Выставляем счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3

Чтобы ввести счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 8.3, откройте Продажи → Счета покупателям, нажмите «Создать», выберите контрагента и договор, добавьте товары или услуги — счёт готов к печати. Проводок он не делает: это документ-основание, по которому покупатель перечисляет деньги.

Счёт на оплату — не обязательная первичка, а, по сути, оферта. Покупатель видит из него, за что, сколько и на какой расчётный счёт платить. Поэтому главное в счёте — верные реквизиты сторон и корректная сумма с НДС, а не бухгалтерские тонкости.

Что проверить до создания счёта

Счёт заполняется за минуту, если всё готово заранее. Если нет — застрянете на подборе контрагента и номенклатуры.

Контрагент должен быть в справочнике с верными ИНН и КПП. Если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), реквизиты организации-покупателя подтянутся автоматически по ИНН — останется проверить адрес и банк.

У покупателя-организации обратите внимание на КПП: у головного подразделения и филиала он разный, и счёт должен уйти с тем КПП, по которому покупатель будет принимать его к учёту. У предпринимателя (ИП) КПП нет вовсе — поле остаётся пустым, это нормально. Автозаполнение по ИНН заодно показывает, действует ли контрагент: если организация ликвидирована, выставлять ей счёт смысла нет.

Банковский счёт организации задаётся в Главное → Организации → карточка организации → раздел с банковскими счетами. Если расчётных счетов несколько, один помечают основным — он и подставится в счёт по умолчанию.

Договор с покупателем нужен не всегда, но желателен: в нём хранятся вид расчётов, валюта и тип цен. Если договор заполнен, цены в счёт подтянутся сами, а в назначении платежа у покупателя появится ссылка на документ. Для разовой продажи можно обойтись договором с общей формулировкой вроде «Разовая реализация».

Создаём счёт на оплату покупателю

Основной путь — через список счетов.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать».
2. В поле Контрагент выберите покупателя. Договор с видом «С покупателем» подставится сам; если их несколько — выберите нужный.
3. Проверьте банковский счёт организации в шапке — именно он попадёт в печатную форму.
4. В поле «Оплата до» укажите срок, до которого счёт действителен. Это поле информационное, но дисциплинирует покупателя.
5. В табличной части кнопкой «Добавить» или «Подбор» внесите товары и услуги: номенклатуру, количество, цену. Сумма и НДС посчитаются автоматически.
6. Нажмите «Записать». Счёт получит статус «Не оплачен».

Номер счёту 1С присваивает сама по порядку, менять его вручную без необходимости не стоит. Если в базе ведётся несколько организаций, в шапке появится поле выбора организации — проверьте, что счёт выставляется от нужного юрлица, иначе в печать уйдут чужие реквизиты и расчётный счёт.

Ставку и способ расчёта НДС задаёт переключатель в шапке или над таблицей: «НДС в сумме» означает, что налог уже внутри цены, «НДС сверху» — что он добавляется к цене. Перепутать их — самая частая причина, по которой итог в счёте не сходится с ожидаемым.

Если работаете на УСН и НДС не платите, в графе ставки выберите «Без НДС» — тогда налог в счёте не выделяется, а в печатной форме появится строка «Без налога (НДС)».

Услуги, скидки и частичная предоплата

Табличная часть счёта работает и для товаров, и для услуг. Для услуги в графе номенклатуры выберите элемент с видом «Услуга» — склад и количество для неё можно не заполнять, достаточно суммы. Товары и услуги спокойно соседствуют в одном счёте: например, оборудование плюс его монтаж.

Скидку проставляют двумя способами. Разовую — вручную в колонке «% скидки» по нужной строке. Постоянную для покупателя удобнее задать автоматической скидкой в настройках и не вспоминать о ней при каждом счёте. В печатной форме скидка уменьшает цену, а итог пересчитывается сам.

Если по договорённости покупатель платит частичную предоплату (скажем, 50%), в счёте всё равно указывают полную сумму поставки, а условие предоплаты пишут в поле дополнительных условий: «Предоплата 50%, остаток — по факту отгрузки». Разбивать счёт на два документа не нужно — порядок оплаты контролируется статусом и связанными платежами.

Отдельная ситуация — счёт на аванс без разбивки по номенклатуре. Если на момент выставления ещё не ясен точный состав поставки, в строку ставят обобщённую позицию («Предоплата по договору») с нужной суммой. После отгрузки реализацию делают уже по фактической номенклатуре.

Счёт от поставщика: входящий документ

Если нужно ввести не свой счёт, а счёт, полученный от поставщика, используют раздел Покупки → Счета от поставщиков. Такой документ помогает контролировать, за что предстоит заплатить, и служит основанием для платёжного поручения.

Если пункта «Счета от поставщиков» в разделе Покупки нет, включите соответствующую опцию в Главное → Функциональность (расширенный режим). На практике многие бухгалтеры входящий счёт в базе не заводят вовсе, а сразу создают «Списание с расчётного счёта» и затем документ поступления — счёт поставщика при этом хранится просто как скан.

Дальше в статье речь идёт именно о счёте покупателю — его в 1С выставляют чаще всего.

Печать счёта: логотип, подпись и печать

Готовый счёт печатают кнопкой «Печать» → «Счёт на оплату» в шапке документа. Из формы предпросмотра его сохраняют в PDF или Excel, а при настроенной почте — отправляют покупателю прямо из 1С кнопкой с конвертом.

Чтобы счёт выходил с подписью руководителя, главбуха и печатью организации, загрузите факсимиле. Путь: Главное → Организации → карточка → ссылка «Логотип и печать». Там загружают:

• 🖼 логотип — выводится в шапке счёта;
• ✍️ факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера;
• ⭕ изображение печати организации.

Картинки готовят на белом фоне (удобнее всего PNG). После загрузки в печатной форме счёта подпись и печать появятся автоматически — отдельно включать ничего не нужно.

Для отправки счёта по почте прямо из 1С в карточке организации или пользователя должна быть настроена учётная запись электронной почты. Тогда из формы счёта кнопкой с конвертом открывается письмо с уже прикреплённым PDF — остаётся вписать адрес покупателя и текст. Без настроенной почты счёт просто сохраняют в файл и отправляют привычным способом.

Оплата, реализация и проводки по счёту

Сам счёт проводок не формирует — бухгалтерский учёт появляется в документах, которые вводят на основании счёта. Нажмите в счёте «Создать на основании» и выберите нужное:

• Поступление на расчётный счёт — когда пришли деньги;
• Реализация (акты, накладные) — когда отгрузили товар или оказали услугу;
• Счёт-фактура — для документа по НДС;
• Поступление наличных (ПКО) — при оплате в кассу.

Реквизиты и строки из счёта перенесутся в новый документ, повторно их вводить не придётся — это экономит время и исключает расхождения между счётом и реализацией. Типовая цепочка «аванс → отгрузка» формирует такие проводки:

Статус счёта (Оплачен, Частично оплачен, Не оплачен, Отменён) 1С выставляет по связанным оплатам, когда они введены на основании счёта или подобраны вручную. Статус можно поставить и руками прямо в списке счетов — это удобно, чтобы отметить отменённый или оплаченный мимо базы счёт.

Массовый ввод и автоматизация счетов

Когда счетов много, вбивать каждый с нуля не нужно.

Копирование. Встаньте в списке на похожий счёт и нажмите клавишу F9 (или «Создать копированием»). 1С создаст новый документ с теми же строками — останется поменять контрагента и суммы.

Ввод на основании. Если ведёте заказы покупателей или уже сделали реализацию, счёт создаётся на их основании одной кнопкой — номенклатура и цены подтягиваются из документа-источника.

Подбор по типу цен. В табличной части через «Подбор» товары добавляются пачкой, а цены берутся из заданного в договоре типа цен — вручную их проставлять не придётся.

Групповая работа из списка. Выделив в списке Продажи → Счета покупателям несколько документов, их печатают или отправляют по почте одной командой командной панели — удобно при регулярной рассылке.

Регулярные счета одному клиенту. Для абонентских услуг с одинаковой суммой каждый месяц в 1С:Бухгалтерии нет отдельного планировщика — счёт на новый период создают копированием прошлого и меняют только дату и срок оплаты. Если таких клиентов много, задачу закрывают либо выгрузкой из учётной системы, либо копированием пачкой.

Типичные ошибки при выставлении счёта

Большинство проблем со счётом — это неверные реквизиты или неправильно посчитанный НДС.

Отдельно стоит проверять нумерацию: если счета вводят задним числом вперемешку с текущими, номера могут идти не по порядку. 1С присваивает номер по дате документа, поэтому сначала ставьте дату, а затем записывайте счёт.

Если сделка сорвалась, удалять счёт не обязательно — поставьте ему статус «Отменён». Так документ останется в базе для истории, но не будет мешать в списке неоплаченных. Полностью удалять счёт стоит только при ошибочном вводе, и лучше через пометку на удаление с последующей Удалением помеченных объектов, а не напрямую.

Частые вопросы