Как оформить в 1С отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет: ЗУП 3.1 и Бухгалтерия

Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С 8.3 ЗУП оформляется одним документом — он так и называется «Отпуск по уходу за ребёнком». Внутри сразу два периода: до 1,5 лет (с пособием от СФР) и с 1,5 до 3 лет (без пособия). Пособие сам ЗУП не выплачивает — он считает средний заработок и готовит сведения для фонда.

Главная путаница у новичков: кадровик ждёт, что в расчётном листке появится начисление 40% заработка, а там пусто. Это нормально при прямых выплатах. Второй частый сбой — неверные даты окончания периодов, из-за чего табель и стаж уезжают на месяцы.

Ниже — как в 1С оформить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет по шагам: что внести до документа, как заполнить закладки, что передать в СФР, какие проводки появятся, чем отличается ЗУП 3.1 от Бухгалтерии 3.0 и ERP, и какие ошибки вылезают в отчётности.

Что именно оформляем: один документ, два периода, два разных пособия

Юридически это один отпуск по ст. 256 ТК РФ — до трёх лет. Но денег в нём ровно на половину срока.

Отпуск можно дробить: отработать два месяца, снова уйти, передать отпуск отцу. Каждый кусок — отдельный документ в базе.

Что проверить до оформления отпуска по уходу в 1С ЗУП

Половина ошибок рождается до создания документа — в данных сотрудника и в предыдущих отсутствиях.

Отдельно про данные ребёнка: откройте Кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → ссылка Семья и внесите ребёнка в состав семьи. В самом документе отпуска есть своя таблица детей — она заполняется из свидетельства о рождении, и эти реквизиты улетают в СФР. Опечатка в номере свидетельства = отказ фонда.

Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Инструкция для ЗУП 3.1. В ЗУП КОРП и в зарплатном блоке ERP 2 всё то же самое, различия — только в названии раздела меню.

Шаг 1. Открыть журнал отсутствий

Путь: Кадры → Все отсутствия сотрудников → кнопка Создать → Отпуск по уходу за ребёнком.

Тот же документ лежит в Зарплата → Все начисления — кому как удобнее. Если пункта нет совсем, проверьте Настройка → Расчёт зарплаты → ссылка Настройка состава начислений и удержаний, закладка Учёт отсутствий: учёт отсутствий должен быть включён.

Шаг 2. Заполнить даты обоих периодов

На закладке Главное:

1. 👤 Сотрудник — выбираем из справочника.
2. 📅 Дата начала — первый день отпуска по уходу.
3. 📅 Отпуск до 1,5 лет по — день, когда ребёнку исполняется 1,5 года.
4. 📅 Отпуск до 3 лет по — день трёхлетия ребёнка.
5. ☑️ Флажок назначения ежемесячного пособия по уходу до 1,5 лет.

Программа подставляет даты сама по дате рождения ребёнка, но проверяйте вручную. Правило простое: последний день отпуска — это день накануне дня рождения соответствующего возраста. Родился 14 марта — отпуск до 1,5 лет заканчивается 13 сентября следующего года.

Шаг 3. Проверить средний заработок

Закладка Пособие (в части релизов — Средний заработок). Нажмите кнопку расчёта среднего и посмотрите два года, попавшие в расчёт.

Что проверяем:

• 📊 расчётный период — два календарных года перед годом начала отпуска;
• 🚫 исключаемые дни — больничные, предыдущий декрет, прошлый уход за ребёнком;
• 📄 заработок по справкам от прежних работодателей — вносится отдельно, кнопкой у поля среднего.

Шаг 4. Задать график выплаты и провести документ

На закладке с дополнительными настройками указывается, как выплачивается остаток зарплаты за дни до отпуска: с авансом, с зарплатой или в межрасчёт. На само пособие это не влияет — его платит фонд.

Проводим документ и печатаем приказ кнопкой Печать → форма приказа о предоставлении отпуска по уходу. Подпись сотрудника на приказе обязательна.

Шаг 5. Передать сведения в СФР

Пособие назначает фонд, а данные подаёт работодатель — по запросу через СЭДО. Смотрите раздел Отчётность, справки → блок обмена с СФР (в разных релизах это Входящие документы СЭДО / Передача в СФР сведений о пособиях).

Порядок такой:

1. Сотрудник подаёт заявление в СФР (через госуслуги) или работодателю.
2. В базу приходит запрос фонда на сведения о застрахованном лице.
3. Заполняем и отправляем ответ: периоды отпуска, средний заработок, реквизиты ребёнка.
4. Фонд назначает пособие и перечисляет деньги работнику сам.

Шаг 6. Убедиться, что отсутствие попало в табель

Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). В дни отпуска должен стоять код ОЖ. Если стоят рабочие часы или «НН» — документ проведён не на тот период.

Что 1С делает автоматически, а что придётся контролировать

Документ отпуска по уходу — не просто запись в журнале. Он тянет за собой пять механизмов.

Про коды стажа: период до 1,5 лет уходит в ЕФС-1 с кодом ДЕТИ, период с 1,5 до 3 лет — с кодом ДЛДЕТИ. Кадровым мероприятием подраздела 1.1 отпуск по уходу не является, то есть отдельный ЕФС-1 «по кадрам» на него подавать не нужно.

Расчёт пособия: формула и пример с числами

Считает фонд, но объяснять сотруднику будете вы. Формула:

Среднедневной заработок = Заработок за 2 года / (730 - исключаемые дни)
Пособие в месяц = Среднедневной заработок × 30,4 × 40%

Пример. Заработок за два года — 1 460 000 ₽, исключаемых дней нет:

• среднедневной: 1 460 000 / 730 = 2 000 ₽;
• пособие: 2 000 × 30,4 × 40% = 24 320 ₽ в месяц.

Границы по сумме:

• 🔻 минимум привязан к МРОТ и индексируется — ориентировочно 10–11 тыс. ₽ в месяц;
• 🔺 максимум считается от предельной базы по взносам — ориентировочно 68–70 тыс. ₽ в месяц;
• 📌 за неполный месяц сумма делится пропорционально календарным дням.

Пособие по уходу НДФЛ не облагается и страховыми взносами тоже. В справке о доходах оно не показывается — это не доход от работодателя.

Проводки: что увидит бухгалтерия

При прямых выплатах само пособие через учёт работодателя не проходит — ни по счёту 70, ни по 69. Проводки появляются только там, где остаётся зарплата.

Если синхронизация ЗУП 3.1 с Бухгалтерией 3.0 настроена, документ отпуска по уходу в БП не выгружается — выгружаются только суммы начислений. Пустая выгрузка по такому сотруднику ошибкой не является.

Разные ситуации: какая у вас и что делать в базе

Оформление в Бухгалтерии 3.0, ERP и других конфигурациях

Зарплатные блоки сильно различаются по возможностям — отсюда и разные сценарии.

• 🧾 1С:ЗУП 3.1 и ЗУП КОРП — полный цикл: документ, пособие, табель, ЕФС-1, СЭДО. Путь Кадры → Все отсутствия сотрудников.
• 🏭 1С:ERP 2 и Комплексная автоматизация — зарплатный блок унаследован от ЗУП, документ тот же, лежит в разделе Зарплата → Все начисления либо в Кадры.
• 📘 1С:Бухгалтерия 3.0 — отдельного документа отпуска по уходу нет. Приказ готовится вне программы, а в базе сотрудника просто исключают из Зарплата и кадры → Все начисления. Данные в фонд подают через ЗУП или через кабинет СФР.
• 🛒 1С:УТ 11 — кадрового и зарплатного учёта такого объёма нет вовсе, отпуск по уходу там не оформляется.

Типичные ошибки при оформлении отпуска по уходу

Отчёты для проверки: где посмотреть, что всё встало правильно

Пять проверок закрывают почти все риски.

1. 📋 Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13) — код ОЖ на весь период.
2. 💰 Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётная ведомость (Т-51) — по сотруднику нет начислений по окладу.
3. 👥 Кадры → Кадровые отчёты — списки отсутствующих сотрудников и движение кадров: сотрудник виден как находящийся в отпуске по уходу.
4. 🏖 Кадры → Кадровые отчёты → остатки отпусков — дни ежегодного отпуска за период ухода не накапливаются.
5. 📨 Отчётность, справки → ЕФС-1 — подраздел 1.2 с кодами ДЕТИ и ДЛДЕТИ за соответствующие периоды.

Отдельно проверьте журнал обмена с СФР: входящие запросы не должны висеть без ответа.

Когда отпуск по уходу оформлять не нужно

Бывает, что документ создают зря — и потом мучительно отменяют.

• ❌ Сотрудница продолжает работать полный день и пособие не оформляет — достаточно обычного графика, отпуск не нужен.
• ❌ Ребёнку уже исполнилось 3 года — вместо отпуска по уходу оформляется отпуск без сохранения зарплаты по договорённости.
• ❌ Сотрудник оформлен по договору ГПХ — отпуск по уходу ему не предоставляется, пособие он получает только при добровольных взносах.
• ❌ Нужны лишь несколько дней на ребёнка — это не уход до 3 лет, а отпуск без сохранения зарплаты или больничный по уходу за больным ребёнком.

Частые вопросы