Как заполнить и распечатать табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1

Табель в 1С ЗУП — это не документ, который нужно набивать руками, а отчёт, который программа собирает сама: из графика работы сотрудника, производственного календаря и кадровых документов (отпуска, больничные, командировки, прогулы). Чтобы сформировать табель учёта рабочего времени в 1С, откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13), задайте период и нажмите Сформировать.

Дальше начинается настоящая работа: проверить, что клетки заполнены правильными буквенными кодами, что часы бьются с нормой, а неявки не превратились в «НН». Ниже — как в 1С ЗУП заполнить табель так, чтобы его не пришлось править в Excel, и что делать, когда отчёт выдаёт пустые строки.

Откуда 1С ЗУП берёт данные для табеля

Программа складывает табель из четырёх источников. Если хотя бы один пустой или заполнен неверно — отчёт поедет.

• 📅 Производственный календарь — какие дни рабочие, какие праздничные и перенесённые. Путь: Настройка → Производственные календари.
• ⏱ График работы сотрудника — пятидневка, сменный, неполное время, суммированный учёт. Путь: Настройка → Графики работы сотрудников.
• 🧾 Кадровые документы — Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение. Они задают, в какие дни человек вообще числится в штате.
• 🏖 Документы отклонений — Отпуск, Больничный лист, Командировка, Отпуск без оплаты, Прогул, Работа в выходные, Работа сверхурочно.

Логика простая: по умолчанию в клетку ставится код из графика (Я в рабочий день, В в выходной), а документ-отклонение перекрывает график своим кодом (ОТ, Б, К). Никаких «ручных табелей» в типовой схеме не предполагается.

Что проверить до того, как формировать табель

Пять минут на проверку экономят час на разбор расхождений.

Отдельно про календарь. Если в организации свой режим — например, перенесённые дни по приказу — заводите отдельный производственный календарь, а не правьте общий российский. Иначе норма часов съедет у всех разом.

Как в 1С ЗУП заполнить табель: пошаговая инструкция

Шаг 1. Открыть отчёт

В ЗУП 3.1 к табелю ведут два пути — выбирайте любой:

• Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13);
• Кадры → Кадровые отчёты → Табель учёта рабочего времени (Т-13).

Если нужной ссылки нет в списке, нажмите Все отчёты внизу панели или воспользуйтесь строкой поиска в начальной странице — наберите «табель».

Шаг 2. Задать период и организацию

В шапке укажите:

Табель за половину месяца формируют те, кто сдаёт его дважды — для расчёта аванса по фактически отработанному времени. Форма Т-13 это допускает: достаточно сузить период.

Шаг 3. Проверить настройки вывода

Кнопка Настройки (или Ещё → Настройки) открывает параметры отчёта. Полезные:

• Выводить дни и часы / только часы — вид заполнения клеток.
• Выводить по сотрудникам или по физлицам — важно, когда у человека несколько договоров: иначе один сотрудник попадёт в табель дважды.
• Группировка по подразделениям — чтобы табель делился на листы по отделам.
• Выводить должность и табельный номер — для подписи у руководителей подразделений.

Шаг 4. Сформировать и прочитать результат

Нажмите Сформировать. В верхней половине клетки — буквенный код, в нижней — часы. Итоги справа: отработанные дни и часы, а также расшифровка неявок по видам.

Прочитайте глазами первые 3–5 строк. Если видите подряд В на все дни или пустые клетки — данные не доехали, см. раздел про ошибки.

Шаг 5. Распечатать и подписать

Кнопка Печать даёт готовую Т-13 на листах. Варианты вывода:

• Печать → табель в привычном виде формы;
• Ещё → Сохранить как → xlsx — если табель нужно досылать в Excel или править вручную перед подписанием;
• Ещё → Отправить → по почте, если кадровик и бухгалтер в разных городах.

Форму Т-13 (и Т-12) с 2013 года применять не обязательно — организация вправе утвердить свою форму в учётной политике. Но обязанность вести учёт отработанного времени никто не отменял: это прямое требование ст. 91 ТК РФ. Т-13 просто удобна и всем привычна.

Как в 1С сформировать табель учёта рабочего времени за нестандартный период

Несколько сценариев, которые чаще всего вызывают вопросы.

Документ «Табель»: когда он действительно нужен

В ЗУП 3.1 есть не только отчёт, но и документ Табель — журнал лежит в разделе Зарплата → Табели. Это разные вещи, и их постоянно путают.

• Отчёт Т-13 — только показывает данные. Ничего не меняет.
• Документ «Табель» — вводит фактически отработанное время и перекрывает график при расчёте зарплаты.

Документ нужен в двух ситуациях:

1. Суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), когда фактические часы по сменам заранее неизвестны и их фиксируют по факту.
2. Сдельный/почасовой учёт в разрезе видов времени, когда нужно развести дневные, ночные и вечерние часы по каждому дню.

Если у сотрудников обычная пятидневка с окладом, документ «Табель» вводить не нужно — он только создаст расхождения между графиком и начислением.

Если команды Табели в разделе нет, значит в базе не включён учёт фактического времени: откройте Настройка → Расчёт зарплаты и проверьте флажки, относящиеся к суммированному учёту и фактически отработанному времени. После включения журнал появится в разделе Зарплата.

Заполняется документ так: указываете месяц, подразделение, нажимаете Заполнить — программа подтянет сотрудников и плановое время по графику, дальше правите часы по дням и при необходимости меняете вид времени в клетке.

Буквенные коды в табеле и где их исправить

Коды берутся из справочника видов использования рабочего времени — его проще всего открыть из карточки графика работы или через Все функции → Справочники → Виды использования рабочего времени.

Самые ходовые:

Код НН — главный маркер недоделанной работы. Он появляется, когда сотрудник числится в штате, день по графику рабочий, но ни одного документа об отработке или отсутствии нет.

Для организаций бюджетной сферы форма табеля другая — 0504421 из приказа Минфина № 52н. В бюджетных конфигурациях она выводится отдельной печатной формой, набор условных обозначений там свой.

Табель в других конфигурациях: Бухгалтерия, ERP, УТ

Не везде табельный учёт одинаков.

• 1С:ЗУП 3.1 — полный набор: отчёт Т-13, документ Табель, суммированный учёт, графики любой сложности. Основной инструмент для кадровика.
• 1С:ERP 2 и 1С:КА 2 — внутри живёт та же подсистема зарплаты, что в ЗУП. Пути: Кадры → Кадровые отчёты → Табель учёта рабочего времени и Зарплата → Табели. Логика совпадает с ЗУП один в один.
• 1С:Бухгалтерия 3.0 — зарплатный блок упрощён. Полноценного табельного учёта с видами времени нет: отработанные дни и часы вводятся прямо в документ Начисление зарплаты (Зарплата и кадры → Все начисления). Если нужна подписываемая Т-13 — её ведут в ЗУП или формируют вне программы, а в бухгалтерию переносят только суммы.
• 1С:УТ 11 — кадрового и зарплатного учёта нет вообще, табеля там не ищите. Данные по зарплате попадают в УТ только как расходы.
• 1С:ЗУП 2.5 (снята с поддержки) — табель был в разделе Кадровый учёт, документ назывался так же, но заполнение отличалось.

Как табель влияет на начисление зарплаты и проводки

Сам табель проводок не делает. Но именно отработанные дни и часы из него уходят в расчёт — а дальше в бухгалтерский учёт.

Пример. Оклад 80 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник отработал 17 (5 дней — отпуск). Начисление по окладу: 80 000 ÷ 22 × 17 = 61 818,18 ₽, плюс отпускные отдельной суммой.

Проводки по основному начислению (при настроенном способе отражения):

Если в табеле лишний рабочий день — лишние несколько тысяч в начислении, в НДФЛ и во взносах. Поэтому табель закрывают до Начисления зарплаты и взносов, а не после.

Типичные ошибки при заполнении табеля

Отчёты, которыми проверяют табель

Табель — не единственный инструмент контроля. Перед закрытием месяца полезно посмотреть ещё три отчёта.

1. Отчёт по неявкам / анализ неявок (Кадры → Кадровые отчёты) — показывает все отсутствия за период. Быстро видно, у кого «дыра» без документа.
2. График работы сотрудников (Кадры → Кадровые отчёты) — проверка, какой график у кого стоит и нет ли сотрудников без графика.
3. Анализ начислений и удержаний (Зарплата → Отчёты по зарплате) — сверка дней и часов из табеля с тем, что реально попало в расчёт.

Порядок контроля, который работает:

• сначала неявки → закрыть все НН;
• потом табель Т-13 → посмотреть итоги по дням и часам;
• потом начисление → сверить дни в расчётных строках с табелем;
• и только затем печать и подписи.

Когда табель формировать не нужно

Нетипичный, но полезный пункт. Есть ситуации, когда возня с табелем в ЗУП — лишняя работа.

• 🚫 Договоры ГПХ. Исполнитель по подряду не подчиняется режиму работы, рабочее время ему не учитывают. В табель его не включают.
• 🚫 Сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком весь период. Строка будет целиком из ОЖ — формально нужна, но править там нечего.
• 🚫 Промежуточные пересчёты. Переформировывать табель после каждого введённого больничного смысла нет: это отчёт, он всегда покажет актуальные данные на момент нажатия Сформировать.
• 🚫 Для аванса по фиксированной сумме. Если аванс платят процентом от оклада, а не по факту, табель за полмесяца не нужен.