Оформление увольнения работника в 1С:ЗУП 3.1 и расчёт при увольнении

Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 оформляют одним документом — Кадры → Увольнения. Он формирует приказ, считает зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и, при наличии, выходное пособие. Рассчитаться с работником нужно в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).

Ниже — порядок действий от проверки остатков отпуска до сдачи отчётности в СФР. Пути меню даны для ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси»; в 1С:Бухгалтерии 3.0 (где ведётся зарплата на небольшом штате) логика та же, но документ лежит в разделе Зарплата и кадры → Увольнения.

Что проверить до оформления документа

Самая частая причина пересчётов — неверные остатки отпуска и незакрытые начисления. Поэтому до создания документа «Увольнение» пройдитесь по данным сотрудника.

• 📅 Остаток отпуска. Откройте отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Программа посчитает компенсацию именно по этому остатку — если он с ошибкой, компенсация тоже будет неверной.
• 💸 Незавершённые начисления и удержания. Проверьте, нет ли действующих исполнительных листов, займов, неудержанного аванса.
• 🏖️ Отпуск авансом. Если сотрудник отгулял больше, чем заработал, остаток будет отрицательным — при увольнении с него удерживают излишне выплаченные отпускные.
• 🧾 Основание увольнения. Уточните статью ТК РФ: по собственному желанию (ст. 80), по соглашению сторон (ст. 78), по сокращению или другой инициативе работодателя (ст. 81).
• 🖊️ Документ-основание. Держите под рукой заявление, уведомление о сокращении или соглашение сторон — реквизиты понадобятся при заполнении приказа и пригодятся при проверке.

Пошаговое оформление увольнения в 1С:ЗУП

1. Откройте Кадры → Увольнения и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Программа подставит его текущее плановое начисление и подразделение.
3. В поле Дата увольнения укажите последний рабочий день. Именно эта дата попадёт в приказ и трудовую книжку.
4. На закладке Условие увольнения выберите статью ТК РФ из выпадающего списка. От статьи зависит текст приказа и необходимость выходного пособия.
5. Перейдите на закладку Начисления и удержания — здесь программа показывает зарплату за отработанную часть месяца и компенсацию за отпуск. Проверьте суммы.
6. Если положена компенсация за неиспользованный отпуск, число дней подтянется автоматически. Отрицательный остаток превратится в удержание за отпуск, отгулянный авансом.
7. Проверьте закладку НДФЛ — налог считается с облагаемых начислений, включая компенсацию за отпуск.
8. Проведите документ кнопкой Провести.

После проведения из документа печатаются приказ по форме Т-8 (или собственная форма организации) и записка-расчёт Т-61. Кнопка печати — в командной панели документа. Приказ подписывает руководитель, а работника знакомят с ним под подпись; записка-расчёт остаётся в бухгалтерии как обоснование начисленных сумм.

По умолчанию расчёт при увольнении выполняется прямо в документе «Увольнение». Если в вашей базе включён раздельный режим (Настройка → Расчёт зарплаты), зарплату и компенсацию начислит отдельный документ «Расчёт при увольнении» — проверьте, какой вариант стоит у вас.

В поле Документ-основание удобно сослаться на заявление работника или соглашение сторон — это пригодится при проверке и при восстановлении истории, если к увольнению позже возникнут вопросы. Номер и дату приказа программа присвоит автоматически, но при необходимости их можно поправить вручную до проведения.

Что считает программа при увольнении

При увольнении в последний рабочий день начисляют и выплачивают всё сразу: зарплату, компенсацию и, если положено, пособие.

Зарплата за отработанные дни. Считается по фактически отработанному времени текущего месяца, с учётом оклада, надбавок и премий, предусмотренных трудовым договором. Если месяц отработан не полностью, оклад делится на норму рабочих дней и умножается на отработанные — программа делает это сама по данным производственного календаря.

Компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ). Рассчитывается из среднего дневного заработка за 12 месяцев и числа неиспользованных дней. Компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме.

Пример: средний дневной заработок — 1 500 ₽, неиспользованных дней — 14. Компенсация составит 1 500 × 14 = 21 000 ₽. НДФЛ по ставке 13 % — 2 730 ₽, к выплате по этой строке — 18 270 ₽. Программа считает по тому же принципу, но берёт точный средний заработок из начислений за расчётный период.

Выходное пособие. Положено при сокращении штата, ликвидации и в ряде случаев по ст. 81 ТК РФ, иногда — по соглашению сторон. Часть пособия в пределах трёхкратного среднемесячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и взносами; сумма сверх лимита облагается.

Прикиньте компенсацию заранее, чтобы сверить её с расчётом программы:

Особенности увольнения по разным основаниям

Порядок оформления в 1С:ЗУП не меняется — меняется статья ТК РФ, набор выплат и пакет документов. Выбирайте основание на закладке «Условие увольнения».

При сокращении выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства начисляют отдельными документами уже после даты увольнения — в документе «Увольнение» их обычно не вводят.

Отдельно учтите способ ведения трудовой книжки. Если сотрудник выбрал электронный формат, бумажную книжку ему на руки не выдают — вместо неё формируют форму СТД-Р. Если книжка бумажная, её возвращают работнику под подпись в день увольнения.

Для сотрудников районов с особыми условиями (например, Крайний Север) не забудьте про районный коэффициент и повышенный необлагаемый лимит выходного пособия — шестикратный среднемесячный заработок вместо трёхкратного.

Распространённые ошибки при увольнении в 1С

Эти промахи всплывают при сверке с отчётностью, когда исправлять уже дороже.

• Неверная дата увольнения. Приказ провели не тем числом — поехал средний заработок и срок сдачи ЕФС-1. Дату сверяйте с заявлением и приказом.
• Забыли про аванс за текущий месяц. Если аванс выплачен, а сотрудник уволился в первой половине месяца, при расчёте может возникнуть переплата. Проверьте взаиморасчёты перед выплатой.
• Остаток отпуска не сверили с отчётом. Компенсацию посчитали по кадровым данным с ошибкой. Всегда сверяйтесь с отчётом «Остатки отпусков».
• Выходное пособие обложили НДФЛ целиком. Не облагается часть в пределах трёх (шести) среднемесячных заработков — настройте вид начисления корректно.
• Отчёт ЕФС-1 сдали с опозданием. Подраздел 1.1 уходит в СФР на следующий рабочий день после приказа — про срок легко забыть в запарке.

Как убедиться, что увольнение проведено верно

Перед выплатой и сдачей отчётности потратьте пять минут на сверку — это дешевле, чем корректировки.

• Расчётный листок. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок по уволенному сотруднику. В нём должны быть видны все начисления: зарплата за отработанные дни, компенсация за отпуск, удержанный НДФЛ.
• Остатки отпусков. После проведения увольнения остаток отпуска по сотруднику должен обнулиться. Если в отчёте «Остатки отпусков» осталось положительное число, компенсацию посчитали не полностью.
• Свод и анализ. Отчёт по зарплате за месяц должен включать итоговую сумму к выплате уволенному. Сверьте её с запиской-расчётом Т-61.
• Проверка перед отправкой ЕФС-1. В форме 1С-Отчётности запустите встроенную проверку — она поймает незаполненные обязательные поля и несоответствие дат.

Если суммы не сходятся, сначала ищите причину в исходных данных (табель, остаток отпуска, плановые начисления), а не правьте результат прямо в документе увольнения.

Как ускорить оформление и передать данные в бухгалтерию

Если увольнений много, настройте процесс один раз, а не правьте каждый документ вручную.

• Настройте виды начислений заранее. Проверьте, что компенсация за отпуск и выходное пособие с правильным обложением НДФЛ и взносами уже заведены в плане видов расчёта — тогда программа посчитает их автоматически.
• Синхронизация с 1С:Бухгалтерией. Если учёт зарплаты ведёте в ЗУП, а выплаты и проводки — в Бухгалтерии, настройте обмен данными. После проведения увольнения и расчёта ведомости суммы и проводки уйдут в бухгалтерскую базу без ручного ввода.
• Ведомость на выплату. Сразу из документа увольнения создайте ведомость в банк или в кассу, чтобы не собирать выплату отдельно — так работник получит расчёт в срок.

Отчётность и документы после увольнения

Это этап, который чаще всего пропускают, увлёкшись расчётом. Сроки здесь жёсткие.

Отчёт в СФР. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) подают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В ЗУП форма собирается в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность, данные для неё заполняет кадровый документ.

Документы, которые выдают работнику в день увольнения:

• расчётный листок;
• трудовую книжку (бумажную) либо форму СТД-Р, если трудовая ведётся электронно;
• выписку из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 (сведения о стаже);
• выписку из раздела 3 РСВ (персонифицированные сведения);
• по письменному заявлению — копии приказов и другие справки.

Отдельная справка о заработке для расчёта больничных (прежняя форма 182н) отменена с 2023 года — эти данные СФР получает сам, выдавать её не нужно.

Выплаты. Всю причитающуюся сумму перечисляют в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ). Если в этот день работник не работал (например, при сменном графике), рассчитаться нужно не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование о расчёте. НДФЛ с этих выплат удерживают при перечислении и уплачивают в составе единого налогового платежа в общие сроки.

За задержку выплат работодатель несёт материальную ответственность: на невыплаченную сумму начисляется компенсация по ст. 236 ТК РФ за каждый день просрочки, независимо от вины работодателя. Поэтому ведомость на выплату формируйте сразу после проведения увольнения, не откладывая на следующий расчётный период.

Частые вопросы