если за прошедшее время у сотрудника менялась зарплата.

Перерасчёт НДФЛ и страховых взносов после отзыва

С выплаченных отпускных был удержан и перечислен НДФЛ, начислены страховые взносы. При отзыве база уменьшается, поэтому пересчитываются и налог, и взносы.

НДФЛ. Сторнирование части отпускных уменьшает облагаемую базу. Излишне удержанный НДФЛ программа учитывает автоматически: в ближайшем расчёте он зачитывается, и итоговая сумма удержанного налога по сотруднику выравнивается. Отдельно возвращать налог через заявление, как правило, не требуется — зачёт проходит внутри текущего периода.

Страховые взносы. Их база за месяц тоже уменьшается на сумму сторно. Перерасчёт отражается в Начислении зарплаты и взносов за месяц выхода и далее попадает в отчётность по взносам в уже скорректированных суммах.

Отдельные уведомления по НДФЛ подавать из-за отзыва не нужно: скорректированные суммы войдут в очередное уведомление и 6-НДФЛ в общем порядке, когда вы будете формировать их за период.

Если сотрудник отказался прервать отпуск

Работник вправе ответить «нет» — и это законно. Тогда отзыв не оформляется вообще, а задачу закрывают иначе.

• 🔁 Перенос отпуска. По соглашению сторон отпуск можно перенести на другой срок целиком, не дробя его. Оформляется приказом о переносе и документом, корректирующим даты в 1С.
• 👥 Замена исполнителя. Часто проще поручить срочную работу другому сотруднику или оформить временное совмещение, чем прерывать чужой отдых.
• 📅 Договорённость на будущее. Если аврал предсказуем, заранее согласуйте с работником перенос на этапе составления графика отпусков.

Типичные ошибки при оформлении отзыва

Ошибки здесь делятся на кадровые и учётные.

Ещё одна частая накладка — дата выхода на работу. Если ошибиться с ней, программа посчитает неверное число использованных дней, и весь перерасчёт «поедет». Перед проведением сверьте дату из документа с датой из приказа.

И не забывайте перепровести расчёт зарплаты за месяц, в котором оформлен отзыв. Если Начисление зарплаты и взносов за этот месяц уже было проведено до ввода отзыва, его нужно открыть и пересчитать — иначе отрицательный остаток по отпускным не зачтётся.

Частые вопросы