Карточка номенклатуры в 1С без ошибок: от вида товара до штрихкода

Товар в 1С вносят в справочник «Номенклатура»: в Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. Правильно вносить — значит сначала выбрать вид номенклатуры, потом единицу и ставку НДС, и только затем наименование и артикул.

Частое заблуждение: «главное — красиво назвать, остальное потом поправлю». На деле наименование можно менять когда угодно, а вид номенклатуры и единица измерения после первых проведённых документов меняются с болью. От вида зависят счета учёта и проводки, от единицы — все остатки в базе.

Подготовка: что решить до первой карточки

Пять минут на подготовку экономят исправление сотни документов. Перед созданием новой позиции номенклатуры ответьте на вопросы:

• 📦 Что это для учёта? Товар для перепродажи, материал для производства или собственных нужд, готовая продукция, услуга. От ответа зависит вид номенклатуры.
• 📏 В чём ведём остаток? Базовая единица — та, в которой вы считаете товар на складе: штука, килограмм, метр. Коробки и упаковки — отдельная история (ниже).
• 🧾 Какая ставка НДС? 22 %, 10 %, 0 % или «Без НДС». Ставка из карточки подставляется в документы.
• 🗂 В какую группу? Группы справочника — это папки. Договоритесь о структуре заранее: «по товарным категориям» или «по поставщикам», но не вперемешку.
• 🔍 Нет ли его уже в базе? Поиск по артикулу и части названия в списке номенклатуры. Дубль — главная беда справочника.

Под рукой держите документ поставщика: УПД или накладную. Оттуда берут точное наименование, единицу, страну происхождения и номер декларации для импортного товара.

Как заполнить карточку товара: поле за полем

Откройте список номенклатуры, встаньте в нужную группу и нажмите «Создать». Тогда поле группы заполнится само.

Пути в разных конфигурациях

Порядок заполнения

1. Вид номенклатуры. Выбирайте первым: в УТ 11 от вида зависит, какие поля вообще появятся в карточке.
2. Наименование. Короткое рабочее имя для поиска в списках и подборе.
3. Полное наименование (в УТ — наименование для печати). Оно уходит в счета-фактуры, УПД и накладные. Пишите так, как будет понятно покупателю, без внутренних сокращений.
4. Артикул. Код производителя или ваш внутренний код. По нему быстро ищут через строку поиска списка.
5. Единица измерения. Подбирается из справочника единиц; недостающую добавляют из классификатора ОКЕИ кнопкой подбора, а не создают вручную с выдуманным кодом.
6. Ставка НДС. В БП 3.0 это поле % НДС. Для услуг и товаров со льготой проверьте ставку отдельно.
7. Страна происхождения и код ТН ВЭД. Обязательны для импортного товара и для прослеживаемого: без них не заполнится информация в счёте-фактуре.
8. Записать. Только после записи становятся доступны ссылки на цены, штрихкоды и счета учёта.

Вид номенклатуры и счета учёта: откуда берутся проводки

Вид номенклатуры — это не косметика. В Бухгалтерии 3.0 к нему привязаны счета учёта по умолчанию, в Управлении торговлей — тип номенклатуры и настройки учёта.

Бухгалтерия 3.0

Типовые виды: «Товары», «Материалы», «Продукция», «Услуги», «Оборудование (объекты основных средств)», «Возвратная тара». У вида «Услуги» стоит флажок «Услуга» — такая позиция не учитывается на складе.

Счета, которые 1С подставит в поступление и реализацию, задаются в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Правило можно задать на всю группу, на вид номенклатуры или на одну позицию. Из карточки в этот регистр ведёт ссылка «Счета учета».

По ФСБУ 5/2019 «Запасы» товары и материалы — разные категории запасов с разной оценкой. Ошибка вида номенклатуры превращается в ошибку баланса, а не только в неудобство.

Управление торговлей 11

Здесь вид номенклатуры обязателен и задаёт тип: товар, услуга, работа, набор, многооборотная тара. В виде же решают, нужны ли характеристики и серии, как строить наименование для печати по шаблону. Создайте отдельные виды под товары с разными правилами учёта: «Обувь маркируемая», «Продукты с весовым учётом», «Комплекты». Одна свалка «Товары» на всё — источник ошибок.

Характеристики, упаковки и дополнительные реквизиты

Характеристики

Характеристика — это вариант одного товара: размер, цвет, объём. Кроссовки модели X в 6 размерах — одна карточка и 6 характеристик, а не 6 карточек.

• В УТ 11 характеристики включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура флажком «Характеристики номенклатуры». Затем в виде номенклатуры выбирают режим: общие для вида (одни размеры на всю обувь) или индивидуальные для каждой карточки.
• В Бухгалтерии 3.0 характеристик нет. Каждый размер или цвет, который нужно учитывать отдельно, — отдельная карточка. Это нормально, просто держите единый шаблон названия: «Кроссовки X, черные, 42».

Упаковки

Если товар приходит коробками по 12 штук, а продаётся поштучно, в УТ 11 включите упаковки в той же настройке НСИ. В карточке добавьте упаковку «Коробка = 12 шт». Документы примут количество в коробках, а остаток 1С будет вести в штуках.

Дополнительные реквизиты

Когда типовых полей не хватает (гарантия, материал корпуса, мощность), добавьте свои реквизиты без программиста. Включите их в Администрирование → Общие настройки флажком «Дополнительные реквизиты и сведения», затем создайте нужный реквизит для набора «Номенклатура». Поле появится в карточке, по нему можно отбирать и группировать в отчётах.

Штрихкоды, артикулы и маркированный товар

Артикул и штрихкод — не одно и то же

Артикул — текстовый код для людей и поиска. Штрихкод — то, что считывает сканер на кассе и складе. У одной позиции может быть несколько штрихкодов: от разных поставщиков, на штуку и на упаковку.

В карточке после записи доступна ссылка «Штрихкоды». Два варианта:

1. Штрихкод производителя. Считайте сканером прямо в поле ввода или введите цифры с упаковки. Сканер в режиме эмуляции клавиатуры работает без подключения оборудования в 1С.
2. Внутренний штрихкод. Если на товаре кода нет, 1С сгенерирует его сама. Внутренние коды EAN-13 начинаются с цифры 2 — этот диапазон зарезервирован для использования внутри компании, наружу такие коды не передают.

Маркированный товар

Для обуви, одежды, воды, молочки, табака и других маркируемых групп карточку заполняют строже:

• 🏷 укажите в карточке или виде номенклатуры, что товар маркируемый, и его товарную группу — от этого зависит, потребует ли 1С коды маркировки в документах;
• 🔢 внесите штрихкод, совпадающий с GTIN товара из Национального каталога: GTIN зашит в код маркировки, по нему 1С узнаёт карточку при сканировании;
• 🌍 заполните страну и код ТН ВЭД — без них не пройдёт ввод в оборот импортного товара.

Если сканируете код маркировки, а 1С пишет, что товар не найден, почти всегда в карточке нет штрихкода с этим GTIN. Добавьте его — и сканирование заработает.

Массовый ввод: загрузка товаров из Excel и документов поставщика

Вносить 500 позиций руками — долго и с ошибками. В типовых конфигурациях есть три способа ускориться.

Загрузка списка в справочник

В списке номенклатуры найдите команду загрузки из файла (в БП 3.0 — кнопка «Загрузить» в командной панели или в меню «Ещё»). 1С откроет таблицу, куда вставляют данные из Excel через буфер обмена, а затем сопоставляет колонки с полями карточки.

Подготовьте файл заранее:

• одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек и промежуточных итогов;
• отдельные колонки: наименование, артикул, единица, ставка НДС, штрихкод;
• единицы пишите так, как они названы в справочнике 1С («шт», а не «штуки»);
• проверьте файл на дубли артикулов до загрузки, а не после.

Создание карточек из поступления

В документе поступления товаров есть загрузка табличной части из файла. Строки, для которых 1С не нашла позицию, она предложит создать. Удобно, когда новый поставщик присылает прайс или спецификацию.

Сопоставление из ЭДО

При приёме входящего УПД через 1С-ЭДО программа предлагает сопоставить номенклатуру поставщика с вашей. Сопоставление запоминается: со второй поставки строки подтянутся сами. Создавайте новую карточку только если товара действительно нет в базе.

Ошибки при вводе товара, которые всплывают через месяц

Перед объединением дублей и перепроведением сделайте резервную копию базы . Объединение необратимо: ссылки на удалённую карточку во всех документах заменятся.

Частые вопросы