ИП в справочниках 1С: карточка контрагента, своя организация, налоги и патент

Чтобы внести ИП в 1С Бухгалтерию 3.0 как поставщика или покупателя, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, введите 12-значный ИНН предпринимателя и нажмите Заполнить. Программа подтянет из ЕГРИП ФИО, ОГРНИП и адрес и сама поставит вид контрагента «Индивидуальный предприниматель». Останется добавить расчётный счёт и договор.

Если же ИП — это ваш клиент на обслуживании и вы ведёте его учёт, предпринимателя заводят не контрагентом, а организацией: Главное → Организации → Создать → Индивидуальный предприниматель. Дальше настраивают налоги: УСН, общий режим или патент. Ниже оба сценария по шагам, с отличиями от юрлица и типичными ошибками бухгалтеров.

Что подготовить до внесения ИП в 1С

Минимум для карточки — ИНН. Всё остальное программа найдёт сама, если в базе подключена интернет-поддержка и работает сервис проверки контрагентов. Без сервиса данные придётся вносить вручную, и тогда пригодится полный набор.

Что попросить у предпринимателя или найти в выписке из ЕГРИП:

• 🧾 ИНН — 12 цифр. У юрлица 10, поэтому по длине сразу видно, кто перед вами.
• 🏷️ ОГРНИП — 15 цифр (у юрлица ОГРН из 13).
• 👤 ФИО полностью, как в паспорте и ЕГРИП.
• 🏦 Банковские реквизиты: БИК, корреспондентский счёт банка, расчётный счёт. Счёт ИП обычно начинается на 40802.
• 📍 Адрес для документов и контакты: телефон, e-mail для отправки счетов.
• 💼 Система налогообложения контрагента: от неё зависит, будет ли в его документах НДС и счета-фактуры.

Чего у ИП нет и что не нужно искать:

• КПП — у предпринимателя его не бывает, поле в карточке оставляют пустым;
• устава и сведений о директоре — подписывает сам предприниматель или его представитель по доверенности.

Как добавить ИП в 1С как контрагента: пошагово

Порядок одинаков для поставщика и покупателя. Разница появится только в договоре.

Шаг 1. Карточка и автозаполнение по ИНН

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Нажмите Создать.
3. В поле ИНН введите 12 цифр и нажмите Заполнить.
4. Проверьте, что вид контрагента стал «Индивидуальный предприниматель».
5. Сверьте краткое наименование. Удобный формат — «ИП Петров Сергей Николаевич»: так элемент легко найти и в списке, и в печатных формах.

Полное наименование программа заполнит в виде «Индивидуальный предприниматель Петров Сергей Николаевич». Именно оно уходит в счета, акты и накладные, поэтому сокращения здесь не нужны.

Если кнопка Заполнить не срабатывает, проверьте подключение интернет-поддержки: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Без него вид контрагента выберите вручную и заполните ФИО, ОГРНИП и адрес сами.

Шаг 2. Расчётный счёт

1. В карточке перейдите по ссылке Банковские счета.
2. Нажмите Создать, введите БИК — банк подставится из классификатора.
3. Введите номер счёта, 20 цифр.
4. Сохраните и сделайте этот счёт основным, если у ИП их несколько.

Программа проверяет контрольный ключ номера счёта. Если ругается на ошибку в номере — это почти всегда опечатка в цифрах или БИК другого банка.

Шаг 3. Договор

1. Ссылка Договоры в карточке → Создать.
2. Вид договора: «С поставщиком» или «С покупателем». Для комиссии и агентских схем есть отдельные виды.
3. Номер, дата, при необходимости срок действия.
4. Отметьте договор основным, чтобы он подставлялся в документы сам.

Шаг 4. Контакты

На вкладке с контактной информацией укажите юридический и фактический адрес, телефон и e-mail. E-mail нужен, если счета и акты отправляете из 1С кнопкой отправки по почте.

Где вносить ИП в других конфигурациях

В УТ 11 логика двухуровневая: партнёр — это «с кем работаем» в торговом смысле, контрагент — «чьи реквизиты в документах». У одного партнёра может быть и ООО, и ИП, поэтому ИП заводят именно как контрагента внутри партнёра, а не отдельным партнёром «на всякий случай».

Налоги ИП-контрагента: УСН, общий режим и НДС в документах

В карточке контрагента в БП 3.0 нет поля «система налогообложения». Режим контрагента проявляется в том, как вы оформляете его документы.

С 2025 года упрощенцы с доходами выше порога освобождения платят НДС, в том числе по ставкам 5 % и 7 %. По ним вычет у покупателя не предусмотрен, поэтому сумму налога в 1С включают в стоимость. Проверяйте ставку по каждому документу, а не по памяти о прошлом годе.

Для расчётов с ИП есть ещё одно отличие от физлица: при оплате предпринимателю вы не удерживаете НДФЛ и не начисляете взносы. Он платит налоги сам. Поэтому ИП оплачивают обычным списанием с расчётного счёта по виду операции «Оплата поставщику», а не через зарплатные документы.

ИП — ваша организация: создание и настройка налогообложения

Этот сценарий нужен, если вы сами ИП или ведёте учёт клиента-предпринимателя.

Создание организации

1. Главное → Организации → Создать, вид — «Индивидуальный предприниматель».
2. Введите ИНН и нажмите Заполнить: подтянутся ФИО, ОГРНИП, дата регистрации, адрес.
3. Проверьте код налоговой инспекции. От него зависит, куда пойдут отчёты.
4. Добавьте расчётный счёт в разделе банковских счетов организации.

Обратите внимание на редакцию программы. В базовой версии БП можно вести только одну организацию. Если там уже есть ООО, второй элемент «ИП» не создать — нужна версия ПРОФ или отдельная база.

Настройка налогов

Режим задаётся в Главное → Налоги и отчеты. Это главный шаг: от него зависит, какие счета, книги и декларации покажет программа.

• 📘 УСН — выберите объект: «Доходы» или «Доходы минус расходы», укажите ставку. Ставку по региональному закону проверьте отдельно — у многих регионов она ниже базовой.
• 📗 Общий режим — ИП платит НДФЛ с доходов от деятельности и НДС.
• 📙 Патент — включите применение патентной системы и заведите сами патенты (см. следующий раздел).
• 👥 Работники — если у ИП есть сотрудники, это отражают в настройках зарплаты. Тогда появятся расчёт зарплаты, 6-НДФЛ и отчёты по взносам за работников.

Фиксированные взносы ИП «за себя» и 1 % с доходов свыше 300 000 рублей программа учитывает отдельно от зарплатных. На УСН «Доходы» они уменьшают налог, и 1С посчитает это сама, если взносы проведены как уплата фиксированных взносов, а не как прочее списание.

Особенности учёта ИП на патенте

Патент в 1С — это отдельный элемент справочника, привязанный к организации-ИП. В нём указывают:

• номер патента и период действия;
• вид деятельности;
• место ведения деятельности;
• стоимость патента и сроки оплаты.

После этого выручку по патентной деятельности в документах отмечают как относящуюся к патенту. Для розницы это делается в отчётах о розничных продажах и при пробитии чеков: каждая операция должна знать, к какому режиму она относится.

Чем патент отличается в учёте от УСН:

1. Налог не считается от выручки — он фиксирован и равен стоимости патента.
2. Ведётся отдельная книга учёта доходов по патенту. Расходы в ней не нужны.
3. Декларации по патенту нет.
4. Уплаченные взносы уменьшают стоимость патента, если это заявлено в уведомлении в налоговую.

Если у вас ИП-контрагент на патенте, учёт проще: НДС в его документах нет, счёт-фактур тоже. Риск один — патент действует только по заявленным видам деятельности. Если ИП продаёт то, что под патент не подпадает, к этой выручке он применяет другой режим, и в его документах может появиться НДС.

Когда ИП вносят как физическое лицо

Предприниматель остаётся гражданином, и иногда сделка с ним — не предпринимательская. Тогда в карточке ставят вид «Физическое лицо».

Типичные случаи:

• 🚗 организация арендует у человека личный автомобиль или квартиру, и он заключает договор как частное лицо;
• 📄 договор подписан без указания статуса ИП, без ОГРНИП и реквизитов расчётного счёта ИП;
• 🧑‍💼 человек одновременно ваш сотрудник и ИП, а выплата — по трудовому договору.

Разница принципиальная. При выплате физлицу вы налоговый агент: удерживаете НДФЛ, а по договорам ГПХ на услуги начисляете страховые взносы. При выплате ИП ничего этого нет.

ЭДО и ЕГАИС для ИП: Диадок, Контур, 1С-ЭДО

Обмен электронными документами с предпринимателем настраивается так же, как с юрлицом. Отличия в идентификаторах.

ЭДО. Приглашение отправляют из карточки контрагента или из раздела ЭДО по ИНН. КПП для ИП не указывают. Если ИП работает через Диадок или Контур, а вы через 1С-ЭДО, роуминг между операторами настраивается на их стороне по заявке. Ваши шаги в 1С от этого не меняются.

Подписывает документы ИП своей квалифицированной подписью. Её предприниматель получает в удостоверяющем центре ФНС. Если документы подписывает сотрудник ИП, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).

ЕГАИС. Предприниматель может работать с пивом, сидром и медовухой — ему тоже нужен идентификатор в ЕГАИС. В 1С контрагента из ЕГАИС сопоставляют с вашей карточкой по ИНН. Если сопоставление не находится, проверьте ИНН и вид контрагента в карточке и уберите КПП, если его по ошибке заполнили.

Как проверить расчёты и отчётность по операциям с ИП

Когда документы введены, проверьте, что расчёты с предпринимателем сходятся.

Отчёты в БП 3.0:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 или 62 с отбором по контрагенту — Отчеты → Стандартные отчеты. Показывает долг на любую дату.
• Акт сверки взаиморасчётов — создаётся из раздела покупок или продаж, заполняется по данным учёта и отправляется предпринимателю на подпись.
• Книга покупок — должна содержать счета-фактуры только тех ИП, которые платят НДС. Строка от упрощенца без НДС — признак ошибки в документе.

Для своей организации-ИП:

• на УСН — книга учёта доходов и расходов (Отчеты → УСН);
• на патенте — книга учёта доходов по патенту;
• на общем режиме — учёт доходов и расходов для декларации 3-НДФЛ.

Выплаты ИП-контрагентам в 6-НДФЛ не попадают. Если они там оказались, значит, предприниматель заведён как физлицо или оплата проведена через зарплатный документ.

Частые ошибки и вопросы при внесении ИП в 1С

• ❌ Указан КПП. Его скопировали из шаблона юрлица. Документы печатаются с лишним реквизитом, ЭДО и ЕГАИС не находят участника.
• ❌ Вид «Юридическое лицо» с ИНН из 12 цифр. Проверка ИНН ругается, а в декларациях и книгах ИП попадает не туда.
• ❌ Две карточки одного ИП. Одну создали вручную, вторую — автоматически при загрузке выписки банка. Перед удалением дубля перенесите документы на основную карточку.
• ❌ «Без НДС» всем ИП подряд. Предприниматель на общем режиме или на УСН с НДС выставляет налог, и вычет теряется.
• ❌ Своя организация-ИП без настройки налогов. Режим не выбран или выбран не тот, и КУДиР для УСН не заполняется.