Создание и ведение справочника номенклатуры в 1С

Чтобы завести товар , в 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура и нажмите Создать. В 1С:Управление торговлей 11 тот же справочник лежит в разделе НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. Минимум, без которого карточка не будет работать корректно, — наименование, вид номенклатуры и единица измерения.

Справочник номенклатуры — основа всего товарного учёта: от него тянутся счета учёта, ставки НДС, остатки на складах, цены и проводки. Ошибка в карточке потом всплывает в декларации, в остатках и в чеках. Поэтому заводить позицию «на бегу» не стоит — ниже разберём порядок, который экономит время при тысячах наименований.

Инструкция подходит для актуальных релизов БП 3.0 и УТ 11. Пути меню в этих конфигурациях различаются, важные расхождения отмечены по тексту.

С чего начать: структура групп справочника

Прежде чем заводить первую карточку, продумайте дерево групп. В пустой базе вся номенклатура сваливается в один список, и уже через пару сотен позиций искать товар станет тяжело.

Группы (папки) создаются кнопкой Создать группу в том же окне справочника. Вложенность не ограничена, но на практике двух-трёх уровней хватает:

• 📁 по виду товара — «Бытовая техника», «Канцелярия», «Материалы»;
• 📁 по назначению учёта — отдельно товары для перепродажи, отдельно материалы и услуги;
• 📁 по поставщику или бренду — если ассортимент большой и повторяется.

Группировка влияет только на удобство поиска и на настройку счетов учёта по папке — на проводки сама по себе она не действует. Перенести позицию в другую группу можно в любой момент: откройте карточку и смените поле Группа (в УТ — через перетаскивание в списке или команду Переместить в группу).

Не создавайте дубли групп с похожими названиями («Техника» и «Бытовая техника») — потом остатки размажутся по двум папкам, и инвентаризация не сойдётся.

Создание карточки товара и обязательные реквизиты

Нажмите Создать. Открывается карточка номенклатуры. Разберём поля, которые заполняют в первую очередь.

1. Наименование — рабочее название, по нему идёт поиск в документах. Пишите так, как привыкли искать сотрудники: начинайте с ключевого слова («Бумага А4 Снегурочка», а не «Снегурочка бумага»).
2. Вид номенклатуры — ключевой реквизит. Именно он определяет, товар это, услуга, материал или продукция, и от него зависят счета учёта и признак маркировки. В БП выбирается из справочника «Виды номенклатуры».
3. Единица измерения — единица хранения остатков (штука, килограмм, литр). В БП 3.0 это одна единица на карточку.
4. % НДС — ставка по умолчанию, подставляется в документы продажи и поступления.
5. Полное наименование — то, что попадёт в печатные формы (накладные, УПД, счета-фактуры).

В карточке есть и дополнительные реквизиты, которые заполняют по необходимости:

• Артикул — для поиска и выгрузки прайсов.
• Страна происхождения, номер ГТД и код ТН ВЭД — для импортных товаров, попадают в счёт-фактуру.
• Код ОКПД2 — если работаете с госзаказом или прослеживаемостью.

Как настраиваются счета учёта

Счета учёта в БП не хранятся прямо в карточке — они берутся из регистра Счета учёта номенклатуры (Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры). Там задают правило: для группы, для вида номенклатуры или для конкретной позиции. Поэтому один раз настроенная папка автоматически даёт правильные 41, 10 или 43 счёт всем товарам внутри.

Логика подстановки идёт от частного к общему. Сначала 1С ищет правило для конкретной позиции, не нашла — поднимается к её группе, затем к виду номенклатуры, и только потом берёт общее правило. Удобнее настраивать счета на верхнем уровне (группа или вид), а исключения задавать точечно для отдельных позиций.

Как выбрать вид номенклатуры

Вид номенклатуры — тот реквизит, который определяет поведение карточки, поэтому ему стоит уделить внимание отдельно. От него зависят счета учёта, доступные реквизиты и признак маркировки.

Ориентир простой:

• 🛒 Товар — всё, что покупаете для перепродажи (счёт 41).
• 🔧 Материал — то, что идёт в производство или на собственные нужды (счёт 10).
• 🏭 Продукция — результат собственного производства (счёт 43).
• 🧰 Услуга — работы без складского учёта, остатки не ведутся.

Если нужного вида нет, создайте его в справочнике Виды номенклатуры: задайте тип (товар, услуга, работа), счета учёта по умолчанию и, при необходимости, признак обязательной маркировки. После этого все новые карточки с этим видом получат настройки автоматически.

Единицы измерения и коэффициенты пересчёта

Если товар приходит в одной таре, а продаётся в другой (коробка — штука, упаковка — рулон), нужны несколько единиц с коэффициентом пересчёта.

В 1С:Управление торговлей 11 это основной механизм. В карточке откройте Единицы измерения и добавьте упаковки:

Базовая единица всегда имеет коэффициент 1 — через неё 1С пересчитывает остатки. Все остальные упаковки привязаны к ней. При поступлении «коробки» на склад ляжет 48 штук, а продать можно хоть штуками, хоть упаковками.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 полноценных упаковок с коэффициентами нет — там одна единица хранения. Если нужен пересчёт (закупаете тоннами, списываете килограммами), заводят отдельную единицу через справочник Единицы измерения и следят за пересчётом вручную в документах.

Характеристики и дополнительные свойства

Когда один товар выпускается в вариантах (цвет, размер, сорт), для каждого варианта не заводят отдельную карточку — используют характеристики.

В УТ 11 учёт по характеристикам включается в самой карточке флагом (поле с типом «Характеристики используются») либо глобально в настройках номенклатуры. После этого футболка «Поло» будет одной позицией, а размеры S/M/L/XL — её характеристиками. Остатки и цены ведутся в разрезе характеристик.

В БП 3.0 характеристики тоже есть, но их применяют реже — в основном для сортового складского учёта. Включается это в настройках функциональности.

Отдельно стоит механизм дополнительных реквизитов и сведений. Это свои поля, которых нет в типовой карточке: «Гарантия, мес.», «Поставщик по умолчанию», «Хрупкий груз». Настраиваются в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения, затем появляются в карточках нужного вида.

• Дополнительный реквизит хранится внутри объекта и влияет на отбор и печать.
• Дополнительное сведение хранится отдельно и удобно, когда поле меняется со временем.

Не превращайте карточку в анкету: каждое лишнее поле замедляет работу менеджеров. Добавляйте только то, что реально используется в отборах или печатных формах.

Штрихкоды и признак маркировки

Штрихкод нужен для работы со сканером: приёмка, продажа на кассе, инвентаризация. Привязать его к номенклатуре можно двумя способами.

1. В карточке откройте команду Штрихкоды (в меню Ещё или на отдельной вкладке). Введите код вручную или нажмите Новый штрихкод — 1С сгенерирует корректный EAN-13 с контрольной цифрой.
2. При приёмке товара просто отсканируйте упаковку — если штрихкода в базе нет, система предложит привязать его к позиции.

Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, разные для штуки и для упаковки, или старый и новый код поставщика. Все они хранятся в регистре штрихкодов и ведут к одной карточке.

Для товаров, подлежащих обязательной маркировке (обувь, одежда, молоко, вода, табак и другие группы «Честного знака»), в карточке задают соответствующий вид номенклатуры с признаком маркировки и корректный код ТН ВЭД. Тогда документы начнут требовать коды маркировки (DataMatrix), а не обычные штрихкоды.

Массовое заведение и групповое изменение

Заводить тысячу позиций по одной бессмысленно. Есть два рабочих пути.

Загрузка из файла. В УТ 11 используйте обработку загрузки номенклатуры из внешнего файла (НСИ и администрирование, работа со справочником номенклатуры). Данные вставляются из таблицы Excel, колонки сопоставляются с реквизитами: наименование, артикул, единица, ставка НДС. В БП 3.0 типовой загрузки из Excel в самой номенклатуре нет — используют загрузку через табличный документ или сторонние обработки.

Групповое изменение реквизитов. Когда нужно поменять поле сразу у многих позиций (сменить ставку НДС, проставить вид номенклатуры, задать единицу), выделите позиции в списке и вызовите Групповое изменение реквизитов через меню Ещё. Обработка покажет список реквизитов и позволит задать новое значение всем выделенным объектам разом.

Порядок безопасной массовой правки:

1. Отберите позиции фильтром по группе или по значению реквизита.
2. Проверьте, что в отбор не попали лишние строки.
3. Запустите групповое изменение и задайте новое значение.
4. Проверьте результат на нескольких карточках.

Частые ошибки и как их избежать

Отдельно соберём промахи, которые не видны сразу, но дорого обходятся на отчётности и инвентаризации.

• 🔁 Дубли номенклатуры. Один товар заведён дважды с разным написанием — остатки и обороты расходятся. Перед созданием карточки ищите позицию по артикулу или части наименования. Склеить дубли потом можно, но только через специальную обработку, и это трудоёмко.
• 🧾 Неверная ставка НДС в карточке. Подставляется в документы по умолчанию и тихо искажает декларацию. Проверяйте ставку при заведении, особенно для льготных групп (10%) и необлагаемых позиций.
• 📦 Путаница в единицах. Приняли в килограммах, продали в штуках без коэффициента — остаток уходит в минус или задваивается. Единицу определяют один раз и до первых движений.
• ❓ Пустой вид номенклатуры. Счета учёта не подставляются, документы не проводятся. Заполняйте вид сразу.
• 🏷️ Маркируемый товар заведён как обычный. Приёмка и продажа пройдут без кодов, а это нарушение. Для маркируемых групп сразу ставьте правильный вид номенклатуры.

Частые вопросы