Суточные в 1С 8.3: от выдачи аванса до НДФЛ и взносов со сверхнормативных

Короткий ответ: чтобы провести суточные в 1С 8.3 Бухгалтерия, их не начисляют отдельным документом — всю сумму вносят строкой в Авансовый отчёт на закладке «Прочее», и программа относит её на счёт затрат проводкой Дт 26 (20, 44) Кт 71.01. Отдельно считать НДФЛ и взносы нужно только с части, превышающей 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ в день за границей.

Самое частое заблуждение: «суточные сверх 700 рублей платить нельзя» или «их нельзя взять в расходы». Можно и то и другое. Размер суточных организация устанавливает сама — приказом или положением о командировках, и в налог на прибыль они идут полностью, без нормирования. Лимиты 700 и 2500 ₽ работают только для НДФЛ и страховых взносов.

Ниже — порядок действий по шагам: что настроить до первой командировки, как выдать аванс, как провести суточные в авансовом отчёте, какие проводки должны получиться, как в 1С 8.3 Бухгалтерия и ЗУП 3.1 начислить НДФЛ и взносы со сверхнормативной части, чем проверить результат и на чём чаще всего спотыкаются.

Нормы суточных: что в пределах норм, а что сверх

Два уровня «нормы» путают постоянно, поэтому разложим их отдельно.

Норма по трудовому законодательству — та, что в вашем локальном нормативном акте. Хоть 500 ₽, хоть 3500 ₽ в день. Ограничений сверху нет, кроме бюджетной сферы.

Норма для налогов — фиксированная:

• 🇷🇺 700 ₽ за каждый день командировки по России;
• ✈️ 2500 ₽ за каждый день загранкомандировки;
• 📌 те же суммы применяются к надбавкам за разъездной характер работы и за вахтовый метод;
• 💰 превышение попадает в базу по НДФЛ (код дохода 2015) и в базу по страховым взносам, включая взносы на травматизм.

Сколько дней считать

Считаются все календарные дни в пути, включая выходные, праздники и дни отъезда-приезда. День выезда за пределы России оплачивается по заграничной норме, день возвращения в Россию — по российской.

Однодневная командировка — особый случай: суточные при возможности ежедневно возвращаться домой не положены, но организация вправе выплатить возмещение. Для НДФЛ безопасный лимит тот же — 700 ₽.

Что настроить в 1С 8.3 до первой командировки

Пяти минут подготовки хватает, чтобы потом не переделывать проводки.

1. Статья затрат под суточные. В Бухгалтерии 3.0 это счёт затрат, который вы подставите в авансовом отчёте: 26 для АУП, 44.01 для коммерческого персонала, 20.01 с подразделением и номенклатурной группой — для производственников и командировок «под заказ».
2. Подотчётное лицо. Сотрудник должен быть в справочнике Зарплата и кадры — Физические лица и выбираться в кассовых документах.
3. Вид начисления «Суточные сверх норм». Создайте его заранее в Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Начисления (Бухгалтерия 3.0) или в Настройка — Начисления (ЗУП 3.1). Настройки: код дохода НДФЛ — 2015, вид дохода по взносам — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
4. Приказ или положение о командировках с конкретными суммами по России и по странам. Без него проверяющие пересчитают всё сверх 700 ₽ как доход.

Шаг 1. Выдаём аванс подотчётному лицу

Суточные выдают до поездки — это требование Положения о командировках.

Наличными из кассы: Банк и касса — Кассовые документы — Выдача (расходный кассовый ордер ). Вид операции — Выдача подотчётному лицу. Получатель — сотрудник, счёт учёта 71.01.

Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

На карту: Банк и касса — Платёжные поручения, вид операции Прочее списание либо выгрузка зарплатного реестра. При загрузке выписки в документе Списание с расчётного счёта ставьте вид операции Перечисление подотчётному лицу.

Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

Для загранкомандировки валюту выдают по субсчёту 71.21. Курс для бухучёта — на дату выдачи аванса; переоценивать выданный аванс не нужно.

Шаг 2. Как провести суточные в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам в авансовом отчёте

Основное действие. Открываем Банк и касса — Авансовые отчёты и создаём документ.

2.1. Закладка «Авансы»

Подбираем документ, которым выдавали деньги. 1С сама предложит нужный РКО или списание. Сумма аванса подтянется — это та база, против которой пойдут расходы.

2.2. Закладка «Прочее» — здесь живут суточные

Именно на этой закладке отражают расходы без поставщика: суточные, иногда постельное белье в поезде, сборы.

Заполняем строку:

• Документ (расхода) — оставляем пустым либо пишем «Приказ о командировке № 14 от 02.03»;
• Номенклатура — элемент вида «Суточные» (создайте один раз в справочнике услуг, он же подставит содержание в проводку);
• Сумма — вся сумма суточных, и в пределах нормы, и сверх неё;
• Счёт затрат — 26, 44.01 или 20.01;
• Подразделение — обязательно, если ведёте учёт по подразделениям;
• Счёт учёта НДС — не заполняем, НДС по суточным нет;
• СФ — флажок не ставим.

2.3. Проводим и смотрим движения

Кнопка Провести и закрыть, затем Дт/Кт. Должна появиться одна проводка на сумму суточных.

2.4. Если сотрудник не израсходовал аванс

Остаток возвращают в кассу: Банк и касса — Кассовые документы — Поступление, вид операции Возврат от подотчётного лица → Дт 50.01 Кт 71.01. Перерасход доплачивают расходным ордером с тем же видом операции, что и аванс.

Шаг 3. Проводки по суточным: пример с числами

Менеджер Смирнов был в командировке в Казани 5 дней. По положению о командировках суточные — 1500 ₽ в день.

Расчёт:

• всего суточных: 1500 × 5 = 7500 ₽;
• в пределах нормы: 700 × 5 = 3500 ₽;
• сверх нормы: 7500 − 3500 = 4000 ₽;
• НДФЛ 13 %: 4000 × 13 % = 520 ₽;
• взносы по единому тарифу 30 %: 4000 × 30 % = 1200 ₽;
• взносы на травматизм 0,2 %: 4000 × 0,2 % = 8 ₽.

Суть схемы: расход уходит на затраты один раз и целиком — 7500 ₽. Дополнительно в расходы попадают только взносы со сверхнормативной части. НДФЛ 520 ₽ затраты не увеличивает — его удерживают из ближайшей зарплаты Смирнова.

Шаг 4. НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных в 1С

Авансовый отчёт налогов не считает. База по НДФЛ и взносам появляется только после отдельного начисления.

В 1С:Бухгалтерия 3.0

1. Зарплата и кадры — Все начисления — Начисление зарплаты за месяц утверждения авансового отчёта.
2. В строке сотрудника — кнопка Начислить → вид начисления Суточные сверх норм → сумма 4000 ₽.
3. НДФЛ пересчитается автоматически, взносы — тоже, в том же документе на закладке «Взносы».
4. В настройке вида начисления способ отражения в бухучёте поставьте «Не отражать в бухгалтерском учёте» — расход уже списан авансовым отчётом, второй раз его начислять нельзя.
5. В ведомости на выплату зарплаты сумму 4000 ₽ исключите — деньги сотрудник получил подотчётно, иначе выплатите их дважды.

В 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП используют документ Зарплата — Разовые начисления (или Премии, если так настроен шаблон) с видом начисления «Суточные сверх норм».

Настройка самого вида начисления в Настройка — Начисления:

• назначение — Прочие начисления и выплаты;
• начисление выполняется — По отдельному документу;
• на закладке «Налоги, взносы, бухучёт»: НДФЛ — облагается, код 2015; страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»; налог на прибыль — учитывается в расходах на оплату труда;
• признак «Доход в натуральной форме» — включить. Тогда сумма войдёт в базу НДФЛ и взносов, но не увеличит долг по зарплате.

Если бухгалтерия и кадры в разных базах, суммы НДФЛ и взносов приедут в Бухгалтерию синхронизацией документом Отражение зарплаты в бухучёте.

Дата дохода и курс для загранкомандировки

Дата получения дохода по сверхнормативным суточным — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Не дата выдачи аванса и не дата возвращения.

Валютные суточные для целей НДФЛ пересчитывают в рубли по курсу на эту же дату — последний день месяца утверждения отчёта. В бухучёте сумма расхода остаётся по курсу выдачи аванса, поэтому рублёвая база НДФЛ и сумма проводки Дт 26 Кт 71.21 почти всегда расходятся. Это нормально.

Особенности по конфигурациям: УТ 11, ERP, КА

Полноценная зарплатная подсистема есть только в Бухгалтерии и ЗУП. В остальных конфигурациях суточные проводят как расход, а налоги считают в зарплатной базе.

Отчёты, которыми проверяют суточные

Пять минут проверки экономят день разбирательств при закрытии квартала.

• 📊 ОСВ по счёту 71 (Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — не должно быть «висяков» по закрытым командировкам. Остаток по дебету = долг сотрудника, по кредиту = долг организации перед ним.
• 🔎 Анализ субконто → Контрагенты/Работники — вся история по конкретному подотчётнику в одном отчёте.
• 🧾 Карточка счёта 26 (44.01, 20.01) с отбором по содержанию «Суточные» — показывает, вся ли сумма села на затраты и в том ли периоде.
• 📈 Анализ НДФЛ по документам-основаниям (ЗУП) или Подробный анализ начислений — проверить, что 4000 ₽ попали в базу с кодом 2015.
• 📋 Проверка расчёта взносов (Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам) — сверхнормативная часть должна входить в базу, нормативная — нет.
• 📑 6-НДФЛ и РСВ за период: в РСВ суточные в пределах норм попадают в сумму выплат и в необлагаемые, превышение — в базу.

Типичные ошибки

Собрано по разборам реальных баз — порядок примерно по частоте.

1. Суточные проводят через закладку «Товары» или «Оплата». Тогда программа ждёт поставщика и документ-основание, а в учёте появляется задолженность перед контрагентом. Только закладка «Прочее».
2. Сверхнормативную часть не начисляют вообще. Самая дорогая ошибка: недоимка по НДФЛ, взносам, штраф и пени. Выявляется при сверке РСВ с карточкой счёта 71.
3. Начисление «Суточные сверх норм» отражают в бухучёте. Расход попадает на 26 счёт второй раз, затраты завышены вдвое. Способ отражения должен быть «Не отражать в бухгалтерском учёте».
4. Сумму сверхнормативных суточных забывают убрать из ведомости. Сотрудник получает деньги дважды: сначала подотчётно, потом с зарплатой.
5. НДФЛ считают от всей суммы суточных. Облагается только превышение, а не 7500 ₽ целиком.
6. Берут лимит 700 ₽ для загранкомандировки. За рубежом — 2500 ₽ за каждый день, и день выезда считается заграничным.
7. Не считают дни отъезда и приезда. В пятидневной поездке оплачивают 5 дней, а не 3 «рабочих в чужом городе».
8. Код дохода НДФЛ ставят 4800 вместо 2015. Отчётность сдаётся, но в справке о доходах некорректный вид дохода — вопрос от инспекции почти гарантирован.
9. Начисляют сверхнорматив в месяце поездки, а отчёт утверждён в следующем. Дата дохода — последний день месяца утверждения авансового отчёта, из-за сдвига «едет» 6-НДФЛ.
10. В положении о командировках нет сумм. Любая выплата сверх 700 ₽ становится спорной по налогу на прибыль.
11. Валютные суточные пересчитывают по курсу на дату приказа. Для НДФЛ — курс последнего дня месяца утверждения отчёта.
12. Нет подразделения в строке расхода при учёте затрат по подразделениям — закрытие месяца не распределяет сумму, 26 счёт остаётся с сальдо.

Как не возвращаться к этой теме каждый месяц

• Заведите в справочнике услуг один элемент «Суточные» и всегда подбирайте его — отчёты по содержанию проводок станут читаемыми.
• Пропишите в положении о командировках не только суммы, но и срок сдачи авансового отчёта: три рабочих дня после возвращения. Тогда дата дохода не будет уезжать в следующий месяц.
• Договоритесь с кадрами, что приказ о командировке попадает в бухгалтерию в день издания — суточные считаются от датированных приказом дней.
• Раз в квартал сверяйте сумму по карточке счёта затрат с суммой сверхнормативных начислений: разница должна совпадать с (норма × дни).

Частые вопросы