Формирование расчёта 6-НДФЛ в 1С 8.3: от подготовки до отправки

Расчёт 6-НДФЛ собирается в разделе Отчёты → Регламентированные отчёты (в «1С:Бухгалтерии 3.0») или Отчётность, справки → 1С-Отчётность (в «1С:ЗУП 3.1»). Программа заполняет его сама — из проведённых документов начисления и выплаты. Ваша задача не вбивать цифры руками, а проверить, что учёт НДФЛ сошёлся до того, как нажать «Заполнить».

6-НДФЛ сдают ежеквартально: за первый квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля. С годовым расчётом подаётся приложение — справки о доходах (прежняя форма 2-НДФЛ). За опоздание со сдачей штрафуют на 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки, а при задержке дольше 20 рабочих дней инспекция вправе заблокировать расчётный счёт — поэтому отправлять расчёт лучше с запасом, а не в последний день.

Ниже — порядок действий в 1С 8.3: что проверить заранее, как заполнить разделы 1 и 2, как пройти контрольные соотношения, выгрузить файл, отправить отчёт и сдать уточнёнку.

Что проверить в учёте до нажатия «Заполнить»

Больше всего расхождений в 6-НДФЛ рождается не в самом отчёте, а в документах за квартал. Поэтому сначала приводим в порядок базу.

• 📌 Проведите все начисления и выплаты за период: зарплату, аванс, отпускные, больничные, премии, выплаты по договорам ГПХ, дивиденды.
• 📌 Проверьте, что в каждой ведомости стоит фактическая дата выплаты — с 2023 года именно она определяет дату получения дохода и срок перечисления налога.
• 📌 Сверьте удержанный налог с уведомлениями об исчисленных суммах, которые вы подавали по ЕНП в течение квартала. 6-НДФЛ и уведомления должны давать одни и те же суммы по срокам.

В «ЗУП 3.1» для сверки удобны отчёты Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам: «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Проверка разд. 2 6-НДФЛ». В «Бухгалтерии» — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Анализ НДФЛ. Эти отчёты показывают налог в разрезе дат и сразу подсвечивают, где исчислено не равно удержано.

Пока исчисленный и удержанный НДФЛ в отчётах не сойдутся, формировать 6-НДФЛ бессмысленно — расчёт просто перенесёт ошибку в декларацию.

Как создать и заполнить расчёт в программе

Порядок одинаков для «Бухгалтерии» и «ЗУП», отличается только название раздела меню.

1. Откройте журнал регламентированных отчётов: в «Бухгалтерии» — Отчёты → Регламентированные отчёты, в «ЗУП» — Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
2. Нажмите Создать и в списке видов отчётов выберите 6-НДФЛ. Если отчёта нет в избранном, воспользуйтесь строкой поиска по форме.
3. В окне создания укажите организацию и период (квартал, полугодие, девять месяцев или год). Нажмите Создать.
4. В открывшейся форме нажмите Заполнить. Программа подтянет данные из учёта.
5. Проверьте титульный лист: код периода, код по месту нахождения, ОКТМО и КПП. Для обособленных подразделений 6-НДФЛ сдаётся отдельно по каждому ОКТМО.

Код периода 1С подставляет сама по выбранному кварталу, но при копировании прошлого расчёта его легко забыть поменять:

• 🗓 21 — первый квартал;
• 🗓 31 — полугодие;
• 🗓 33 — девять месяцев;
• 🗓 34 — год.

При реорганизации или снятии с учёта действуют отдельные коды — их 1С предложит в выпадающем списке поля, вручную вводить не нужно.

После заполнения не спешите отправлять — сначала разберитесь, что именно встало в разделы 1 и 2, и прогоните проверку.

Что попадает в разделы 1 и 2

Понимание логики разделов экономит часы на поиске «лишних» или «недостающих» сумм.

Раздел 1 — налог к перечислению по срокам. Здесь НДФЛ разбит по срокам уплаты внутри отчётного квартала. С 2024 года налог перечисляется дважды в месяц, поэтому в разделе за квартал появляется до шести строк по срокам плюс итоговая сумма удержанного за последние три месяца. Сюда же отдельными строками попадает возвращённый сотрудникам налог.

Раздел 2 — доходы и налог нарастающим итогом. Этот раздел показывает с начала года: сумму дохода, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог, число физлиц. Раздел 2 заполняется отдельно по каждой ставке.

Частая путаница: раздел 1 строится по срокам перечисления, а раздел 2 — нарастающим итогом по датам получения дохода. Это разные принципы, поэтому суммы в них совпадают не построчно, а только логически — удержанный за квартал налог из раздела 2 раскладывается по срокам в раздел 1.

Доходы с разными сроками и правилами

Не все выплаты попадают в отчёт одинаково — дата получения дохода у них разная.

Для нерезидентов по большинству доходов действует ставка 30% — такие суммы встанут в отдельный лист раздела 2. Проверьте в карточке физлица статус налогоплательщика: ошибка в статусе — одна из самых частых причин неверной ставки в отчёте.

Вычеты тоже влияют на отчёт. Стандартные вычеты на детей, имущественные и социальные по уведомлениям из налоговой уменьшают налоговую базу — в разделе 2 они показываются отдельной суммой. Если сотруднику вернули излишне удержанный налог, возврат попадёт и в раздел 2, и отдельной строкой в раздел 1. Проверьте, что документ возврата НДФЛ проведён датой фактического перечисления денег работнику, иначе сумма возврата встанет не в тот срок.

Если в квартале были только зарплатные выплаты, отчёт заполнится без сюрпризов. Сложности начинаются там, где в одном периоде смешаны отпускные, больничные и дивиденды с разными датами — тогда особенно важна сверка через отчёты по НДФЛ из первого раздела.

Проверка контрольных соотношений

ФНС принимает 6-НДФЛ, только если он проходит контрольные соотношения — внутренние (между строками бланка) и междокументные (с уведомлениями и фактической уплатой). 1С проверяет их встроенным механизмом.

1. В форме расчёта нажмите Проверить → Проверить контрольные соотношения.
2. Программа покажет список соотношений: зелёные выполнены, красные нарушены.
3. По каждому нарушению кликните на формулу — 1С раскроет, какие строки и суммы не сошлись.

Чаще всего краснеют соотношения «удержанный налог равен сумме по срокам» и «6-НДФЛ сверяется с суммами уведомлений». Первое лечится проверкой дат выплаты в ведомостях, второе — сверкой с поданными уведомлениями по ЕНП.

Ошибки, которые контрольные соотношения не ловят

Самое коварное в 6-НДФЛ — расхождения, при которых бланк формально сходится и проходит проверку, а данные всё равно неверные. Инспекция такие ошибки видит при сверке со справками о доходах и уведомлениями, и присылает требование.

Отдельно проверьте годовой расчёт: к нему прикладываются справки о доходах по каждому физлицу. В 1С они формируются в том же бланке на отдельных листах при выборе годового периода. Суммы в справках должны совпадать с разделом 2 — если расходятся, причина почти всегда в том, что по сотруднику не проведена одна из выплат.

Выгрузка и отправка расчёта

Из 1С отчёт уходит в ФНС двумя способами.

Через «1С-Отчётность». Если подключён сервис, в форме расчёта активна кнопка Отправить. Отчёт уходит оператору ЭДО, а в журнале появляется статус: «Отправлено», затем «Сдано» после приёма инспекцией. Следите за протоколом — именно он подтверждает, что расчёт принят, а не просто доставлен.

Выгрузка в файл. Если отчётность сдаёте через другую программу или спецоператора, нажмите Выгрузить. 1С создаст XML-файл утверждённого формата, который вы загрузите в стороннюю систему. Перед выгрузкой программа ещё раз прогоняет проверку формата.

Как сдать уточнённый расчёт 6-НДФЛ

Если после сдачи нашли ошибку — заниженный или завышенный налог, неверный доход, пропущенного сотрудника, — подаётся уточнённый расчёт.

1. Создайте новый 6-НДФЛ за тот же период или скопируйте сданный.
2. На титульном листе в поле номера корректировки укажите 1-- для первой уточнёнки, 2-- для второй и так далее.
3. Исправьте данные: обычно достаточно перепровести документ-источник в учёте и заново нажать Заполнить.
4. Прогоните контрольные соотношения и отправьте.

Уточнённый расчёт подаётся полностью, а не только с изменёнными строками. Для справок о доходах в составе годового расчёта действует отдельный порядок: корректирующая справка подаётся с тем же номером и новым номером корректировки, аннулирующая — с признаком аннулирования.

Частые вопросы