Ввод номенклатуры в 1С: пошаговая инструкция по карточкам товара

Новая карточка номенклатуры заводится в справочнике Номенклатура: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — раздел с нормативно-справочной информацией, пункт Номенклатура. Нажимаете Создать, выбираете группу и вид, заполняете наименование, единицу измерения и ставку НДС — этого достаточно, чтобы товар встал в документы и отчёты.

Дальше начинаются нюансы, из-за которых потом всплывают пересортица, двойные позиции и некорректные остатки. Ниже — порядок, в котором карточку заполняют один раз и больше к ней не возвращаются: от структуры справочника до загрузки сотен позиций из Excel.

С чего начать: группы и структура справочника

Справочник Номенклатура — иерархический. Прежде чем заводить товары, продумайте дерево групп (папок). По хорошему дереву потом удобно фильтровать отчёты, настраивать счета учёта и права.

Создать группу : в списке номенклатуры нажмите Создать группу (или Создать новую группу в меню Ещё). Задайте имя группы и, при необходимости, родительскую папку.

Как строить иерархию:

• 📁 По назначению товара, а не по поставщику: «Кабель», «Крепёж», «Инструмент». Поставщик меняется, товар остаётся.
• 📁 Глубина 2–3 уровня. Дерево на пять уровней никто не разворачивает — позиции теряются.
• 📁 Отдельная папка Услуги — у услуг свой вид и нет складского учёта.
• 📁 Заранее заведите группу Архив или Не использовать, чтобы переносить туда снятые с продажи позиции, а не удалять их.

Удалять уже использованные позиции нельзя — на них ссылаются документы. Не удаляйте товар, по которому были движения: пометьте его на удаление или перенесите в архивную группу. Иначе получите «битые» ссылки в проводках.

Как создать новую карточку товара

В нужной группе нажмите Создать. Откроется форма карточки. Первое, что определяет поведение товара, — поле Вид номенклатуры.

Вид задаёт тип: товар, услуга, работа, тара, набор. От типа зависит, нужен ли складской учёт и какие счета подставятся. В Управлении торговлей и ERP вид номенклатуры — это отдельный справочник, который заодно хранит шаблон карточки: какие свойства, характеристики и серии включены для этой группы товаров. В 1С:Бухгалтерии вид проще и в основном разделяет товары и услуги.

Порядок заполнения базовой карточки:

1. Выберите Вид номенклатуры (товар / услуга).
2. Впишите Наименование — рабочее, короткое, для поиска внутри программы.
3. Заполните Наименование полное — оно пойдёт в печатные формы, счета и УПД.
4. Проверьте подставленную группу (папку) — её можно сменить тут же.
5. Укажите Единицу измерения и ставку % НДС.

Чтобы не плодить дубли, перед созданием позиции пользуйтесь поиском по справочнику (Ctrl+F или строка поиска над списком). Одна и та же гайка, заведённая дважды с разным написанием, разведёт остатки на два артикула.

Обязательные реквизиты и единицы измерения

Минимум, без которого товар не проведётся в документах: наименование, вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Остальное — артикул, производитель, ГТД — заполняется по необходимости.

Единица измерения. Основная единица — та, в которой ведётся складской учёт (штука, метр, килограмм, литр). Она берётся из классификатора ОКЕИ: нажмите выбор в поле Единица и найдите нужную. Складской учёт по позиции всегда идёт в одной основной единице — её после появления движений лучше не менять.

Если товар покупаете коробками, а продаёте штуками, не заводите две карточки. Настройте упаковки: в Управлении торговлей для этого есть Единицы измерения и Упаковки внутри карточки, где коробка описывается как «20 штук». Продажа и приход тогда идут в удобных единицах, а остаток считается в основной.

Ставка НДС. Поле % НДС подставляется в документы реализации и поступления. Для товаров это обычно 20%, для части продуктов и детских товаров — 10%, для необлагаемых — Без НДС. Ставку проще задать на группу, чтобы не ошибаться в каждой карточке.

Артикул. Не обязателен, но для торговли критичен: по нему ищут товар и ловят дубли. Договоритесь о едином формате артикула для всей базы.

Чек-лист реквизитов, которые стоит проверить перед сохранением:

Свойства и дополнительные реквизиты

Кроме стандартных полей, товару можно задать произвольные свойства: страна происхождения, бренд, сезон, материал, срок хранения. Это те самые «дополнительные реквизиты и сведения», по которым потом удобно отбирать и группировать номенклатуру в отчётах.

Дополнительные реквизиты включаются в администрировании (Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения) и добавляются к карточке на отдельной закладке Дополнительно или Свойства. Разница между ними простая:

• 🏷️ Дополнительный реквизит хранится в самой карточке и виден всем — им удобно пользоваться для отбора и подстановки в документы.
• 🏷️ Дополнительное сведение хранится отдельно, его показывают не всем и используют для служебных пометок.

Свойство типа «значение из списка» (например, Бренд со списком марок) заполняется выбором из справочника — это защищает от разнобоя в написании. Текстовое свободное свойство такой защиты не даёт, поэтому для отборов его лучше не использовать.

Характеристики и серии: когда включать

Характеристики и серии — механизм, который избавляет от сотен почти одинаковых карточек. Но включать его нужно осознанно: обратно открутить сложно.

Характеристики — это варианты одного товара: размер, цвет, комплектация. Футболка одна, а характеристики — «M, синяя», «L, белая». Остатки и цены при этом ведутся в разрезе характеристик, но карточка остаётся одна.

Серии — партии товара с общим признаком: номер партии, срок годности, номер ГТД . Серии нужны там, где важно отслеживать конкретную партию (продукты, медикаменты, маркируемые товары).

Включаются они в Управлении торговлей и ERP через вид номенклатуры — флажки Использовать характеристики и Использовать серии. Поскольку настройка на виде, она распространяется сразу на все товары этого вида.

Штрихкоды и подключение сканера

Штрихкод привязывается к карточке на закладке (или в таблице) Штрихкоды. Туда можно вписать код вручную, сгенерировать внутренний или считать сканером прямо в поле.

Что учесть при вводе штрихкодов:

• 🔢 Один товар может иметь несколько штрихкодов — заводской на единице и собственный на упаковке.
• 🔢 Если включены характеристики или упаковки, штрихкод задаётся в разрезе конкретной характеристики и упаковки — коробка и штука получают разные коды.
• 🔢 Для весового товара используется префикс весового штрихкода — он настраивается отдельно, в параметрах торгового оборудования.

Сканер штрихкода подключается как торговое оборудование: в 1С:Бухгалтерии это Администрирование → Подключаемое оборудование, в Управлении торговлей — одноимённый пункт в разделе администрирования. Добавьте устройство, выберите драйвер, укажите порт и выполните Тест устройства.

После настройки в документе поступления или продажи достаточно поднести сканер — 1С найдёт товар по штрихкоду и подставит строку.

Массовый ввод: загрузка из Excel и копирование

Заводить сотни позиций руками — долго и чревато опечатками. Есть три рабочих способа ускорить ввод.

Копирование карточки. Встаньте на похожий товар и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Новая карточка наследует вид, единицу, ставку НДС и счета — остаётся поправить наименование и артикул. Удобно, когда заводите линейку однотипных товаров.

Загрузка из внешнего файла. В списке номенклатуры есть команда загрузки из таблицы (кнопка Загрузить или Загрузка из внешнего файла в меню Ещё, в зависимости от конфигурации и релиза). Схема простая:

1. Подготовьте файл Excel или табличный документ: колонки Наименование, Артикул, Единица, Ставка НДС, Штрихкод.
2. Запустите загрузку и сопоставьте колонки файла с реквизитами номенклатуры.
3. Включите поиск по артикулу или штрихкоду, чтобы существующие позиции обновлялись, а не дублировались.
4. Запустите и проверьте протокол: сколько создано, сколько обновлено, где ошибки.

Групповое изменение реквизитов. Если товары уже заведены, но надо массово проставить, например, ставку НДС или производителя, выделите позиции и примените Групповое изменение реквизитов из меню Ещё (доступно при включённых стандартных функциях). Один проход — и реквизит обновлён у всех выбранных карточек.

Поле Поиск по артикулу/штрихкоду при загрузке — главная защита от дублей. Без него повторная загрузка того же файла создаст вторые экземпляры всех товаров.

Частые ошибки при вводе номенклатуры

Большинство проблем с остатками растёт из нескольких типовых промахов на этапе заведения карточек.

Ещё две ошибки без отдельной диагностики. Первая — разные группы для одинаковых товаров: половина гаек в «Крепеже», половина в «Метизах», отчёт по складу разваливается. Вторая — удаление вместо пометки: если товар с движениями всё же «продавили» на удаление через Удаление помеченных объектов, в проводках остаются пустые ссылки.

Частые вопросы