Входящие УПД и акты в 1С-ЭДО: от получения до подписанного титула

Чтобы принять документ по ЭДО в 1С, откройте Покупки → Текущие дела ЭДО, найдите входящий УПД или акт, проверьте его, сопоставьте номенклатуру, создайте по нему учётный документ и подпишите титул покупателя. Подписанный титул уходит поставщику — с этого момента документ считается принятым с вашей стороны.

Частое заблуждение: «документ пришёл в 1С — значит, он принят». Нет. Пока вы не подписали ответный титул, для поставщика документ висит неподтверждённым, а у вас нет оснований для вычета НДС по электронному счёту-фактуре. Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии 3.0 со встроенным 1С-ЭДО; в УТ 11 и КА логика та же, меняется только раздел меню.

Что должно быть готово до приёма первого документа

Принимать нечего, если не работает сама связка «база — оператор — контрагент». Проверьте четыре вещи.

• 🔑 Учётная запись ЭДО. Настраивается в Администрирование → Обмен электронными документами. В учётной записи указан сертификат, идентификатор участника и оператор.
• 🖊️ Сертификат подписи. Для счетов-фактур и УПД со статусом 1 нужна квалифицированная подпись (КЭП). Первичные документы без функции счёта-фактуры по соглашению сторон можно подписывать и неквалифицированной подписью.
• 📄 Машиночитаемая доверенность (МЧД). Если подписывает не руководитель, а бухгалтер или кладовщик, к подписи прикладывается МЧД по формату ФНС. Без неё поставщик может не принять ваш титул.
• 🤝 Принятое приглашение. Документы от контрагента приходят только после того, как обмен с ним настроен: вы приняли его приглашение или он — ваше. Статус приглашения видно в карточке контрагента и в списке приглашений рабочего места ЭДО.

Как читать состояние документа

В списке входящих у каждого документа есть состояние. Названия зависят от версии библиотеки ЭДО, но смысл стадий одинаковый:

Как 1С забирает входящие документы автоматически

Получение идёт пакетами: программа обращается к оператору, скачивает новые документы и квитанции. Запустить вручную можно кнопкой Отправить и получить в рабочем месте Текущие дела ЭДО.

Чтобы не нажимать кнопку каждый час, включите расписание. В файловой базе для этого нужно, чтобы кто-то держал программу открытой. В клиент-серверной расписание работает на сервере: проверьте его в Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания, найдя задание обмена с операторами ЭДО.

Что можно доверить автоматике

В настройках получения электронных документов (в учётной записи и в настройках обмена с конкретным контрагентом) задаётся, что делать с входящим документом сразу после загрузки:

• 📥 только загрузить и показать в «Текущих делах»;
• 🧾 сразу создать учётный документ (поступление товаров и услуг) в непроведённом виде;
• ✅ создать и провести — подходит для стабильных поставщиков с уже сопоставленной номенклатурой.

Автоматическое проведение включайте только для контрагентов, у которых номенклатура полностью сопоставлена. Иначе в учёт попадут строки с новыми, «пустыми» позициями, а исправлять придётся задним числом.

Пошагово: как принять документ по ЭДО в 1С вручную

Это основной сценарий для новых поставщиков, разовых закупок и документов с расхождениями.

Шаг 1. Откройте входящий документ

В Покупки → Текущие дела ЭДО (то же рабочее место есть в разделе Продажи) откройте папку входящих, требующих действия. Двойной щелчок открывает документ в виде печатной формы.

Проверьте:

1. Реквизиты своей организации и поставщика — ИНН, КПП.
2. Номер и дату, сумму и ставку НДС.
3. Функцию УПД: СЧФДОП (счёт-фактура и передаточный документ), ДОП (только передаточный) или СЧФ (только счёт-фактура).
4. Основание — договор, если он указан.

Шаг 2. Сопоставьте номенклатуру

Поставщик называет товар по-своему: «Бумага А4 SvetoCopy 500л», а у вас — «Бумага офисная А4». При первом приёме программа предложит сопоставить его позиции с вашей номенклатурой: выбрать существующую карточку или создать новую.

Сопоставление запоминается. Следующий документ от этого поставщика подтянется уже с вашими позициями. Поэтому первый раз не торопитесь: ошибка в сопоставлении повторится в каждом следующем поступлении.

Шаг 3. Создайте или привяжите учётный документ

Из карточки электронного документа создайте учётный документ. Для УПД, накладной и акта это Поступление (акт, накладная, УПД). Программа заполнит его строками, суммами и номером входящего документа.

Если поступление уже введено вручную (например, товар пришёл раньше документов), не создавайте второе. Привяжите электронный документ к существующему поступлению — в форме есть выбор имеющегося учётного документа. Иначе получите задвоение: два поступления на одну поставку.

Шаг 4. Подпишите титул покупателя

Убедились, что товар получен и цифры совпадают, — нажмите Подписать. Программа сформирует ответный титул с датой получения и данными подписанта, приложит МЧД, если она нужна, и отправит при ближайшем обмене.

Особые случаи: акты на услуги и неформализованные файлы

Акт на услуги принимается так же, как УПД, но у сопоставления есть нюанс. Позицию поставщика («Абонентское обслуживание за сентябрь») сопоставляйте с номенклатурой вида «Услуга», а не «Товар». Иначе поступление попытается оприходовать услугу на склад, на счёт 41.

Для услуг в поступлении проверьте счёт затрат и статью. Если у номенклатуры не настроен счёт учёта, программа подставит значение по умолчанию, и аренда может оказаться на 26 вместо 44. Один раз поправьте настройку счетов учёта для этой позиции — дальше подставится правильно.

Кроме формализованных документов (УПД, акт, накладная в формате ФНС), по ЭДО приходят и неформализованные: договор в PDF, счёт на оплату, письмо. Учётный документ по ним создавать не нужно. Достаточно открыть файл, при необходимости подписать и привязать к договору или контрагенту, чтобы потом найти.

Если с документом что-то не так: уточнение, отказ, аннулирование

Расхождения бывают разными, и ответ в 1С-ЭДО под каждый случай свой.

Разница между отказом и аннулированием простая:

Исправленный УПД приходит как новый документ с номером исправления. Привяжите его к тому же поступлению — программа обновит строки и сумму.

Что сформируется в учёте после проведения

Проведённое поступление по УПД даёт обычные проводки поступления. Например, для товара на 120 000 ₽ с НДС 20 %:

Для УПД с функцией СЧФДОП программа сама регистрирует полученный счёт-фактуру с признаком электронного получения. Отдельно вводить его не нужно.

Дата получения и вычет НДС

Дата получения электронного счёта-фактуры берётся из подтверждения оператора, а не из даты, которую вы поставили в поступлении. На неё ориентируются при определении периода вычета.

Вычет попадёт в книгу покупок одним из двух способов:

• ✔️ флажок в поступлении, который отражает вычет НДС в книге покупок датой получения — удобно, если вычет заявляете сразу;
• 📊 регламентный документ формирования записей книги покупок в конце квартала — если вычет иногда переносите.

Сверка взаиморасчётов с поставщиком через ЭДО

Когда все документы приняты в электронном виде, сверку тоже удобно делать через ЭДО: акт уходит и возвращается подписанным без бумаги.

1. Откройте Покупки → Акты сверки расчётов (или Продажи, если сверяетесь с покупателем) и создайте документ по контрагенту и договору.
2. Заполните его по данным учёта и проверьте сальдо на начало периода.
3. Отправьте акт по ЭДО командой отправки в форме документа.
4. Контрагент подписывает или возвращает с расхождениями.

Если поставщик сам прислал акт сверки, он появится во входящих, как и УПД. Сравните его цифры со своими до подписи. Частая причина расхождения — электронный документ, который пришёл, но не был превращён в поступление. Такие висят во входящих без учётного документа: отфильтруйте список по контрагенту и посмотрите, к чему не создан учётный документ.

Где искать подписанные документы и как их хранить

Электронный документ всегда связан с учётным. Открыть его можно двумя путями:

• 🗂️ из рабочего места ЭДО — в списке всех документов с фильтром по контрагенту, дате, номеру или состоянию;
• 🧾 из самого поступления — в форме документа и в списке поступлений видно состояние ЭДО и есть команда открыть электронный документ.

Печатная форма подписанного документа выводится с отметкой об электронной подписи: кто подписал, сертификат, дата. Такую распечатку можно дать аудитору, но юридическую силу имеет сам файл с подписями, а не бумага.

Что сохранить для налоговой

По требованию инспекции документы передают в электронном виде вместе с файлами подписей. Из карточки электронного документа их можно выгрузить на диск — получится пакет: XML-файл документа и файлы подписей обеих сторон.

Не удаляйте учётную запись ЭДО и сертификаты из базы, даже если перешли к другому оператору. Иначе архив в программе останется, но просмотр подписей и выгрузка пакетов по старым документам могут перестать работать.

Срок хранения первичных документов — не менее пяти лет после отчётного года. Электронные документы подпадают под то же правило. Резервную копию базы с данными ЭДО храните столько же.

Частые вопросы