Группы в 1С 8.3: от папок номенклатуры до прав доступа

Группу в справочнике 1С 8.3 создают прямо в форме списка: откройте справочник (например, Справочники → Номенклатура), встаньте в нужную папку и нажмите кнопку «Создать группу » или Ctrl+F9. Группу пользователей и права настраивают в другом месте: Администрирование → Настройки пользователей и прав, там же лежат группы доступа и их профили.

Под словом «группа» в 1С прячутся три разные вещи: папка в справочнике, группа пользователей и группа доступа. Путают их постоянно. Ниже разобран каждый вид отдельно — с путями для 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси».

Какие бывают группы в 1С и зачем каждая нужна

Прежде чем что-то создавать, определите, какую задачу решаете. От этого зависит, куда идти.

Ещё один источник путаницы — справочник «Номенклатурные группы» в 1С:Бухгалтерии. Это не папки номенклатуры, а аналитика к счетам 90 и 20: по ним считают выручку и себестоимость в разрезе видов продукции и услуг. Папка «Канцтовары» в номенклатуре и номенклатурная группа «Канцтовары» — два разных объекта, и одно не заменяет другое.

Как создать группу в справочнике 1С: пошагово

Возьмём номенклатуру в БП 3.0. В остальных справочниках с иерархией порядок тот же.

Новая группа

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Слева или в самом списке выберите папку, внутри которой появится новая. Для группы верхнего уровня встаньте в корень.
3. Нажмите «Создать группу» на командной панели. Если кнопки не видно, она в меню «Ещё». Быстрый способ — Ctrl+F9.
4. Заполните «Наименование». Поле «Родитель» («Входит в группу») подставится само — по папке, где стоял курсор. Его можно сменить.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Обычный элемент создаётся кнопкой «Создать» (Ins), группа — только отдельной командой. Если вы нажали «Создать» и видите полную карточку с артикулом и ставкой НДС — это элемент, а не папка.

Перенос элементов в группу

Готовые элементы не нужно пересоздавать. Варианты:

• 🖱️ Перетащите строку мышью на папку в дереве групп.
• ⌨️ Выделите строки (с Ctrl или Shift) и выполните команду «Переместить в группу» (Ctrl+Shift+M), затем выберите папку.
• ✏️ Откройте карточку элемента и поменяйте поле родителя.

Перемещение меняет только расположение в дереве. Проводки, остатки и ссылки в документах остаются прежними — в документах хранится ссылка на сам элемент, а не на папку.

Как удобнее смотреть группы

Режим отображения переключается в меню «Ещё» → «Режим просмотра»:

В режиме «Список» папки исчезают, и кажется, что группировка «слетела». Это не так — просто включён плоский вид.

Группы пользователей и права доступа: настройка в БП, ЗУП и УТ

Права в типовых конфигурациях на БСП раздаются не пользователю по одному, а через группы доступа. Схема такая: профиль (набор ролей) → группа доступа (профиль + участники) → пользователи или их группы.

Включить группы пользователей

По умолчанию список пользователей плоский. Чтобы появились папки:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок «Группы пользователей».
3. Перейдите по ссылке «Пользователи» — слева появится дерево групп с корнем «Все пользователи».
4. Создайте группы по отделам: «Бухгалтерия», «Склад», «Отдел продаж».
5. Перетащите пользователей в свои группы.

Один пользователь может входить в несколько групп. Это удобно: менеджер может состоять и в «Отделе продаж», и в «Работают удалённо».

Создать группу доступа

1. В тех же настройках откройте «Группы доступа».
2. Нажмите «Создать», задайте наименование, например «Кладовщики».
3. Выберите «Профиль» — готовый шаблон ролей. В поставке есть профили под типовые должности; набор отличается по конфигурациям.
4. На вкладке участников добавьте пользователей или целую группу пользователей.
5. Запишите. Права применятся при следующем входе пользователя в программу.

Добавлять в участники группу пользователей выгоднее, чем людей по одному: пришёл новый кладовщик — переложили его в папку «Склад», и он сразу получил всё нужное.

Где это меню в разных конфигурациях

Состав профилей в этих программах разный: в ЗУП они заточены под расчётчика и кадровика, в УТ — под продажи, закупки и склад.

Свой профиль вместо правки типового

Если ни один профиль не подходит, не редактируйте поставляемый. Откройте «Профили групп доступа», выделите близкий профиль и скопируйте его (F9). В копии отметьте нужные роли. Изменения в поставляемых профилях могут быть перезаписаны при обновлении конфигурации.

Группы для ограничения по записям

В БП 3.0 и УТ 11 можно включить «Ограничение доступа на уровне записей» в тех же настройках пользователей и прав. Тогда в группе доступа появляются дополнительные вкладки: например, разрешить видеть только одну организацию или определённые склады. Здесь группы справочников начинают влиять на права — при настройке ограничений по группам контрагентов или номенклатуры доступ дают сразу на всю папку.

Включать уровень записей стоит осознанно: он замедляет работу с большими списками и усложняет поиск причин, почему пользователь «не видит документ».

Группы в конфигураторе: настройки иерархии справочника

Бывает, что кнопки «Создать группу» в справочнике нет совсем. Значит, у объекта выключена иерархия. Это настраивается в конфигураторе, и для типовой конфигурации на поддержке без доработки так делать не стоит.

Где лежат свойства: откройте справочник в дереве конфигурации, вкладка «Иерархия».

• ☑️ «Иерархический справочник» — включает папки.
• 🌳 «Вид иерархии»: «Иерархия групп и элементов» (папки и элементы разные сущности) или «Иерархия элементов» (элемент сам может быть родителем, как подразделение для подразделения).
• 🔢 «Ограничение количества уровней иерархии» и «Количество уровней» — сколько вложенных папок допустимо.
• ⬆️ «Размещать группы сверху» — папки всегда в начале списка.

Для реквизитов на вкладке «Данные» есть свойство «Использование»: «Для элемента», «Для группы» или «Для группы и элемента». Поэтому у папки номенклатуры нет ставки НДС — реквизит задан только для элементов.

Для ссылочных реквизитов в других объектах важно свойство «Выбор групп и элементов». Оно решает, можно ли выбрать в поле документа папку или только элемент.

Создать группу программно

При загрузке данных из Excel или обработкой группы создают кодом:

Группа = Справочники.Номенклатура.СоздатьГруппу();
Группа.Наименование = "Канцтовары";
Группа.Записать();

Элемент = Справочники.Номенклатура.СоздатьЭлемент();
Элемент.Наименование = "Бумага А4";
Элемент.Родитель = Группа.Ссылка;
// остальные обязательные реквизиты типовой конфигурации заполните здесь
Элемент.Записать();

Отличить папку от элемента в коде помогает свойство ЭтоГруппа. Для отбора в запросе по всей ветке, включая вложенные папки, используйте В ИЕРАРХИИ:

ВЫБРАТЬ
    Номенклатура.Ссылка
ИЗ
    Справочник.Номенклатура КАК Номенклатура
ГДЕ
    Номенклатура.Ссылка В ИЕРАРХИИ (&Группа)
    И НЕ Номенклатура.ЭтоГруппа

Приёмы, которые экономят время в работе с группами

Отбор отчёта по папке

В типовых отчётах (оборотно-сальдовая ведомость, «Остатки товаров», анализ продаж) в отборе можно указать не элемент, а группу. Выбирайте вид сравнения «В группе» — отчёт подхватит всё содержимое папки, вложенные включительно. Вид сравнения «Равно» с папкой вернёт пустоту.

Итоги по иерархии

В настройках отчёта на СКД группировку по номенклатуре можно сделать иерархической: тип группировки «Иерархия». Тогда в отчёте появятся промежуточные итоги по каждой папке. Это удобнее, чем вручную складывать строки в Excel.

Групповое изменение

Если нужно поменять реквизит у всех элементов одной папки, используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» (в типовых на БСП её можно найти через Администрирование → Обслуживание или через «Ещё» в списке). Отбор ставьте по родителю, условие «В группе».

Пометка удаления группы

Пометка на удаление папки помечает и всё её содержимое. Удобно для уборки, но опасно: одним щелчком можно отправить в кандидаты на удаление сотни позиций. Сами объекты удаляются только при Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов, и программа не удалит то, на что есть ссылки.

Как спланировать структуру групп, чтобы не переделывать

Хорошая структура рождается до первой загрузки данных. Переделывать дерево из пяти тысяч позиций дорого.

• 📏 Два-три уровня. Глубже пользователи теряются: «Товары → Канцтовары → Бумага → Офисная → А4» превращается в квест из пяти щелчков.
• 🎯 Один принцип деления на уровень. Первый уровень — вид товара, второй — бренд. Не смешивайте на одном уровне «Канцтовары» и «Товары от поставщика Иванов».
• 🧾 Не дублируйте учётные признаки. Счета учёта, ставку НДС, вид номенклатуры программа берёт из реквизитов и отдельных настроек. Папка «Товары с НДС 10%» ничего не меняет в учёте и только путает.
• 🏷️ Папка «Прочее» — временная. Если она растёт быстрее остальных, структура не подходит под ваш ассортимент.
• 👥 Группы пользователей — по функциям. Не «Маша и Катя», а «Расчёт зарплаты», «Кадры». Людей меняют, функции остаются.
• 🧹 Пустые и дублирующиеся группы — под пометку. Раз в квартал просматривайте дерево: две папки «Хозтовары» и «Хоз. товары» — частая находка.

Частые ошибки при работе с группами

Вместо группы создан элемент. Нажали «Создать» вместо «Создать группу» — получился товар с названием «Канцтовары». Его можно выбрать в документе, и он окажется в продаже. Пометьте такой элемент на удаление и создайте настоящую папку.

Не получается выбрать группу в документе. Это не сбой. Реквизиты документов обычно разрешают выбирать только элементы — работает свойство «Выбор групп и элементов». Двойной щелчок по папке в окне выбора открывает её содержимое, а не подставляет её в поле.

Пользователь в группе, а прав нет. Проверьте цепочку: группа пользователей должна быть добавлена в участники группы доступа, а у группы доступа — указан профиль. Если всё верно, пусть пользователь перезапустит программу: права пересчитываются при входе. Вкладка «Права доступа» в карточке пользователя показывает, в каких группах доступа он состоит.

Отчёт по папке пустой. В отборе стоит «Равно» вместо «В группе».

Группа пропала. Чаще всего включён режим «Список», где папок не видно, или стоит отбор. Проверьте режим просмотра и сбросьте отборы через «Ещё».

Перемещение в группу не сохраняется. Если включено ограничение на уровне записей, у пользователя может не быть права на изменение в целевой папке. Решает администратор, а не повторные попытки.

Ответы на частые вопросы о группах