Как оформить и рассчитать уволившегося работника в 1С:Зарплата и управление персоналом

Увольнение в 1С ЗУП 3.1 оформляют одним документом «Увольнение» в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Он закрывает кадровую историю сотрудника, сам считает компенсацию за неиспользованный отпуск, зарплату за последний месяц и НДФЛ, а затем выводит приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61.

Чтобы расчёт сошёлся с первого раза, важен порядок: сначала проверить кадровые данные и время, потом провести увольнение, в тот же день выплатить деньги и отправить ЕФС-1. Нарушение этого порядка и даёт большинство перерасчётов, которые потом всплывают в отчётах.

1. Подготовка кадровых данных перед увольнением

Документ «Увольнение» опирается на всё, что уже есть в базе по сотруднику. Если там дыры, ошибка всплывёт в сумме компенсации или в табеле.

Перед созданием документа проверьте:

• 📅 Остатки отпусков. Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков и сверьте дни с личной карточкой. Если сотрудник ходил в отпуск, оформленный в обход базы, остаток будет завышен.
• 🏖 Документы после даты увольнения. Отпуск, больничный или командировка, которые заходят за последний рабочий день, программа не даст провести вместе с увольнением. Сократите их или оформите увольнение после окончания отпуска.
• 💼 Плановые начисления. Убедитесь, что оклад и надбавки актуальны на месяц увольнения. Компенсацию программа считает по среднему, а зарплату за последний месяц — по плановым начислениям.
• 📉 Постоянные удержания. Алименты, займы, профвзносы. Их нужно учесть в окончательном расчёте, а по исполнительному листу ещё и вернуть документ взыскателю или приставу с отметкой о сумме удержаний.
• 🧾 Отклонения в месяце увольнения. Неявки, прогулы, отпуск без сохранения оплаты — до проведения увольнения, иначе зарплата посчитается по полному графику.

2. Создание документа «Увольнение» в 1С ЗУП

Где найти документ

Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать и выберите «Увольнение». Если увольняете сразу нескольких человек (сокращение, закрытие подразделения), берите «Увольнение списком»: одна форма, один сводный приказ, но расчёт по каждому сотруднику свой.

Что заполнить

1. Организация и сотрудник. Выберите сотрудника, а не физлицо: при совместительстве это важно.
2. Дата увольнения. Это последний рабочий день, по статье 84.1 ТК РФ он и есть день прекращения договора. Не ставьте следующий день — получите лишний день стажа и лишний день в табеле.
3. Основание увольнения. Статья ТК выбирается из справочника. От неё зависят текст приказа, формулировка в трудовой книжке и сведения ЕФС-1. Основание «по собственному желанию» — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
4. Номер и дата приказа. Дата приказа может быть раньше даты увольнения, но не позже.
5. Расчёт зарплаты. Включите флажок «Рассчитать зарплату », чтобы документ сразу начислил оклад за дни последнего месяца. Без него зарплату за этот месяц придётся начислять отдельно, а это лишний документ и риск не успеть с выплатой.

Особенности «Увольнения списком»

В групповом документе даты увольнения и основания можно задать разные для каждой строки. Компенсация и зарплата считаются построчно, расшифровку открывают двойным щелчком по сотруднику. Если у одного человека в списке ошибка, проверьте её отдельно: проще вынести его в собственный документ, чем держать весь список непроведённым.

Когда документ «Увольнение» не нужен

Если сотрудник ещё не вышел на работу и прием отменяется, оформлять увольнение не надо: отмените проведение документа «Прием на работу». Увольнять стоит только того, кто реально приступил к работе по договору.

3. Расчёт компенсации отпуска, выходного пособия и удержаний

Самая денежная часть процедуры. Документ «Увольнение» сам подставляет число дней компенсации из остатков отпусков, а средний заработок берёт из начислений за расчётный период.

Компенсация за неиспользованный отпуск

По статье 127 ТК РФ при увольнении выплачивают компенсацию за все неиспользованные дни. ЗУП считает дни по рабочим годам сотрудника. Если нужно, количество дней можно поправить в документе вручную: например, когда часть отпуска уже компенсирована ранее.

Пример расчёта, который полезно пересчитать руками:

Если цифра в документе расходится с ручным расчётом, откройте расшифровку среднего заработка прямо из документа. Чаще всего виноваты премии, которые не попали в средний, или исключённые периоды болезни.

Удержание за неиспользованный аванс отпуска

Если человек отгулял отпуск авансом, а отработал меньше, в документе можно включить удержание за неотработанные дни. Действуют два ограничения:

• 🚫 удержание не производится при ряде оснований — сокращение, ликвидация, отказ от перевода по медицинским показаниям и другие из статьи 137 ТК РФ;
• ⚖️ общий размер удержаний из одной выплаты ограничен 20 % (статья 138 ТК РФ).

Если удержать не из чего, долг остаётся за сотрудником. Взыскать его можно только добровольно или через суд — программа здесь не поможет.

Выходное пособие и другие начисления

При сокращении, ликвидации, призыве на службу и других основаниях из ТК положено выходное пособие. В документе «Увольнение» есть поля для него, размер обычно равен среднему заработку за установленное законом число дней.

Налоги:

• 💰 компенсация отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью;
• 🛡 выходное пособие не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёх среднемесячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера), статьи 217 и 422 НК РФ. Сверх лимита ЗУП начислит налог сам, если вид начисления настроен корректно.

Разовые премии и прочие выплаты при увольнении можно добавить на вкладке начислений документа, чтобы всё ушло одной суммой.

4. Табель учёта рабочего времени в месяце увольнения

ЗУП 3.1 по умолчанию ведёт учёт времени по отклонениям: всё, что не отражено отдельными документами, считается отработанным по графику. Поэтому в месяце увольнения табель формируется сам по датам: с 1-го числа до дня увольнения включительно.

Что учесть:

1. Все неявки, прогулы и дни без оплаты введите до проведения увольнения. Иначе в расчёт попадёт оплата за дни, которые человек не работал.
2. Если используется документ «Табель» (Зарплата → Табели), включите уволенного в табель за этот месяц: он должен быть в списке до даты увольнения.
3. При сменном или суммированном графике проверьте, чтобы последний рабочий день был рабочим и по графику. Если по графику это выходной, сотрудник фактически не работал — подумайте о переносе даты.

5. Выплата окончательного расчёта при увольнении

Статья 140 ТК РФ требует выплатить все суммы в день увольнения. Задержка — это проценты сотруднику и риск штрафа при проверке.

В документе «Увольнение» есть настройка выплаты:

Порядок выплаты:

1. Проведите «Увольнение» с выплатой в межрасчетный период.
2. Создайте ведомость в разделе Выплаты — в банк, в кассу или на счета, как у вас принято. Заполните её по сотруднику.
3. Проведите ведомость: НДФЛ будет учтён как удержанный в день выплаты.
4. Передайте реестр в банк или выдайте наличные в тот же день.

Если в день увольнения выплачиваются ещё и отпускные или больничный другим сотрудникам, не смешивайте их в одной ведомости с расчётом: отдельная ведомость проще сверяется с запиской-расчётом и выпиской банка.

Если сотрудник в последний день не работал, деньги выплачивают не позднее следующего дня после его обращения. Это не повод откладывать расчёт: подготовьте ведомость заранее.

6. Печатные формы и кадровые документы при увольнении сотрудника

Из формы проведённого документа по кнопке Печать выводятся:

• 📄 приказ о прекращении трудового договора (Т-8) — сотрудник знакомится под подпись;
• 🧮 записка-расчёт (Т-61) — расшифровка компенсации, удержаний и итоговой суммы;
• 📊 расчёт среднего заработка — полезен, если сотрудник просит объяснить сумму.

Что ещё нужно выдать в последний день:

ЕФС-1 о кадровом мероприятии

Сведения об увольнении отправляют в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В ЗУП мероприятие из документа «Увольнение» попадает в ЕФС-1 автоматически: создайте отчёт в Кадры → Электронные трудовые книжки, заполните его и проверьте, что код основания совпадает с приказом.

Если основание увольнения потом исправили, ЕФС-1 тоже придётся отменить и подать заново — правка только в документе на сведения в фонде не повлияет.

7. Отражение увольнения в бухгалтерском и налоговом учёте

ЗУП сам проводок не делает. Он передаёт результаты в бухгалтерскую программу через документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете, который создаётся раз в месяц по всей организации.

Что попадёт в бухучёт по уволенному:

Проверки после закрытия месяца:

• 🔍 в «Начислении зарплаты и взносов» уволенный не должен получить оклад за дни после увольнения;
• 🔍 НДФЛ с компенсации должен попасть в 6-НДФЛ по дате выплаты;
• 🔍 в РСВ сотрудник отражается в квартале увольнения с выплатами по месяцам;
• 🔍 остаток по счёту 70 по нему после выплаты — ноль.

Если выплату в банке провели днём позже, остаток на 70 на конец месяца подскажет это быстрее, чем любая проверка.

8. Частые вопросы